「この物件、まだ空いていますか？」
仲介会社からのこうした問い合わせに、電話やメールで1件ずつ答えている管理会社は少なくありません。
1件あたりは数分でも、物件数と問い合わせが増えるほど、担当者の手が止まる時間は積み重なります。
この記事では、物件確認（空室確認）を自動化する方法を3つに分けて比べたうえで、当社が開発した「物件確認システム」の事例を紹介します。
事例のお客様は、賃貸ビル・店舗・事務所などのテナント物件を管理する会社です。
開発費用は100万円、期間は3か月でした。
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不動産管理システム画面を触ってみる物件確認（物確）とは？管理会社の負担になる理由
物件確認とは、仲介会社が入居希望者に物件を紹介する前に、管理会社や貸主へ「今も募集しているか」を確かめる業務です。
業界では「物確（ぶっかく）」とも呼ばれます。
募集状況は日々変わるため、仲介会社は紹介の直前に確認を入れます。
受ける側の管理会社にとっては、次のような負担になります。
- 問い合わせのたびに、担当者が物件の状況を調べて答える必要がある
- 電話は担当者がいる時間にしか受けられない
- 同じ物件について、複数の仲介会社から同じ質問が届く
- 誰がどの物件に関心を持ったのかが、記録に残りにくい
物件確認の大半は「募集中かどうか」を知りたいだけの問い合わせです。
答える内容が決まっている問い合わせほど、仕組みに置き換えやすい業務だといえます。
物件確認を自動化する3つの方法
物件確認の自動化には、大きく分けて3つの方法があります。
どれが合うかは、扱う物件の種類と、問い合わせの数で変わります。
| 方法 | 仕組み | 向いているケース |
|---|---|---|
| 自動音声応答（IVR） | 電話に自動音声で答え、空室状況を読み上げる | 電話での確認が多く、仲介会社の使い方を変えたくない |
| 物件確認サービス（SaaS） | 既存のサービスに物件を登録し、仲介会社がWebで確認する | 賃貸住宅が中心で、サービスの型に業務を合わせられる |
| 自社専用のWebシステム | 自社の物件データと連携した確認画面を作る | 既存の物件データベースがある、見せ方や記録に独自の要件がある |
既存のサービスで足りるなら、まずはそちらを試すのが近道です。
自社専用のシステムが候補になるのは、すでに社内に物件データがあって二重入力を避けたい場合や、問い合わせの記録を独自に分析したい場合です。
自動音声応答の仕組みはIVR（自動音声応答システム）とはで、電話対応の手段の比べ方は電話代行・IVR・AI電話の違いで解説しています。
【開発事例】テナント物件の空室確認をWebで完結させた物件確認システム
ここからは、当社が新規開発した物件確認システムの事例を紹介します。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| お客様 | 施設管理・ビル管理事業者 |
| 対象の物件 | 賃貸ビル・店舗・事務所などのテナント物件（常時20〜30件） |
| 開発費用 | 100万円 |
| 開発期間 | 3か月 |
| 開発方法 | フルスクラッチ開発 |
開発前の課題
お客様は、ほかの不動産会社から届く「この物件は空いているか」という問い合わせに、電話やメールで1件ずつ答えていました。
常時20〜30件の物件を扱っており、今後も問い合わせが増える見込みでした。
あわせて、次の2つの要望がありました。
- 確認する側には、顧客情報の入力などの手間をかけさせたくない
- 運営する側としては、「どの物件が、どの業種から問い合わせを受けているか」を把握して傾向を分析したい
物件の情報は、社内の基幹データベースですでに管理されていました。
その中から自社管理の物件だけを取り出して、外部の不動産会社が確認できる形で公開する仕組みが求められていました。
設計の考え方：登録不要で見られて、公開範囲は管理者が決める
「見る側の手軽さ」と「出す側の管理」を両立させることが、設計の中心でした。
基幹データベースから物件情報を取り込む
物件情報は基幹データベースから抽出して、システムに取り込みます。
社内で二重に入力する必要はありません。
取り込んだ物件は、最初は非公開にする
取り込んだ物件はすべて非公開から始まります。
管理者が「公開」にした物件だけが、外部から見られるようになります。
見せる範囲を運営側が決められるので、意図しない物件が外に出ることがありません。
確認する側は登録不要、記録は残す
利用者はURLを開くだけで、会員登録なしで空室状況を確認できます。
一方で、閲覧と問い合わせの履歴はシステムに蓄積し、業種別の傾向を管理画面で確認できるようにしました。
実装した主な機能
- 基幹データベースからの物件情報の連携
- 物件情報の管理
- 物件ごとの公開・非公開の切り替え
