販売管理システムを移行・買い替えするときの選択肢は、大きく3つです。
別の市販ソフトやクラウドサービスに乗り換える、市販ソフトを自社向けに改修する、自社専用に開発する、の3つです。
業務が業界の標準に近いなら市販ソフト、締め日や請求のパターン、在庫の持ち方に独自のルールが多いなら開発が向いています。
移行の失敗は、選定よりもデータ移行と切り替えの段取りで起きることがほとんどです。
この記事では、中小企業が販売管理システムを移行するときの選び方、手順、注意点を、当社の移行事例とあわせて解説します。
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受発注・在庫管理システム画面を触ってみる販売管理システムの買い替えを考えるべき5つのサイン
次のような状態が続いているなら、移行を具体的に検討する時期です。
- ソフトのサポート終了が近い：OSの更新で動かなくなるリスクが年々高まる
- Excelへの転記が増えた：ソフトで管理できない情報を、別のExcelで管理している
- 請求書の要件に対応できない：インボイス制度の適格請求書や、得意先ごとの締め日に対応しきれない
- ほかのシステムとつながらない：ECサイトや会計ソフトに、同じ内容を打ち直している
- 特定の人しか使えない：操作が複雑で、担当者が休むと業務が止まる
古いソフトを使い続けるリスクは古い販売管理ソフトのリスクと問題点で詳しく解説しています。
業務に支障が出てから慌てて選ぶと、比較の時間が取れず、合わないソフトを選びがちです。
移行先の選び方｜3つの選択肢を比べる
移行先は、費用だけでなく「自社の業務にどこまで合わせられるか」で選びます。
| 選択肢 | 費用の目安 | 向いている会社 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 市販ソフト・クラウドに乗り換える | 初期数十万〜200万円程度＋月5万〜30万円程度 | 業務が業界の標準に近い | 合わない業務は手作業で残る |
| 市販ソフトを自社向けに改修する | 100万〜500万円程度 | 標準に近いが一部だけ独自ルールがある | 改修範囲が広がると費用が膨らむ |
| 自社専用に開発する | 200万〜1,000万円以上 | 独自の業務フローが多く、長く使う | 要件を決めるのに時間がかかる |
金額は、当社が公開している基幹システムの方式別の目安です。
詳しい内訳は基幹システムの費用相場をご覧ください。
当社の受発注管理システムは、発注・入庫・在庫照会・棚卸の土台に、貴社の業務に合わせた機能を当社が追加する形で作ります。
基本プランは初期50万円〜＋月額3万円〜（税別）なので、ゼロから開発するより費用を抑えられます。
販売管理システムで必要になる主な機能
移行先を比べる前に、自社に必要な機能を確認しておきます。
販売管理システムの機能は、おおむね次のとおりです。
| 機能 | 内容 | 必要になりやすい会社 |
|---|---|---|
| 見積 | 見積書の作成・管理、受注への引き継ぎ | 案件ごとに金額が変わる |
| 受注・出荷 | 受注登録、納品処理、納品書の発行 | ほぼすべて |
| 請求・入金 | 締め日ごとの請求書発行、入金消込 | 掛け売りが中心 |
| 発注・仕入 | 仕入先への発注書、入庫処理 | 商品や部材を仕入れる |
| 在庫 | 入出庫、棚卸、在庫不足のアラート | 在庫を持つ卸・製造業 |
| 承認 | 受注や発注の社内承認 | 金額によって決裁者が変わる |
| 集計 | 売上・仕入・在庫の集計とグラフ | ほぼすべて |
全部をそろえる必要はなく、今のソフトの外でExcel管理している業務が、新システムで本当に必要な機能です。
中小企業が販売管理システムを選ぶときのチェックポイント
デモ画面の見た目より、自社の「例外」に対応できるかを確認します。
次の表を、候補ごとに埋めてみてください。
| 確認項目 | 具体的に確かめること |
|---|---|
| 締め日・請求パターン | 得意先ごとに締め日や請求月を変えられるか |
| 在庫の持ち方 | 製品と部材を分けて管理できるか、在庫不足に気づけるか |
| 帳票 | 見積書・納品書・請求書を自社の書式で出せるか、インボイス制度に対応しているか |
| 承認フロー | 課長→部長のような多段階の承認を設定できるか |
| 権限 | 閲覧だけのアカウントなど、利用者ごとに操作範囲を分けられるか |
| 連携 | 会計ソフトやECサイトとデータをやり取りできるか |
| 月々の費用 | 利用人数が増えたとき、月額がいくらになるか |
「最初は多機能に見えたが、使うのは基本機能だけだった」とならないよう、毎日使う業務の操作から確かめるのが基本です。
開発サービスのご案内貴社専用にカスタマイズする受発注・在庫管理システム初期50万円〜（税別）動く受発注・在庫管理システムを土台に、画面や機能を貴社に合わせてカスタマイズします。取引先向けの画面や会計ソフト連携などは必要なものだけ追加できます。開発の詳細・費用を見る →販売管理システムの移行手順
移行は、次の6つの手順で進めます。
- 今の業務を書き出す：受注から入金までの流れと、ソフトの外でやっている作業を洗い出す
- 必要な機能を決める：必須の機能と、後回しにできる機能を分ける
- 移行先を選ぶ：チェックポイントの表で候補を比べ、見積もりを取る
- データ移行を設計する：何を、いつの時点の値で移すかを決める
- 並行して動かす：旧システムと新システムで同じ処理をして、結果を突き合わせる
- 本番に切り替える：月の締めが終わった時点など、区切りのよいタイミングで切り替える
