在庫報告をもとに毎日「納品数」を手で決める──その作業、半自動化できます

生鮮・食品の卸をしていると、毎日こんな業務に追われていませんか。

• 各店舗から「今これだけ残っています」という在庫報告が届く
• それを見ながら「じゃあ今日はこれだけ納品しよう」と数を決める
• 決めた数で納品書を作って、月末に請求する

今回は、この流れを手作業中心の運用から、Webシステムでの半自動化に切り替えた事例をご紹介します。

導入前の課題：報告は「集めるだけ」で止まっていた

もともと、店舗ごとの在庫報告は手作業で集めて、表計算ソフトなどに転記していました。集めること自体はできるのですが、困っていたのは集めたあとでした。

• 報告がどんどん溜まるだけで、整理されていない
• 「どの店が・いつ・何を・いくつ」報告したかを、人が目で追って確認
• 前回いくつ納品したか、今いくつ残っているかは別の表を行ったり来たり
• 結局、納品数はベテラン担当者の頭の中（＝勘）で決めていた

つまり、報告を集めるところで止まっていて、その先の「数を決める」作業は全部人任せだったのです。報告が増えるほど作業も増える。担当者が休むと回らない。これが限界でした。

やったこと①：報告をWebで入力できるようにした

まず、店舗が在庫を入力できる専用のWeb画面を用意しました。

ポイントは、店舗のスタッフにIDやパスワードを覚えてもらわないこと。専用のURLをブックマークしておけば、開くだけでいつもの入力画面に入れるようにしました。普段の手入力と同じくらい手軽なので、現場が嫌がりません。

やったこと②：納品数を「自動でおすすめ」するようにした

ここが一番のポイントです。ベテランの頭の中にあった「数を決めるコツ」を、できるだけシステムに置き換えました。

具体的には、納品の準備をする画面で、商品ごとに次の3つを自動で並べて表示します。

1. 今、店舗にいくつ残っているか（最新の在庫報告）
2. 前回いくつ納品したか
3. その店舗の「いつもの数」（あらかじめ登録しておく）

この3つが並んでいれば、「前回これだけ入れて、今これだけ残っている＝だいたいこのペースで売れている」と一目で分かります。担当者はゼロから考えるのではなく、おすすめされた数を見て微調整するだけ。これだけで、毎朝の負担と「あの人しか分からない」状態が一気に減りました。

やったこと③：在庫報告から請求まで一本の流れに

さらに、在庫報告を入口にして、その後の書類作成までつなげました。

在庫報告 → 納品数の確定 → 納品書をボタンひとつでPDF出力 → 月末の締め・請求まで自動集計

これまでは、各ステップの間に必ず「人が転記する作業」が挟まっていました。そこを全部なくせたのが、一番喜ばれた部分です。

導入後、こう変わりました

同じことで困っていませんか？

「在庫を集めるところまではできている。でも、その先が手作業のまま」──もしそう感じているなら、今回の方法がそのまま当てはまるかもしれません。

大事なのは、いきなり「全部自動化」を目指さないことです。まずはベテランの判断を“おすすめ＋微調整”に変えるだけで、現場はぐっと楽になります。

「うちの場合はどこまでできる？」という段階のご相談でも大丈夫です。今の業務の流れを聞かせていただければ、どこを仕組みにすれば一番効くかを一緒に整理します。お気軽にご相談ください。