「配車はホワイトボードとExcel、確定した内容はドライバーに電話で伝える」——運送業の現場では、いまも珍しくない光景です。
この方法は、担当者が全体を把握しているうちは回ります。
車両や案件が増えると、伝達漏れや二重手配が起こり、請求段階での漏れにもつながっていきます。
この記事では、トラック配車管理システムの機能・費用相場・導入方法の選び方と、配車から請求書発行までをクラウド化した事例を、システム開発会社の視点で解説します。
実際に操作できる画面とデモ動画も紹介するので、自社の業務に置き換えながら読み進めてください。
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配車・車両管理システム画面を触ってみるトラック配車管理システムとは？車両・ドライバー・案件を割り当てる仕組み
トラック配車管理システムとは、受注した運送案件に車両とドライバーを割り当て、その進捗と実績を記録する仕組みです。
単なる予定表ではなく、「限られた車両とドライバーを、どの案件に、いつ充てるか」という制約付きの割り当てを扱う点に特徴があります。
配車管理の本質は、車両・人・時間という3つの資源の奪い合いを可視化することにあります。
トラック配車管理システムの主な役割
- 受注案件を登録し、荷主・積地・卸地・荷物の条件を明確にする
- 車両とドライバーの空き状況を一覧で確認する
- 割り当て結果をドライバーへ確実に伝える
- 運行の進捗（積込・輸送中・納品完了）を記録する
- 実績を集計し、請求データを作成する
- 車両別・荷主別・ドライバー別の売上を把握する
運行管理システムとの違い
| 比較項目 | 運行管理システム | 配車管理システム |
|---|---|---|
| 主な目的 | 法令遵守・安全管理 | 案件と車両の割り当て |
| 中心データ | 運転時間・点呼・日報 | 受注案件・車両稼働 |
| 使う場面 | 運行の前後 | 受注から請求まで |
| 関心事 | 拘束時間を超えていないか | この案件を誰に振るか |
両者は補完関係にあります。
デジタコやアルコールチェックは運行管理の領域です。
配車管理システムはその手前の「割り当て」と、その後の「請求」を担います。
配車管理システムの種類｜トラック運送・送迎・営業車
「配車管理システム」と一口に言っても、業種によって管理する対象が違います。
検索で見つかる製品が自社に合わないと感じたら、まず種類を確認してください。
| 種類 | 主な利用者 | 割り当てる対象 | 重視する機能 |
|---|---|---|---|
| トラック運送の配車 | 運送会社・物流会社 | 荷物（案件）に車両とドライバー | 荷主別の運賃、傭車、請求書発行 |
| 送迎の配車 | 介護施設・スクール・ホテル | 利用者に車両と運転手 | 送迎ルート、乗車名簿、時間の調整 |
| 営業車・社用車の配車 | 一般企業の総務 | 社員の予約に車両 | 予約カレンダー、鍵の受け渡し、点検期限 |
この記事で扱うのは、1つ目のトラック運送の配車です。
運送業の配車は「請求」まで一続きの業務なので、予約や送迎向けの製品では足りないことが多いのが特徴です。
社用車の車検や点検の期限管理が主な目的なら、車両管理システムでExcel脱却｜機能・費用相場と移行手順を解説をご覧ください。
配車をホワイトボードとExcelで続けるときの5つの限界
① 配車担当者が休めない
最も深刻な問題です。
誰にどの案件を振るかの判断が、担当者の頭の中にしかない状態になります。
「この荷主にはあのドライバー」「この車両は月曜は整備」といった暗黙知が記録されていません。
そのため、担当者が不在の日は配車が止まります。
配車の属人化は、事業拡大を止める最大の要因です。
② 変更がドライバーに伝わらない
配車は当日まで変わり続けます。
電話や口頭で伝えていると、伝達漏れや聞き違いが必ず発生します。
ドライバー側も、最新の指示がどれなのか確信を持てないまま動くことになります。
③ 請求の根拠が残らない
運行が終わった後、紙の日報から転記して請求書を作る流れでは、転記ミスと請求漏れが起こります。
待機時間や追加作業の請求根拠が曖昧だと、荷主との交渉でも不利になります。
④ 車両ごとの採算が分からない
どの車両が、どの荷主の案件で、どれだけ稼いでいるかを集計できません。
結果として、増車や値上げ交渉の判断を感覚で行うことになります。
⑤ 傭車（協力会社）とのやり取りが煩雑になる
自社車両で足りない分を協力会社に依頼する場合、FAXや電話でのやり取りが増えます。
依頼した内容と、実際に走った実績、支払額の突き合わせに時間がかかります。
