DXの効果測定｜KGI・KPIの決め方と導入前に測るべき5項目

「システムを入れて、どうなりました？」

この質問に、「まあ、便利にはなりましたね」としか答えられない会社は少なくありません。

本当に便利になったのかもしれません。ただ、それを示す材料がないと、次の投資判断ができません。

効果測定ができないと、DXは1回きりの取り組みで終わります。

この記事では、何を、いつ、どう測るかを解説します。定着の進め方については、良いシステムが現場で使われない理由｜導入後の定着を進める5つの方法をご覧ください。

KGIとKPIは何が違うのか

効果測定の話には、必ずこの2つの言葉が出てきます。難しくありません。

用語	意味	例	確認の頻度
KGI（最終目標）	最終的に達成したい成果	利益率を3%改善する	半年〜1年
KPI（中間指標）	そこへ向かっているかを測る数字	月末集計を20時間から5時間に	毎月

KGIは会社が達成したいこと、KPIはその手前にある、動かせる数字だと考えてください。

利益率は、直接どうにかできるものではありません。しかし作業時間や入力ミスの件数なら、現場の取り組みで動かせます。

KPIは「つながっているか」で選ぶ

KPIを選ぶときの基準は、ただ一つです。

その数字が良くなったら、KGIも良くなると言えるか。

KGI	良いKPI	つながりの薄いKPI
利益率を改善する	間接業務の作業時間	システムのログイン回数
受注増に耐える体制を作る	1件あたりの処理時間	登録されたデータ件数
顧客対応の質を上げる	問い合わせから回答までの時間	顧客情報の登録項目数
事業継続のリスクを下げる	その業務を担当できる人数	マニュアルのページ数

右側の指標は、測れば数字は出ます。しかし、増えたところで会社が良くなるとは限りません。

測りやすい数字ではなく、意味のある数字を選んでください。

導入前に測らないと、効果は測れない

これが、効果測定における最大の落とし穴です。

導入後に「作業時間は何分ですか」と聞いても、比較する相手がありません。導入前の数字がなければ、何も証明できません。

しかも、人の記憶は当てになりません。「前は1時間くらいかかっていた気がする」という証言は、根拠として使えません。

最低限、測っておくべき5項目

すべてを測る必要はありません。次の5つで足ります。

項目	測り方	手間
対象作業の時間	1週間、担当者にメモしてもらう	小
月間の処理件数	既存の台帳やファイルから数える	小
ミス・差し戻しの件数	1か月、発生のたびに記録する	中
問い合わせ件数	1週間、電話やメールの件数を数える	小
その業務ができる人数	数えるだけ	なし

厳密でなくて構いません。桁が合っていれば、比較の材料としては十分です。

要件定義の段階で、この計測を並行して進めてください。開発が始まってからでは、比較対象が失われます。

業種別｜設定するKGIとKPIの例

業種	KGI	KPI
製造業	欠品による納期遅延をなくす	在庫の実数と帳簿の差異件数／欠品発生回数
地方ホテル	客室稼働率を5%上げる	予約の反映までの時間／ダブルブッキング件数
建設会社	監督1人あたりの担当現場数を増やす	事務作業に使う時間／写真整理にかかる時間
小売業	過剰在庫による資金の固定化を減らす	在庫回転日数／発注の修正回数
士業事務所	単価の高い業務に使う時間を増やす	進捗確認への対応件数／資料を探す時間
バックオフィス	間接業務の人件費を抑える	月末処理の時間／残業時間／請求誤り件数

KPIは、1つのKGIに対して2〜3個が適量です。

多すぎると管理が形骸化します。毎月見る数字が10個もあると、誰も見なくなります。

いつ測るか｜3つのタイミング

時期	見るもの	判断すること
稼働1〜3か月	使われているか、困っていないか	定着の問題があれば対処する
稼働6か月	KPIが動いたか	効果が出ていなければ原因を探る
稼働1年	KGIへの影響、投資の回収状況	次の投資に進むか、改善を続けるか

