開発前の課題
お世話になっております！みんシスです！
今回ご依頼をいただいたのは、全国に多数の店舗を展開されている店舗運営企業様です！
各店舗の清掃を、専門のスタッフが担当
各店舗の清掃は、専門のスタッフが担当されています。
日々の清掃報告や勤怠の連絡、業務で利用している在庫品の発注など、店舗運営に関わるさまざまな業務を行われています。
紙・電話・FAX中心の運用で起きていたこと
しかし、こんな悩みが。
- 「清掃報告や勤怠の連絡が紙・電話・FAX中心で、集計や確認に多くの手間がかかっている。。」
- 「店舗数が多くて、各店舗の清掃がきちんと行われているか、本部からリアルタイムに把握しづらい。。」
- 「現状、お知らせやマニュアルの周知が現場のスタッフまで行き届きにくい状況でして。。」
紙・電話・FAXが中心のため、集計や確認に多くの手間がかかっている状況でした。
現場と本部の業務を、ひとつにまとめたい
こうした状況を解消するため、現場の清掃スタッフの業務と本部の管理業務をひとつにまとめられる、清掃管理システムの開発をご依頼いただきました！
ご提案・開発アプローチ
スタッフ向けと本部向け、2つの画面をひとつのシステムに
弊社からは、各店舗の清掃を担当するスタッフ向けの画面と、本部の管理者向けの管理画面を備えたWebシステムをご提案しました。
専用アプリのインストールは不要
スマートフォンやタブレットのブラウザからそのまま利用できるため、専用アプリのインストールは不要です🙅♀️！！
清掃業務の流れに沿って進められる構成
スタッフ向けの画面は、実際の清掃業務の流れに沿って順番に進められる構成としました。
- 出退勤の打刻
- 清掃チェック
- 在庫品の残数入力
- 作業完了の報告
本部側の「確認する・伝える」業務を支援
管理画面では、全店舗の清掃状況・勤怠・在庫を一元的に確認できます。
そのほか、お知らせやマニュアルの配信、清掃が行われていない店舗を自動で検知するアラートなど、本部側の「確認する・伝える」業務を支援する機能をまとめて提供させていただきました。
実装した主な機能
実装した主な機能は、次のとおりです。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 出退勤打刻 | 店舗での作業開始・終了をその場で打刻 |
| シフト管理 | スタッフの勤務予定の登録・確認 |
| 清掃チェック・作業報告 | チェックリストに沿って清掃内容を記録し、作業完了を報告 |
| 在庫入力・発注 | 業務で利用する在庫品の数を作業時に入力し、適正在庫数にもとづいて発注数を管理 |
| お知らせ配信 | 店舗や地域など配信対象を指定して、現場スタッフへお知らせを配信 |
| マニュアル閲覧 | 作業マニュアルをシステム上で閲覧。現場でいつでも確認可能 |
| 未清掃アラート | 清掃が行われていない店舗を自動で検知し、管理者へ通知 |
| 各種マスタ管理 | 店舗・スタッフ・チェック項目などの登録・管理 |
| ダッシュボード | 各店舗の清掃状況や報告内容を一覧で確認できる管理者向けトップ画面 |
出退勤の打刻から発注、お知らせ配信までを、ひとつのシステムでカバーしています。
開発にあたって弊社が工夫した点
機能数の多いシステムだからこそ、進め方そのものを工夫しました。
| 工夫したこと | 狙い |
|---|---|
| 開発をフェーズに分けて段階的に進めた | 土台から順に積み上げ、後工程での大きな作り直しを防ぐ |
| 実装前に全画面のデザインを作成して共有した | 「完成してみたら思っていたものと違う」という手戻りを防ぐ |
| フェーズの区切りごとに動作を確認し、フィードバックを反映した | 認識のズレを早期に発見・修正する |
フェーズを分けた段階的な開発
『どうやって開発を進めるのですか？』
本システムは対象となる業務の範囲が広く、機能数も多いため、一度にすべてを作り切るのではなく、開発をフェーズに分けて段階的に進めました。
まずシステム全体のデータ構造を固め、次に画面デザイン、その後に管理者向け機能、現場スタッフ向け機能という順序で実装しています。
土台から順に積み上げることで、後工程での大きな作り直しを防ぎました。
画面デザインを先行して共有
『デザインはどう決めるの？』
本格的な実装に入る前に、全画面のデザインを作成してお客様にご確認いただきました。
実際の画面イメージを早い段階で共有することで、「完成してみたら思っていたものと違う」という手戻りを防ぎ、仕様のすり合わせをスムーズに進めることができました。
各週でもお打ち合わせをさせていただいていたので、常にデザインと仕様の認識合わせ・調整をさせていただきました。
フェーズごとに確認とフィードバックを反映
『いつ確認するの？』
各フェーズの区切りごとに実際の動作をご確認いただき、いただいたフィードバックを次のフェーズに反映しながら開発を進めました。
認識のズレを早期に発見・修正できるため、規模の大きなシステムでも安心して進行できる体制としています。
導入による効果
導入前と導入後で、業務の進め方は次のように変わります。
| 項目 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 清掃報告・勤怠の連絡 | 紙・電話・FAXが中心 | システム上で打刻・報告 |
| 本部での集計・確認 | 集計や確認に多くの手間がかかる | 報告内容や勤怠がシステムに自動で集約 |
| 各店舗の清掃状況の把握 | 本部からリアルタイムに把握しづらい | 管理画面・ダッシュボードで一元的に確認 |
| お知らせ・マニュアルの周知 | 現場のスタッフまで行き届きにくい | 配信対象を指定して配信し、現場でいつでも閲覧可能 |
現場と本部、それぞれの手間が減る
システムの導入により、以下のような効果が期待できます！
- 清掃報告・確認業務の工数を削減
紙や電話・FAXでのやり取りが、システムに置き換わるため - 本部側の集計・管理業務の負担を軽減
報告内容や勤怠が、システムに自動で集約されるため - 在庫品の発注・在庫管理を適正化
在庫の見える化と発注ルールの仕組み化によって
それぞれが、本来の業務に集中できる
これまでアナログな運用にかかっていた時間が削減されます。
その結果、現場のスタッフは清掃業務そのものに、本部の管理者は店舗運営の改善に、それぞれ集中できるようになります！
まとめ
今回は、多店舗展開されている企業様向けの清掃管理システムの開発事例をご紹介しました。
紙や電話が中心のアナログな業務も、現場の運用に合わせたシステムに置き換えることで、現場と本部の双方の負担を大きく減らすことができます。
「紙での管理から脱却したい」「多店舗の状況を見える化したい」など、業務のお困りごとがありましたら、お気軽にご相談いただければと思います☺️
「業務を減らしたい！」「二度手間を減らしたい！」「こういうのできないですか！」という想いがございましたら、是非お待ちしております！
