「予算は150万円しかないが、この金額で作ってくれる開発会社はあるのか」
「見積もりを取ったら予算の2倍で、どこを削ればいいのかわからない」
「安い会社に頼んで失敗しないか不安」
当社には、こうした「予算が先に決まっている」ご相談が増えています。
先に結論をお伝えします。
システム開発を予算内に収めるコツは、予算を最初に伝え、機能を「予算内」と「予算外」に仕分けてもらうことです。
金額を値切るより、作る範囲を決めるほうが品質を落とさずに済みます。
この記事では、予算が限られた中小企業がシステム開発を進める手順を、当社の見積もりの出し方と事例をもとに解説します。
相場そのものを知りたい方は、業務システム開発の費用相場｜受託開発の実例11件と規模別の目安をご覧ください。
システム開発の予算が足りなくなる3つの原因
予算オーバーの原因は、ほとんどが次の3つのどれかです。
開発会社の単価の高い安いより、頼み方で決まる部分が大きいと考えてください。
| 原因 | 何が起きるか | 対策 |
|---|---|---|
| 要件があいまいなまま見積もりを頼む | 開発会社がわからない部分を上乗せし、見積もりが高くなる | 業務の流れと困りごとを書き出してから相談する |
| 欲しい機能を全部入れて見積もりを頼む | 「あると便利」な機能まで積み上がる | 機能に優先度をつけ、後回しにできるものを分ける |
| 開発費以外の費用を見ていない | データ移行・保守・サーバー代で後から足りなくなる | 移行と保守を含めた総額で予算を組む |
一番大きいのは2つ目です。
業務システムの機能は、1つ足すごとに画面・データ・テストが増えます。
「全部入りの見積もり」を出してから削るより、予算から逆算して積み上げるほうが、結果として安くなります。
システム開発の予算はどう決める？
予算が決まっていない場合は、「システムで減らせる手間」から逆算すると決めやすくなります。
感覚で決めた予算は、社内の稟議でも開発会社との相談でも根拠を説明しにくいためです。
考え方はシンプルです。
今の手作業にかかっている時間を金額に直し、何年で元が取れるかを見ます。
| 項目 | 例 |
|---|---|
| 減らせる作業時間 | 受注入力と集計で、月40時間 |
| 1時間あたりの人件費 | 3,000円 |
| 1年で減らせる費用 | 40時間 × 3,000円 × 12ヶ月 ＝ 144万円 |
| 予算の目安 | 2〜3年で回収するなら、開発費は300〜400万円まで |
この例なら、開発費150万円でも1年ほどで元が取れます。
予算は「出せる金額」と「回収できる金額」の小さいほうに合わせると、無理のない計画になります。
ミスの減少や、担当者が辞めたときのリスクも金額に直せる場合は加えてください。
費用対効果の計算は、システム開発の費用対効果｜ROI計算と中小企業の成功事例で詳しく解説しています。
予算内でシステムを作る5つのステップ
予算が決まっている場合は、次の順番で進めると予算から外れにくくなります。
- 予算の上限と、使える時期を決める
開発費だけでなく、保守費とサーバー代を含めた年間の総額で考えます。 - 業務を書き出し、機能に優先度をつける
「必須」「重要」「あると良い」「将来検討」の4段階に分けます。 - 予算を伝えたうえで見積もりを頼む
「予算は○○万円です。この中で何ができますか」と聞きます。 - 見積もりを「予算内」と「予算外」に仕分けてもらう
機能ごとの金額が書かれた見積書で、どこまでが予算内かを確認します。 - 最初は必須機能でリリースし、残りは次の段階に回す
使ってみてから、本当に必要な機能を足していきます。
ステップ2：機能の優先度は「困りごとの大きさ」で決める
優先度は、担当者の好みではなく、今の業務で困っている量で決めます。
月に何時間かかっているか、どんなミスが何件起きているかを書き出すと、社内でも開発会社とも話が早くなります。
| 機能 | 今のやり方 | 困っていること | 優先度 | 作る時期 |
|---|---|---|---|---|
| 受注の登録・検索 | Excel | 最新版がわからず二重登録が起きる | 必須 | 最初のリリース |
| 工程の進み具合の共有 | ホワイトボード | 事務所から現場の状況が見えない | 必須 | 最初のリリース |
| 納品書・請求書の出力 | Wordで手作業 | 月末に1〜2日かかる | 重要 | 最初か2回目 |
| 売上の集計グラフ | 手作業で集計 | 集計に時間がかかる | あると良い | 2回目以降 |
| 会計ソフトとの連携 | 手入力 | 転記ミスが起きる | 将来検討 | 3回目以降 |
ステップ3：予算は最初に伝えたほうがよい
「予算を先に言うと、その金額いっぱいで見積もられるのでは」と心配される方もいます。