注意したいのは、稼働直後に効果を測らないことです。

操作に慣れていない時期は、むしろ作業時間が増えます。ここで「効果がない」と判断すると、正しく評価できません。

最初の1〜3か月は、効果ではなく定着の状況を見る期間だと考えてください。

効果が出ていないとき、何を疑うか

半年経ってもKPIが動かない場合、原因は次のどれかです。

原因	確かめ方	対処
そもそも使われていない	利用状況を確認する	定着の取り組みに戻る
旧方式と併用している	Excelがまだ使われていないか見る	旧方式を止める日を決める
別の作業が増えた	現場に何が増えたか聞く	入力項目や手順を見直す
ボトルネックが別にあった	業務全体の時間を測り直す	本当の課題を特定し直す
KPIの選び方が悪い	KGIとのつながりを再確認する	指標を選び直す

4番目の「ボトルネックが別にあった」は、よくあります。

入力作業を半分に減らしたのに、全体の処理日数が変わらない。調べてみると、実は承認待ちの時間が大半を占めていた——このようなケースです。

これは失敗ではなく、次に手を付けるべき場所が分かったということです。測っていなければ、この発見もありませんでした。

数字に表れない効果も記録する

すべての効果が数字になるわけではありません。

• 担当者が休んでも業務が止まらなくなった
• 顧客から「対応が早くなった」と言われた
• 新人への引き継ぎが短期間で済むようになった
• 月末の張り詰めた雰囲気がなくなった
• 経営者が数字をすぐ確認できるようになった

こうした変化は、投資判断の材料としては弱いものの、社内で次の取り組みを進めるときの説得力になります。

数字と一緒に、現場の声も記録しておいてください。

効果測定でよくある失敗

導入前の数字を取っていない

最も多く、最も取り返しがつかない失敗です。

稼働してから気づいても、もう測れません。要件定義と並行して測ってください。

効果を大きく見せようとする

報告のために数字を良く見せると、次の判断を誤らせます。

効果が想定より小さかったなら、そう報告してください。なぜ小さかったかの分析のほうが、次に活きます。

測ることが目的になる

指標を増やしすぎると、測る作業自体が負担になります。

新しい報告書を作るために現場の時間が増えたら、本末転倒です。指標は3つまで、と決めてしまうくらいでちょうどよいでしょう。

測りっぱなしにする

数字を集めても、それを見て何かを決めなければ意味がありません。

月次で確認し、動いていなければ原因を探す。この一往復があって、はじめて測定が改善につながります。

明日からできる3つのこと

1. KGIを1つ、文章で書く
   「利益率を3%改善する」のように、会社として達成したいことを書きます。
2. それにつながるKPIを2〜3個選ぶ
   「良くなればKGIも良くなる」と言えるかを基準にします。
3. 今週、対象作業の時間を測り始める
   導入前の数字は、今しか取れません。

よくある質問

投資の回収期間は、どのくらいが妥当ですか？

中小企業の業務システムであれば、2〜3年が一つの目安です。

初年度は初期費用がかかるため、効果が費用を下回ることがよくあります。2年目以降で判断してください。

具体的な計算方法は、システム開発の費用対効果｜ROI計算と中小企業の成功事例で解説しています。

作業時間が減っても、人は減らせません

その通りで、中小企業では人員削減という形にはなりにくいものです。

効果は、「増員せずに受注増に対応できた」「残業代が減った」「採用しなくても回った」という形で表れます。

これらも立派な、金額に換算できる効果です。

誰が測定を担当すべきですか？

推進担当者が集め、経営者が確認する形が現実的です。

ただし、経営者が定期的に見ていることが現場に伝わることが重要です。誰も見ない数字は、やがて集められなくなります。

まとめ｜測っていないものは、改善できない

• KGIは達成したい成果、KPIはそこへ向かう途中で動かせる数字
• KPIは「良くなればKGIも良くなるか」で選ぶ
• 導入前の数字がなければ、効果は証明できない
• 稼働直後は効果ではなく、定着の状況を見る
• 効果が出ていない原因の分析が、次の改善につながる

効果を測ったら、その結果をどう次に活かすか。

システム導入はゴールではなく、ここからが本当の始まりです。次回は、稼働後の改善サイクルを扱います。

みんなシステムズでは、効果測定の設計からご相談を承っています。「何を指標にすべきか分からない」という段階でも構いませんので、お気軽にお問い合わせください。