トラック配車管理システムの主要機能
機能は「最初から必要なもの」と「業務に応じて足すもの」に分けて考えます。
最初から全部そろえる必要はありません。
| 機能 | 概要 | 位置づけ |
|---|---|---|
| 配車登録・配車一覧 | 荷主・積地・卸地・車両・ドライバー・運賃を登録し、一覧で確認 | 最初から必要 |
| 請求書の作成・発行 | 配車データから締め日ごとに請求書を作り、PDFで出力 | 最初から必要 |
| 集計 | 売上・積載量・ドライバー別の実績を自動で集計 | 最初から必要 |
| マスター管理 | 荷主・トラック・ドライバー・委託先の情報を管理 | 最初から必要 |
| ドライバー向けスマホ画面 | 当日の運行予定の確認、運行報告・日報の入力 | 業務に応じて追加 |
| 配車表のボード表示 | ホワイトボードのような画面で、ドラッグして割り当てる | 業務に応じて追加 |
| 傭車・委託先の支払管理 | 協力会社への依頼と支払予定の管理 | 業務に応じて追加 |
| 車検・点検・保険の期限管理 | 期限が近づいた車両をアラートで知らせる | 業務に応じて追加 |
配車割り当て機能
システムの中核です。
重要なのは、自動で最適解を出すことより、担当者が判断しやすい形で情報を並べることです。
車両の空き、ドライバーの勤務状況、荷主との相性、車格の条件を一画面で見渡せれば、判断の速度と精度が上がります。
配車の完全自動化を最初から目指すと失敗します。まずは判断材料を見える化することから始めてください。
ドライバーへの指示配信機能
確定した配車をドライバーのスマートフォンに届ける機能です。
変更があった場合に通知が届き、常に最新の指示を確認できる状態にします。
専用アプリの配布が難しい場合は、LINEを入口にする方法も有効です。
請求データ作成機能
運行実績から請求データを自動で作る機能です。
配車と請求が同じシステム上でつながっていれば、転記作業そのものがなくなります。
月末の締め作業の負担が直接減るため、費用対効果が出やすい部分です。
サンプル画面で見るトラック配車管理システムの画面構成
機能の一覧だけでは、実際の使い心地はつかめません。
みんなシステムズでは、配車管理システムのサンプル画面を公開しています。
ログイン不要で、ブラウザからそのまま操作できます。
まずはデモ動画で、配車の登録から請求書の発行までの流れをご覧ください。
サンプル画面は、次の画面で構成しています。
- ダッシュボード
配車管理・請求書管理・マスター管理の入口をまとめた最初の画面です。 - 配車一覧・配車登録
荷主・品目・積地・卸地・車両・ドライバー・運賃をひもづけて登録します。運行形態（自社・外注）と外注先で絞り込み、元請け運賃と支払予定を並べて確認できます。 - 請求書
配車明細とひもづけて請求書を作り、明細を編集してプレビューで確認します。 - 集計レポート
売上・積載量・ドライバー別の実績を、配車データから自動で集計します。 - マスター管理
荷主・トラック・ドライバー・委託先・自社情報・振込先を管理します。
「配車を1回入力すれば、請求書と集計まで自動でつながる」流れを、実際に触って確かめられます。
サンプル画面と料金は、配車・車両管理システムの開発サービスのページからご覧いただけます。
開発サービスのご案内貴社専用にカスタマイズする配車・車両管理システム初期50万円〜（税別）動く配車・車両管理システムを土台に、画面や機能を貴社に合わせてカスタマイズします。ドライバー向けのスマホ画面や会計ソフト連携などは必要なものだけ追加できます。開発の詳細・費用を見る →配車管理システムの導入方法は3つ｜SaaS・土台のカスタマイズ・フルスクラッチ
トラック配車管理システムの導入方法は、大きく3つあります。
違いは「自社の配車ルールにどこまで合わせられるか」と「初期費用」です。
| 比較項目 | SaaS（月額制の既製品） | 土台となるシステムをカスタマイズ | フルスクラッチ開発 |
|---|---|---|---|
| 進め方 | 決まった機能をそのまま使う | 動くシステムを土台に、開発会社が画面や機能を業務に合わせて変える | 要件定義からゼロで作る |
| 初期費用の目安 | 0〜30万円程度 | 50万円〜 | 200万円〜 |
| 月額費用 | 1万〜10万円程度（台数課金が多い） | 保守費用（規模による） | 保守費用（規模による） |
| 導入までの期間 | 数週間 | ゼロから作るより短い | 半年前後 |
| 自社の配車ルール | 製品の考え方に業務を合わせる | 合わせて変える | そのまま再現する |
| 請求・会計との連携 | 製品の提供範囲による | 必要に応じて追加する | 最初から設計する |