実際は逆で、予算がわからないと、開発会社は一番手厚い作り方で見積もるしかありません。
予算がわかれば、その範囲で効果の大きい機能から組み立てられます。
この頼み方は、動画でも解説しています。
ステップ4：見積書は機能ごとの金額で見る
予算内に収めるには、見積書が「一式○○万円」ではなく、機能ごとに分かれている必要があります。
機能ごとの金額がわかれば、どれを次の段階に回すかを発注する側で選べるからです。
当社の見積書では、機能を1つずつ書き出し、次の2つを分けてお出ししています。
- 予算内でやるならここまで：今回の予算で作る機能
- 予算外だけど、やったほうがよいもの：効果は大きいが、今回は見送る機能
見積書の読み方はシステム開発の見積書の見方｜金額が3倍違う理由と確認すべき7つのポイントで詳しく解説しています。
ステップ5：一度に作らず、段階に分けて作る
予算に収まらない機能は、あきらめるのではなく次の段階に回します。
最初のリリースで業務が回るようになれば、削減できた時間やミスの数が、次の予算を社内で通す根拠になります。
| 段階 | 作るもの | 目的 |
|---|---|---|
| 1回目 | 必須機能だけ | 今の業務をシステムで回せるようにする |
| 2回目 | 重要な機能 | 使ってわかった不便を直し、手作業を減らす |
| 3回目以降 | 連携・分析など | 他のシステムとつなぎ、データを経営に生かす |
小さく始める進め方は、中小企業のDXは小さく始める｜試験導入から横展開までの進め方でも紹介しています。
予算内で見積もってもらうために、相談前に用意するもの
用意する資料が多いほど、開発会社の上乗せは減ります。
とはいえ、立派な要件定義書は必要ありません。
次の5つがあれば、予算に合わせた提案を受けられます。
| 用意するもの | 中身 | 形式 |
|---|---|---|
| 予算と時期 | 上限の金額、使い始めたい時期、補助金を使うかどうか | メモでよい |
| 今の業務の流れ | 誰が、いつ、何を使って、何をしているか | 箇条書きや手書きの図でよい |
| 困っていること | かかっている時間やミスの件数 | 数字があると話が早い |
| 今使っている帳票や画面 | Excel・紙の帳票、古いシステムの画面 | ファイルやスクリーンショット |
| 使う人数と場所 | 事務所のPC、現場のタブレットなど | メモでよい |
古いシステムを作り直す場合は、画面のスクリーンショットと、実際に出力している帳票があると見積もりの精度が上がります。
仕様書が残っていなくても、今動いている画面と帳票から機能を洗い出せます。
準備の詳細は、システム開発の要件定義、発注側は何を準備すればいい？をご覧ください。
予算を削ってよいもの・削ってはいけないもの
予算を合わせるために削るなら、削るのは「機能」であって「工程」ではありません。
要件定義やテストを削ると、作り直しや本番での不具合で、かえって費用が増えます。
| 区分 | 具体例 | 理由 |
|---|---|---|
| 削ってよい | 使う頻度の低い画面、細かい集計グラフ、デザインの作り込み | 後から足しても、作り直しが少ない |
| 後回しにできる | 会計ソフトや外部サービスとの連携、スマホ専用画面 | 手作業やCSVで当面しのげる |
| 削ってはいけない | 要件定義、テスト、データのバックアップ | 削ると不具合や作り直しで高くつく |
| 最初から決めておく | 権限の分け方、データの持ち方 | 後から変えると作り直しになる |
外部連携は、1つ増えるごとに費用が上がりやすい部分です。
当社の受発注・在庫管理の場合、会計ソフトとの連携は1システムあたり30万円〜（税別）が目安です。
最初はCSVの書き出しで済ませ、2回目以降に連携を足すと、初期費用を抑えられます。
予算に合わせて選べる開発の方法
予算が少ないときは、すべてをゼロから作る（スクラッチ開発）以外の方法も検討します。
業務の特殊さと予算の大きさで、向いている方法が変わります。
| 方法 | 初期費用の目安 | 向いているケース |
|---|---|---|
| SaaS（月額のクラウドサービス） | 0〜数十万円 | 会計・勤怠など、どの会社でも同じ業務 |
| ひな形をカスタマイズして作る | 当社の基本プランで初期50万円〜＋月額3万円〜（税別） | 受発注・在庫・予約など、よくある業務に自社の流れを足したい |
| 必須機能だけスクラッチで作る | 100万円前後〜 | 自社独自の業務で、SaaSでは合わない |
| SaaSと個別開発を組み合わせる | 業務の範囲による | 汎用業務はSaaS、独自業務だけ個別に作る |
当社の基本プランは、受発注・在庫管理、不動産・物件管理、アクティビティ予約、宿泊予約管理、会員制の動画配信の5つの業務で用意しています。