移行するデータの整理
データ移行では、移す対象ごとに扱いを決めます。
| データ | 扱い方の例 |
|---|---|
| 得意先・仕入先・商品のマスタ | 重複や使っていないデータを整理してから移す |
| 売掛金の残高・未請求の取引 | 締めの時点の値で移し、旧システムの数字と一致するか確かめる |
| 在庫数 | 切り替え直前に棚卸をして、実数で移す |
| 過去の売上履歴 | 新システムに移すか、参照用に旧データを残すかを決める |
切り替えは月の締めが終わった時点にすると、残高の突き合わせがしやすくなります。
社内の体制を決めておく
移行は、開発会社やソフトの販売会社に任せきりにすると進みません。
社内では、少なくとも次の3つの役割を決めておきます。
- 決める人：予算と仕様の最終判断をする経営者や責任者
- 業務が分かる人：受注から入金までの流れと、例外のルールを説明できる担当者
- 現場の代表：毎日ソフトを使う立場から、操作のしやすさを確かめる人
1人が兼ねても構いませんが、打ち合わせとテストに使う時間は、通常の業務とは別に確保しておきます。
販売管理ソフトからの移行事例
当社が手がけた移行・開発の事例を3つ紹介します。
市販の販売管理ソフトから受発注・在庫管理システムへ（330万円・約5ヶ月）
ワイヤーハーネスを製作するBtoBメーカーの事例です。
市販の販売管理ソフト「販売大臣」を使っていましたが、自社特有の業務フローに合わせた使い方が難しく、部材の在庫不足にも気づきにくい状態でした。
そこで業務の流れを大きく変えず、製品・部材・得意先・仕入先・在庫をまとめて管理するシステムをゼロから作りました。
受注登録のときに部材が足りなければアラートが出て、そのまま発注に進めます。
納品書・請求書・見積書の発行、閲覧だけできるアカウントも用意しました。
詳しくは受発注・在庫管理システムの開発事例をご覧ください。
販売・購買・在庫を案件単位でまとめるシステム（260万円・4ヶ月）
見積・受注・調達・出庫・請求・入金までを案件ごとに管理し、在庫評価やインボイス対応の帳票まで1つにまとめました。
最初は最小限の機能で作り、要望に合わせて機能を足しながら開発を続けています。
詳しくは案件管理システムの開発事例と、販売管理パッケージ開発の事例解説をご覧ください。
Excel管理から受注管理システムへ（500万円・10ヶ月）
金属加工製品の販売会社で、見積から入金消込までをExcelで管理していた事例です。
得意先が自分で見積・発注できる画面と、振込データを取り込んで入金を消し込む機能を作りました。
詳しくは受注管理システムの開発事例をご覧ください。
移行で失敗しないための注意点
- 旧ソフトからデータを取り出せるか先に確かめる：CSVで出力できない仕様だと、移行の工数が大きく増える
- データ移行を見積もりで軽く扱わない：移行の範囲と方法が見積書に書かれているかを確認する
- 現場の人に操作してもらってから決める：毎日使う人が試していないと、導入後に使われなくなる
- 操作に慣れる期間を見込む：並行稼働と研修の期間をスケジュールに入れておく
データが取り出せない場合の対処はシステム移行でデータが取り出せないときの脱出法で解説しています。
みんなシステムズでは、AI料金シミュレーターを公開しています。
作りたいシステムの内容を入力すると、これまでの開発実績をもとにAIが概算費用を算出します。
氏名やメールアドレスの登録は不要です。
販売管理システムの移行に関するよくある質問
Q. 移行にはどれくらいの期間がかかりますか？
A. 市販ソフトへの乗り換えは比較的短く済みます。
自社専用に開発する場合、当社の事例では4〜10ヶ月でした。
並行稼働と操作に慣れる期間も含めて計画してください。
Q. 今のソフトのデータは引き継げますか？
A. 旧ソフトからCSVなどでデータを出力できれば、多くの場合は引き継げます。
マスタ、残高、在庫数、過去の履歴など、移す対象ごとに扱いを決めておくことが大切です。
Q. 中小企業におすすめの販売管理システムはどれですか？
A. 業務の内容によって答えが変わるので、特定の製品はおすすめしていません。
締め日や請求パターン、在庫の持ち方が標準的なら市販ソフト、独自のルールが多いなら開発が向いています。
この記事のチェックポイントの表で、候補を比べてみてください。
Q. 費用はどれくらいかかりますか？
A. 市販ソフトなら初期数十万〜200万円程度＋月5万〜30万円程度、自社専用の開発なら200万〜1,000万円以上が目安です。
受発注・在庫管理なら、当社の基本プラン初期50万円〜＋月額3万円〜（税別）から始めることもできます。
開発費用の詳しい相場は受発注管理システムの開発費用相場をご覧ください。
開発サービスのご案内更新できない古いシステムを作り直すシステムリプレイスPHPを上げられない、作った会社と連絡がつかない。そんなシステムを、今の機能とデータを読み解いたうえで作り直します。他社製のシステムもご相談いただけます。リプレイスの進め方・事例を見る →まとめ｜販売管理システムの移行は「業務の例外」と「データ移行」で決まる
販売管理システムの移行先は、自社の業務がどれだけ標準に近いかで選びます。
締め日・請求・在庫の例外ルールを洗い出し、データ移行と切り替えの段取りまで決めてから選ぶと、失敗を防げます。
株式会社みんなシステムズでは、市販の販売管理ソフトからの移行や、Excel管理からのシステム化をご相談いただけます。
「今のソフトのまま続けるべきか」を判断したい段階でも、お気軽にお問い合わせください。
デモ画面公開中！
実際の画面で、機能と操作感を確かめられます受発注・在庫管理システム画面を触ってみる 