SaaSと開発の判断基準
判断の基準はシンプルです。
業務がSaaSの標準機能に収まるならSaaS、収まらない部分をExcelや手作業で補っているなら開発が向いています。
- SaaSが向いている
運賃の決め方が単純で、配車の情報を請求につなげる必要がない場合。 - 土台のカスタマイズが向いている
荷主ごとに運賃の決め方が違う、自社便と傭車が混在する、請求書の書式を変えられないなど、SaaSに合わない部分が一部ある場合。 - フルスクラッチが向いている
基幹システムと深く連携する、複数の事業を1つのシステムで扱うなど、業務の全体を作り込む場合。
5年間の総額で比べる考え方は、【5年間コスト比較】SaaSパッケージ vs スクラッチ開発｜費用と柔軟性の真実で解説しています。
トラック配車管理システムの費用相場
開発する場合の費用は、「どこまでを最初に作るか」で決まります。
みんなシステムズの料金を例に、目安を整理します（すべて税別）。
| 開発範囲 | 初期費用の目安 | 含まれる機能 |
|---|---|---|
| 基本プラン | 50万円〜（月額3万円〜） | 配車登録・配車一覧、請求書の作成・発行、売上・積載量・ドライバー別の集計、マスター管理 |
| 基本プラン＋オプション | 50万円〜に、必要なオプションを加算 | ドライバー向けスマホ画面、配車表のボード表示、会計ソフト連携など |
| フルカスタム | 200万円〜 | 独自の業務フローや基幹システム連携を含めて作り込む |
オプションの目安は次のとおりです。
- ドライバー向けスマホ画面（運行報告・日報）：+30万円〜
- 配車表のボード表示・ドラッグ操作：+30万円〜
- 車検・点検・保険の期限管理とアラート：+20万円〜
- 傭車・委託先への支払管理：+20万円〜
- 荷主向けの配送依頼受付画面：+30万円〜
- 会計ソフト・基幹システム連携（1システムごと）：+30万円〜
- 運行・売上の分析レポート：+20万円〜
- データ移行：+40万円〜
配車と請求をつなげた時点で効果が出るため、この2つを最初の開発範囲にすることをおすすめします。
スマホ画面や会計連携は、運用を始めてから必要に応じて足せます。
保守・サーバー費用は、車両台数や拠点数などの規模によって変わります。
システム開発全般の費用の考え方は、システム開発の費用相場｜規模・種類別の目安と人月単価で解説しています。
開発事例｜配車から請求書発行までをまるごとクラウド化
みんなシステムズが実際に開発した、運送業向けシステムの事例を紹介します。
課題：ホワイトボードとExcelによる配車・請求管理
この運送会社は、元請けから仕事を受け、状況に応じて下請けへ再委託する会社です。
配車はホワイトボードから表計算ソフトに移したものの、件数と履歴が増えて動作が重くなっていました。
- 配車状況が事務所でしか見られず、外から電話で問い合わせていた
- 複数人で同時に触ると、保存がうまくいかないことがあった
- 配車データを請求書用のExcelへ手作業で転記していた
- 月に一度、社外の経理担当の専門家へファイルをまとめて提出していた
解決：配車〜請求書発行〜入金管理を1つのシステムに集約
配車情報の登録を起点に、締め日に応じて請求書へ自動で反映し、PDFで出力する仕組みを作りました。
入金の消込や、取引先ごとの売掛金（相殺・繰越を含む）も同じ画面で管理します。
社内の経理担当者と社外の専門家が同じシステムにログインできるため、月次のファイル受け渡しも不要になりました。
切り替えは、まず配車管理から使い始め、慣れてから請求書へと段階的に進めています。
「配車」と「請求」を別々のツールで管理している限り、月末の負荷は減りません。
この事例の詳細は、以下のページでご覧いただけます。
関連事例：車両・ドライバーの期限管理を一元化
運送業向けには、車両とドライバーの情報管理に特化したシステムも開発しています。
車検満了日・免許の有効期限・保険の更新期限・リース終了日・オイル交換時期・定期点検の6種類の期限を自動で監視します。
残り日数に応じて3段階のアラートを表示し、担当者にメールでも知らせる仕組みです。
既存のExcel台帳はCSVで一括登録できるようにして、移行の負担を抑えました。
費用は300万円程度、期間は6か月です。
詳しくは車両・ドライバー管理を一元化｜運送業向け管理システム開発事例をご覧ください。
関連事例：タイヤ集配送の一元管理
ディーラーと運送会社の間のやり取りがExcelとFAXで行われていた集配送業務を、1つのシステムに置き換えた事例もあります。
現場ではLINEとQRコードで状態を更新する仕組みとし、専用端末なしで運用できるようにしました。
