複数のOTAから入る予約を、手作業で管理していませんか。
じゃらん、楽天トラベル、Booking.com、アソビュー、そとあそびなど、予約の入口が増えるほど管理は大変になります。
予約を確認するたびに、管理画面を開く。
空き状況を見ながら、在庫や残席を手で更新する。
売上を集計するために、予約情報をExcelへ転記する。
このような作業が増えると、確認漏れや二重予約が起きやすくなります。
そこで検討したいのが、OTA連携による予約管理の自動化です。
OTA連携を行うことで、外部予約サイトから入った予約情報を、自社の予約システムや管理システムに取り込めます。
この記事では、OTA連携をしたい方に向けて、連携でできること、導入前に整理すべきこと、開発会社に相談するポイントを解説します。
最後に、株式会社みんなシステムズのOTA連携を含む開発事例も紹介します。
OTA連携とは
OTA連携とは、外部のオンライン予約サイトと、自社の予約管理システムをつなぐことです。
OTAは、Online Travel Agentの略です。
宿泊、旅行、レジャー、アクティビティなどの予約を、インターネット上で受け付けるサービスを指します。
宿泊施設であれば、楽天トラベル、じゃらん、Booking.comなどがあります。
アクティビティやレジャー施設であれば、アソビュー、そとあそび、じゃらん遊び・体験などが使われます。
OTA連携でできること
OTA連携では、外部予約サイトの予約情報を、自社システムに取り込めます。
主に、次のようなことが可能です。
- OTAから入った予約情報を自動で取り込む
- 予約者の氏名、人数、日程を管理する
- 在庫や残席と予約情報を連動する
- キャンセルや変更情報を反映する
- 売上日報や帳簿とつなげる
- 顧客情報をデータ化する
- 複数OTAの予約を一元管理する
ただし、すべてのOTAで同じ連携ができるわけではありません。
APIの有無、連携仕様、取得できる情報の範囲によって、実現できる内容は変わります。
OTA連携したいと考える主な理由
OTA連携を検討する会社の多くは、予約管理に負担を感じています。
特に、複数の予約サイトを使っている場合は、管理が複雑になりやすいです。
複数OTAの管理画面を毎日確認している
OTAごとに管理画面が分かれていると、毎日の確認作業が増えます。
予約が入っていないか、キャンセルが出ていないか、人数変更がないかを、それぞれ確認する必要があります。
予約数が少ないうちは対応できます。
しかし、予約数が増えると、確認だけで多くの時間を使ってしまいます。
予約情報を手作業で転記している
OTAから入った予約を、Excelや社内システムへ手入力している会社もあります。
この作業は、単純に時間がかかるだけではありません。
氏名、日付、人数、プラン、金額などの転記ミスが起きる可能性があります。
ミスがあると、現場対応や請求処理にも影響します。
二重予約やオーバーブッキングを防ぎたい
OTA連携で特に重要なのが、在庫や残席の管理です。
複数の予約サイトで同じ在庫を販売している場合、在庫更新が遅れると二重予約が起きる可能性があります。
宿泊施設であれば、部屋数やプラン在庫の管理が必要です。
アクティビティ施設であれば、日付や時間帯ごとの残席管理が必要です。
OTA連携により、予約情報と在庫をつなげることで、オーバーブッキングの防止につながります。
売上集計や日報作成を楽にしたい
予約情報と売上情報が分かれていると、集計作業が大変になります。
OTAごとに売上を確認し、Excelにまとめ、日報や帳簿へ転記する作業が必要になるためです。
OTA連携を行うと、予約情報を売上管理や日報入力とつなげやすくなります。
現場の確認作業だけでなく、管理部門の集計作業も減らせます。
OTA連携が必要になりやすい業種
OTA連携は、予約の入口が複数ある業種で特に効果を発揮します。
宿泊施設
ホテル、旅館、グランピング、民泊、バケーションレンタルなどでは、複数の宿泊予約サイトを使うことがあります。
施設、部屋、プラン、料金、在庫を正しく管理する必要があります。
宿泊業では、OTAと直接連携するだけでなく、サイトコントローラーを通じて連携するケースもあります。
アクティビティ・レジャー施設
ラフティング、キャンプ、体験施設、観光アクティビティなどでも、OTA連携が必要になることがあります。
アクティビティ予約では、日付、時間、人数、残席、参加条件などの管理が重要です。
天候や開催状況により、予約の変更やキャンセル対応が発生することもあります。
飲食店・施設予約
飲食店や施設予約でも、複数の予約サイトを使う場合があります。
席数、時間帯、コース、個室、貸切などの条件があるため、手作業管理では限界が出やすくなります。
予約の入口が増えてきた段階で、連携を検討する価値があります。