SaaSと個別開発の総額の比べ方は、SaaSパッケージとスクラッチ開発の5年間コスト比較で解説しています。
補助金が使える場合は、実質の負担をさらに下げられます。
対象や補助率は公募回ごとに変わるため、システム開発に使える補助金で最新の要件を確認してください。
「安い開発会社」を選ぶ前に確認したいこと
予算が限られると、見積もりの一番安い会社に決めたくなります。
金額が安いこと自体は問題ありません。
大事なのは、なぜその金額でできるのかを説明できる会社かどうかです。
| 確認すること | 見るポイント |
|---|---|
| 安さの理由 | 機能を絞っている、ひな形を使うなど、理由を説明できるか |
| 見積書の書き方 | 機能ごとの金額と、作らないものが書かれているか |
| 追加費用の条件 | 仕様変更や機能追加のとき、どう費用が決まるか |
| 保守の体制 | リリース後の不具合や改修に、誰がどう対応するか |
| 似た業務の実績 | 自社と近い業務のシステムを作った事例があるか |
安さの理由が「テストをしない」「保守は対象外」だと、後で費用がかさみます。
相見積もりの取り方はシステム開発の相見積もりの取り方にまとめています。
予算内でシステムを作った事例
機能を仕分けて、予算内で受発注管理システムを作り直した事例
売上10億円・社員約10名の会社で、受発注管理システムを作り直した事例です。
以前の見積もりは高額で、もう少し費用を抑えつつ相談に乗ってくれる会社を探されていました。
当社は機能を1つずつ見積書に書き出し、「予算内でやるならここまで」「予算外だけどやったほうがいいのはこれ」をお伝えしました。
リリース後は、CSVを書き出して手で集計していた作業がボタン1つで済むようになりました。
毎日30分〜数時間かかっていた入金の消込み作業も、数秒で終わるようになっています。
この事例の詳細は、以下のページでご覧いただけます。
仕様書のない状態から、110万円・約3ヶ月でリリースした事例
詳細な仕様書がなく、おおまかなイメージ資料だけがある状態から始めた事例です。
IoTカメラの画像と、天気・地震・雷の情報を組み合わせ、災害時にメールで知らせる仕組みを作りました。
開発費は110万円、期間は約3ヶ月です。
仕様書がなくても、業務の流れと実現したいことがわかれば、開発会社と一緒に要件を組み立てられます。
事例の詳細はIoTカメラ×外部API連携の災害情報システム開発事例をご覧ください。
システム開発の予算に関するよくある質問
Q. 予算150〜200万円で、業務システムは作れますか？
A. 業務の範囲を絞れば作れます。
当社では、在庫・売上管理を140万円、法人向けのECサイトを180万円で作った実績があります。
金額ごとにどこまで作れるかは、予算100万・200万・300万円で作れる業務システムで事例つきで紹介しています。
Q. 予算を先に伝えると、高く見積もられませんか？
A. 予算を伝えないほうが、高い見積もりになりやすいです。
範囲がわからないと、開発会社はリスク分を上乗せせざるを得ないためです。
予算と優先度を伝えれば、その中で一番効果の出る組み合わせを提案してもらえます。
Q. 見積もりが予算をこえたら、どうすればよいですか？
A. 値引きを頼むより、機能を次の段階に回すほうが安全です。
単価を下げてもらうと、テストや設計の時間が削られるおそれがあります。
機能ごとの金額を出してもらい、予算外の機能を2回目以降に回しましょう。
Q. 古い自社システムの作り直しも、予算内でできますか？
A. 今の機能をすべて移さなければ、予算に収まる場合があります。
古いシステムには、使われていない機能が残っていることが少なくありません。
今使っている機能を洗い出し、必要なものから移すと、作り直しの費用を抑えられます。
作り直しの進め方はシステム刷新とは？意味・リプレースとの違いと進め方で解説しています。
Q. 開発後にかかる費用はどれくらいですか？
A. 保守費は、一般に開発費の年10〜15%が目安です。
300万円で作ったシステムなら、年30〜45万円ほどになります。
予算を組むときは、開発費とあわせて保守費とサーバー代も見込んでおきましょう。
まとめ：予算は「削る」より「仕分ける」
システム開発を予算内に収めるポイントは、次の3つです。
- 予算を最初に伝え、その中でできることを提案してもらう
- 機能に優先度をつけ、予算内と予算外に仕分ける
- 削るのは機能だけにして、要件定義とテストは残す
株式会社みんなシステムズでは、ご予算をうかがったうえで、機能ごとの金額がわかる見積もりをお出ししています。
「この予算でどこまでできるか」だけ知りたい、という段階のご相談も歓迎です。
自社の場合のおおよその金額は、AI料金シミュレーターでも確かめられます。