詳細はLINE×QRコードで現場入力を効率化｜倉庫・集配送のDX事例をご覧ください。
トラック配車管理システムの導入で失敗しない5つのポイント
① 配車判断の基準を言語化する
「なぜこの案件をこのドライバーに振るのか」を文章にしてください。
車格、荷主の要望、地理的な効率、ドライバーの経験など、判断材料を洗い出すことがシステム設計の出発点になります。
② ドライバーが使えるかを最優先にする
運転席で、短時間で確認・報告できるかが定着を左右します。
入力項目が多いと現場は使わなくなり、結局電話に戻ります。
現場の入力は「タップ2回で終わる」水準まで削ってください。
③ 請求までつなげる前提で設計する
配車だけをシステム化しても、月末の作業は残ります。
最初から請求データの作成まで見据えて、登録する項目を決めてください。
既存の請求書の書式を変えられない場合は、その書式も最初に伝えておきます。
④ 傭車の扱いを決める
協力会社への依頼を含めるかどうかで、必要な機能が変わります。
依頼件数が多いなら、最初から組み込むべきです。
⑤ 繁忙期を避けて段階的に移行する
運送業は季節変動が大きい業種です。
新システムへの切り替えは、閑散期に行ってください。
配車から使い始め、請求、入金管理と順に広げると、日々の業務を止めずに移行できます。
トラック配車管理システムに関するよくある質問
開発費用はいくらからですか？
みんなシステムズの場合、配車登録・請求書発行・集計・マスター管理を備えた基本プランが初期50万円〜、月額3万円〜（税別）です。
ドライバー向けスマホ画面などのオプションを加えるほど費用は上がり、大きく作り込む場合は200万円〜が目安です。
開発期間はどれくらいですか？
土台となるシステムをカスタマイズする場合は、ゼロから作るより短い期間で導入できます。
オプションが増えるほど期間も延びるため、ヒアリング後に具体的な工程を提示します。
参考として、車両・ドライバー管理システムをゼロから開発した事例では6か月かかっています。
車両が10台程度でも導入する意味はありますか？
あります。
台数より、配車担当者に判断が集中している度合いが重要です。
担当者が休めない状態なら、規模にかかわらず効果が出ます。
いま使っているExcelの配車表は移行できますか？
移行できます。
荷主・車両・ドライバーのマスターや、過去の配車・請求データを取り込みます。
データの形式と量を確認したうえで、移行方法を提案します。
自社便だけでなく、傭車の配車も管理できますか？
管理できます。
配車ごとに自社便か傭車か、どの委託先に依頼したかを記録します。
委託先への支払管理まで行う場合は、オプションで追加します。
既存の会計ソフトと連携できますか？
連携できます。
請求データを会計ソフトの取込形式で出力するなど、連携方法は対象のソフトに合わせて設計します。
二重入力をなくす効果が大きい部分です。
GPSでの位置追跡もできますか？
連携は可能です。
ただし位置追跡は運行管理の領域で、配車管理とは目的が異なります。
まず配車と請求を整えてから追加するのが現実的です。
月額の安いSaaSと迷っています。
業務がSaaSの標準機能にそのまま収まるなら、SaaSのほうが合っている場合もあります。
荷主ごとの運賃の決め方や独自の配車ルールがある場合は、足りない部分をExcelや手作業で補うことになりがちです。
その場合は、土台を業務に合わせて変える開発のほうが、長い目で見て負担は少なくなります。
サンプル画面を触りながら、どちらが合うかを一緒に整理することもできます。
まとめ｜配車管理システムは「配車と請求をつなぐ」ことから
- トラック配車管理システムは、車両・人・時間の割り当てを可視化し、請求までつなぐ仕組み
- ホワイトボードとExcelの運用では、配車担当者の属人化と請求漏れが避けられない
- 最初に必要なのは、配車登録・請求書発行・集計・マスター管理の4つ
- 導入方法はSaaS・土台のカスタマイズ・フルスクラッチの3つ。SaaSに収まらない部分が一部あるなら、土台のカスタマイズが現実的
- 費用の目安は、基本プランで初期50万円〜、作り込む場合は200万円〜（税別）
みんなシステムズでは、配車から請求書発行までをつなぐ配車・車両管理システムを土台に、画面や機能を貴社の運用に合わせてカスタマイズしています。
「うちの配車ルールは仕組みにできるのか」といった段階からのご相談も歓迎しています。
サンプル画面と料金の詳細は配車・車両管理システムの開発サービスでご覧いただけます。
デモ画面公開中！
実際の画面で、機能と操作感を確かめられます配車・車両管理システム画面を触ってみる 