OTA連携の方法
OTA連携には、いくつかの方法があります。
どの方法が合うかは、使っているOTA、業務内容、既存システムの有無によって変わります。
API連携
API連携は、OTAや外部サービスが用意している仕組みを使って、システム同士をつなぐ方法です。
予約情報、在庫、料金、キャンセル情報などを、自動でやり取りできる場合があります。
ただし、APIが公開されていない場合や、利用に審査が必要な場合もあります。
開発前に、対象サービスの仕様確認が必要です。
サイトコントローラー連携
宿泊施設では、サイトコントローラーを通じて連携する方法もあります。
サイトコントローラーは、複数の宿泊予約サイトの在庫や料金をまとめて管理する仕組みです。
自社予約サイトや管理システムとサイトコントローラーを連携することで、在庫、料金、予約情報を同期できます。
CSV取込・ファイル連携
API連携が難しい場合は、CSV取込やファイル連携を使う方法もあります。
OTAから出力した予約データを、自社システムに取り込む形です。
完全自動ではありませんが、手入力よりもミスを減らしやすくなります。
段階的に自動化したい場合にも向いています。
管理画面からの自動取得
一部のケースでは、管理画面から予約情報を取得する仕組みを検討することもあります。
ただし、サービス規約や画面変更の影響を受けやすいため、慎重な判断が必要です。
長期的に安定した運用を考えるなら、API連携や公式に認められた連携方法を優先しましょう。
OTA連携で開発できる主な機能
OTA連携を含む予約管理システムでは、次のような機能を開発できます。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 予約自動取込 | OTAから入った予約を自社システムに取り込む |
| 在庫・残席連動 | 予約数に応じて、在庫や残席を更新する |
| キャンセル反映 | キャンセル情報を管理画面へ反映する |
| 顧客情報管理 | 予約者の情報や利用履歴を管理する |
| 売上管理 | 予約情報を日報や月次集計へつなげる |
| 帳票出力 | 日報、売上一覧、請求書などを出力する |
| 管理画面 | 複数OTAの予約を一覧で確認する |
| 通知機能 | 予約受付、変更、キャンセルを通知する |
| エラー監視 | 連携エラーや取込失敗を検知する |
大切なのは、機能を増やしすぎないことです。
まずは、現在の業務で一番負担が大きい作業から自動化しましょう。
OTA連携を開発する前に整理すべきこと
OTA連携を開発する前に、いくつか整理しておくべきことがあります。
ここが曖昧なままだと、開発中に手戻りが起きやすくなります。
連携したいOTAを整理する
まずは、どのOTAと連携したいのかを整理します。
- じゃらん
- 楽天トラベル
- Booking.com
- アソビュー
- そとあそび
- 自社予約サイト
- その他の予約サイト
すべてのOTAを最初から連携する必要はありません。
予約数が多いOTA、手作業が多いOTAから優先して考えると進めやすくなります。
取り込みたい情報を整理する
次に、OTAから取り込みたい情報を整理します。
- 予約番号
- 予約日
- 利用日
- 利用時間
- プラン名
- 人数
- 氏名
- 連絡先
- 金額
- 支払い方法
- キャンセル情報
OTAによって、取得できる情報は異なります。
必要な情報と、取得できる情報を照らし合わせることが重要です。
在庫や残席の考え方を整理する
OTA連携で特に重要なのが、在庫や残席の考え方です。
ここが曖昧だと、二重予約の防止が難しくなります。
- 在庫は日付単位か
- 時間帯ごとに残席があるか
- プランごとに在庫を分けるか
- 複数プランで同じ在庫を使うか
- キャンセル時に在庫を戻すか
- 仮予約の扱いをどうするか
予約管理のルールは、業種や運用によって大きく変わります。
開発会社に相談する前に、現状のルールを書き出しておくと安心です。
既存システムとの関係を整理する
すでに予約管理システムや基幹システムを使っている場合は、既存システムとの関係も整理しましょう。
- 今のシステムに機能を追加するのか
- 新しく予約管理システムを作るのか
- 売上管理や会計と連携するのか
- 顧客情報を既存システムへ送るのか
- 管理画面を統合するのか
既存システムを活かすことで、開発範囲を抑えられる場合もあります。
OTA連携で失敗しないための注意点
OTA連携は便利ですが、注意点もあります。
APIが使えるとは限らない
連携したいOTAがあっても、APIが使えるとは限りません。
APIがあっても、契約条件、審査、利用制限がある場合があります。
そのため、開発前に連携可否を確認する必要があります。
連携エラーを想定しておく
