受注・発注・在庫を別々のツールやExcelで管理していると、転記ミスや在庫の不一致、承認の遅れなど、さまざまな業務上の課題が生まれます。
今回は、当社が手がけた販売・購買・在庫を一元管理する販売管理システムの開発事例をご紹介します。
案件管理から見積・受発注・在庫・棚卸・集計、そしてインボイス対応の帳票出力や複雑な承認フローまでを一つのシステムに統合し、さらにAIチャットによる登録機能まで実現した事例です。
開発の背景｜販売・購買・在庫を一気通貫で管理したい
今回ご依頼いただいたのは、販売・購買・在庫の業務を統合的に管理できる販売管理システムの開発です。一連の業務をバラバラのシステムや手作業で管理するのではなく、案件発生から請求までを一つの流れで扱えるシステムを目指しました。
この販売管理システムでできること（全体像）
本システムが備える主な機能は以下のとおりです。
| 機能カテゴリ | 概要 |
|---|---|
| 案件管理 | 案件の発生から進捗までを管理 |
| 見積・受注 | 見積書の作成、受注情報の登録 |
| 発注・入出庫 | 発注、入庫、出庫の処理 |
| 在庫・棚卸 | 在庫管理および棚卸対応 |
| 集計 | 各種データの集計 |
| 承認フロー | 役職・複数段階に応じた承認設定 |
| 帳票出力 | インボイス対応の請求書・納品書・注文書などの出力 |
| AIチャット | チャットベースでの発注・受注登録 |
① 案件管理から集計までを一気通貫で
本システムは、業務の一連の流れをカバーしています。案件管理から始まり、見積もり作成、受注情報の作成、発注、入庫、出庫、在庫、棚卸、そして集計までを一つのシステム上で行えます。
業務ごとにツールを使い分ける必要がなくなるため、情報の二重入力や転記ミスを削減し、データの一貫性を保つことができます。
② 役職・複数段階に対応した柔軟な承認フロー
受注・発注情報に対して、管理者側で権限を細かく設定できるようにしました。部長・課長といった役職ごとに、ユーザーの受注・発注情報に対する承認を行える仕組みです。
複数段階の承認フローを自由に設定
承認は複数のフローを設定できるようになっており、役職に応じた多段階の承認を組むことが可能です。
- 課長の承認後に部長の承認が必要
- さらに社長の承認が必要
このように、企業ごとの決裁ルールに合わせた承認フローを柔軟に構築できます。
③ インボイス・複雑な請求パターンに対応した帳票出力
請求書・納品書・注文書といった帳票関連も、一通り出力できる形となっています。
インボイス制度に対応した請求書
請求書はインボイス制度（適格請求書）にも対応しています。制度の要件に沿った請求書を出力できるため、取引先とのやり取りや経理処理を安心して進めることができます。
得意先ごとに異なる締め日・請求月を設定
請求書は月ベースの請求に対応しており、得意先ごとに締め日を変更できます。さらに請求パターンも柔軟で、締め日を基準に請求月を翌々月・翌々々月といった先のタイミングに設定することが可能です。
| 項目 | 対応内容 |
|---|---|
| インボイス対応 | 適格請求書の要件に沿った請求書を出力 |
| 請求単位 | 月ベースの請求 |
| 締め日 | 得意先ごとに個別設定 |
| 請求月 | 翌々月・翌々々月など先の月に設定可能 |
| 出力帳票 | 請求書・納品書・注文書 ほか |
④ AIチャットで発注・受注登録ができる新機能
最近では、AIチャット機能も導入しました。AIチャットベースで発注登録や受注登録が行える機能で、入力項目の多い登録作業をより手軽に進められるようにしています。
従来の入力画面に加え、対話形式での登録という選択肢を用意することで、操作の負担軽減につなげています。
⑤ カスタマイズを前提とした環境構成
クライアント様ごとに業務ルールは異なります。そこで本システムでは、一人ひとりのカスタマイズ開発を見据え、環境をそれぞれ分ける構成としています。これにより、各社固有のルールに合わせた調整を行いやすくしています。
開発で工夫した点・難しかった点
本プロジェクトで特に難しかったのは、大きく2つの点でした。
1. クライアント様ごとの細かなルールの作り込み
クライアント様のご要望どおりにさまざまなルールが存在するため、それを一つひとつ詰めていく作業に難しさがありました。これに対しては、お互いにテスト環境で実際に動作を確認しながら、細部まで丁寧にすり合わせていきました。
2. マスター10種類以上を関連付ける設計
最も工夫したのは設計です。さまざまな情報が組み合わさるうえ、マスターが10種類以上あり、それぞれをどう関連付けるかが大きな課題でした。
また、入力項目が多いため、なるべく入力しやすい画面になるよう設計しました。処理としては複雑になりましたが、使いやすさを追求したシステムに仕上げています。
販売・購買・在庫管理の販売管理システム開発はみんなシステムズへ
みんなシステムズでは、販売・購買・在庫を統合する販売管理システムの受託開発を行っています。「受発注や在庫管理を一元化したい」「自社の承認ルールに合わせたフローを組みたい」「インボイス対応や得意先ごとの複雑な請求に対応したい」「AIチャットでの登録に対応したい」といったご相談に、要件整理から設計・開発・テストまで一貫して対応可能です。
マスター設計や複雑な業務ルールの整理を得意としていますので、まずはお気軽にご相談ください。
まとめ
今回ご紹介したのは、以下を実現した販売・購買・在庫統合の販売管理システムの開発事例でした。
- 案件管理・見積・受発注・入出庫・在庫・棚卸・集計を一気通貫で管理
- 役職・複数段階に対応した柔軟な承認フロー
- インボイス対応、得意先ごとの締め日・請求月に対応した請求書など帳票出力
- AIチャットによる発注・受注登録
- カスタマイズを前提とした環境分離構成
- 10種類以上のマスターを関連付ける設計と入力しやすい画面設計
販売・購買・在庫の業務を一つのシステムに統合することで、業務効率の向上とミスの削減を実現できます。同様の販売管理システム開発をご検討の方は、ぜひみんなシステムズまでお問い合わせください。