- URLから登録不要で見られる空室状況の確認画面
- 物件検索（物件名・最寄駅・住所などで絞り込み）
- 募集状況の表示（「募集中」「申込あり」などのステータス）
- 物件資料（PDF）のダウンロードと、図面番号による資料の自動整理
- 閲覧・問い合わせ履歴の記録と一覧表示
導入による効果
電話やメールで個別に答えていた空室確認を、利用者がWeb上で自分で確かめられるようになりました。
問い合わせに答える手間を大きく減らせたことが、一番の効果です。
公開・非公開を管理者が切り替えられるため、見せたい物件だけを外部に出せます。
物件資料のPDFも図面番号で自動的に整理されるので、資料の管理も手間がかかりません。
利用者に入力の負担をかけずに、「どの物件がどの業種から見られているか」というデータもたまるようになりました。
需要の傾向をつかんで、営業の判断に使える状態になっています。
開発の詳しい内容は、実績ページの物件の空室確認を自動化した「物件確認システム」新規開発事例でも紹介しています。
開発サービスのご案内貴社専用にカスタマイズする不動産管理システム初期50万円〜（税別）動く不動産管理システムを土台に、画面や機能を貴社に合わせてカスタマイズします。帳票出力や外部サービス連携などは必要なものだけ追加できます。開発の詳細・費用を見る →物件確認システムを作るときに決めておきたい5つのこと
自社専用の物件確認システムを検討するなら、次の5つを先に決めておくと、見積もりと開発がぶれにくくなります。
| 決めること | 選択肢の例 | 考え方 |
|---|---|---|
| 誰に見せるか | 登録不要／仲介会社ごとのログイン | 手軽さを取るか、業者向けの情報まで出すか |
| どの物件を出すか | 全件公開／管理者が選んで公開 | 意図しない物件の公開を防ぐ仕組みが要るか |
| 元データはどこか | 既存の基幹データベース／システム内で入力 | 二重入力を避けられるか |
| 何を記録するか | 閲覧数／問い合わせ元の業種や会社 | 記録したデータを何の判断に使うか |
| 資料をどう扱うか | PDFのダウンロード／画面表示のみ | 図面や募集資料の更新を誰が行うか |
特に「誰に見せるか」は、ほかの4つの前提になります。
登録不要にすれば仲介会社はすぐ使えますが、業者向けの条件や鍵の情報までは出しにくくなります。
ログインにすれば出せる情報は増えますが、利用する会社の登録と管理の手間が発生します。
管理会社の業務全体をシステム化する場合の機能と費用は、不動産管理システムとは？必要な機能・費用相場で解説しています。
よくある質問
Q. 物件確認システムの開発費用はどのくらいですか？
本記事の事例では、開発費用が100万円、期間が3か月でした。
仲介会社ごとのログインや、内見予約・申込の受付などの機能を足すほど、費用と期間は増えます。
規模ごとの目安は業務システム開発の費用相場にまとめています。
Q. 今使っている物件管理のデータと連携できますか？
連携できる場合が多いです。
本記事の事例でも、社内の基幹データベースから物件情報を取り込んでいます。
連携の方法はデータの持ち方で変わるため、今のシステムやファイルの形式を見せていただいたうえで判断します。
Q. 物件確認の電話はなくなりますか？
「募集中かどうか」だけを知りたい問い合わせは、Webでの確認に移しやすくなります。
ただ、条件の相談や個別の事情の確認など、電話で話す必要がある問い合わせは残ります。
電話をゼロにするより、決まった答えで済む問い合わせを減らす仕組みと考えるのが現実的です。
Q. 内見の予約や入居の申込もWebで受け付けられますか？
本記事の事例には含まれていませんが、機能として追加することはできます。
予約や申込を受けると、担当者への通知や日程の調整など、業務の流れも変わります。
どこまでをシステムで受けるかは、今の業務の流れを確認したうえで決めるのがおすすめです。
まとめ
物件確認は、答える内容が決まっている問い合わせが多く、自動化しやすい業務です。
- 自動化の方法は、自動音声応答・物件確認サービス・自社専用のWebシステムの3つ
- 自社専用のシステムが向くのは、既存の物件データがあり、二重入力を避けたい場合や独自の分析をしたい場合
- 当社の事例では、登録不要の確認画面と管理者による公開管理、業種別の反響分析を、費用100万円・3か月で開発した
まずは「誰に、どの物件を、どこまで見せるか」を決めることが、物件確認システムを検討する最初の一歩です。
株式会社みんなシステムズでは、不動産会社・ビル管理会社の業務に合わせたシステムを開発しています。
「物件確認の対応を減らしたい」「社内の物件データを外部に公開する仕組みを作りたい」という段階からご相談いただけます。
お気軽にお問い合わせください。
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