外部サービスと連携する場合、通信エラーや仕様変更が起きる可能性があります。
そのため、エラーが起きたときに気づける仕組みが重要です。
- 取込失敗を通知する
- エラーログを確認できる
- 再取込できる
- 手動修正できる
自動化するほど、エラー時の対応設計が大切になります。
すべてを一度に自動化しようとしない
OTA連携では、最初からすべてを自動化しようとすると開発範囲が広がります。
費用も期間も大きくなりやすいです。
まずは、予約自動取込や在庫連動など、効果が大きい部分から始めるのがおすすめです。
小さく始めて、運用しながら改善する方が、失敗しにくいOTA連携につながります。
OTA連携の開発会社を選ぶポイント
OTA連携を開発する場合、開発会社選びも重要です。
単にシステムを作るだけでなく、予約業務や外部連携の理解が必要です。
予約業務の流れを理解してくれるか
OTA連携は、予約情報を取り込むだけでは終わりません。
予約、在庫、顧客情報、売上、現場対応までつながっています。
そのため、業務全体を聞いたうえで提案してくれる会社を選びましょう。
外部連携の設計に慣れているか
OTA連携では、API、バッチ処理、エラー監視、データ変換などが必要になる場合があります。
外部サービスとの連携経験がある会社なら、事前に確認すべき点を整理しやすくなります。
運用後の保守まで相談できるか
OTA連携は、作って終わりではありません。
OTA側の仕様変更や、予約ルールの変更が起きることがあります。
そのため、開発後の保守や改善まで相談できる会社を選ぶことが大切です。
OTA連携の開発なら、みんなシステムズへご相談ください
株式会社みんなシステムズでは、予約システムや業務システムの開発を行っています。
OTA連携を含む予約管理システムについても、業務内容に合わせた設計が可能です。
大切にしているのは、単に予約情報を取り込むことではありません。
現場の予約管理、在庫管理、売上管理まで含めて、業務が楽になる仕組みを作ることです。
「OTA連携したいが、何から整理すればよいか分からない」
「複数OTAの予約管理を自動化したい」
「既存の予約システムと連携できるか相談したい」
このような段階でもご相談いただけます。
OTA連携は、予約業務の負担を減らし、二重予約や転記ミスを防ぐための有効な方法です。
OTA連携の開発事例
ここでは、みんなシステムズのOTA連携を含む開発事例を紹介します。
宿泊施設の予約サイト開発とサイトコントローラー連携事例
宿泊施設向けに、予約サイト開発とサイトコントローラー連携を行った事例です。
グランピング、バケーションレンタル、農泊、寺泊、離島泊など、ユニークな宿泊施設を予約できるサイトを対象に開発しています。
この事例では、施設管理者が他の宿泊予約サイトを併用していたため、サイトコントローラー経由で在庫、料金、予約情報を同期する必要がありました。
ねっぱん、手間いらず、TLリンカーンのAPIと連携し、施設情報、部屋、プラン、在庫、料金、予約を管理できる仕組みを構築しています。
宿泊施設の予約サイト開発とサイトコントローラー連携事例を見る
複数OTAの予約を自動取込｜アクティビティ予約システムの開発事例
アクティビティ施設向けに、予約システムの刷新とOTA予約の自動取込を行った事例です。
ラフティングやフォレストアドベンチャー向けに、予約管理、在庫管理、参加承諾書、売上日報、顧客情報のデータ化を行っています。
この事例では、じゃらん、そとあそび、アソビューなど、複数OTAからの予約を手動で管理していました。
そのため、オーバーブッキングや帳簿連携の負担が大きいという課題がありました。
開発後は、OTA予約を自動で取り込み、在庫や残席と連動できる仕組みを構築しています。
複数OTAの予約を自動取込｜アクティビティ予約システムの開発事例を見る
まとめ：OTA連携したいなら、まず予約業務の整理から始めましょう
OTA連携は、複数の予約サイトを使っている会社にとって有効な方法です。
予約情報を自動で取り込み、在庫や残席、売上管理とつなげることで、手作業を減らせます。
特に、二重予約、転記ミス、確認漏れ、売上集計の負担に悩んでいる場合は、OTA連携を検討する価値があります。
ただし、連携できる内容は、OTAの仕様や既存システムの状況によって変わります。
まずは、連携したいOTA、取り込みたい情報、在庫や残席のルールを整理しましょう。
そのうえで、予約業務に詳しい開発会社へ相談することが大切です。
OTA連携をご検討中の方へ
「複数OTAの予約を自動で取り込みたい」
「在庫や残席を連動させたい」
「予約管理と売上管理をまとめたい」
このようなお悩みがあれば、株式会社みんなシステムズへご相談ください。
業務内容や現在の運用をお聞きしたうえで、無理のないOTA連携の進め方をご提案します。
