「案件ごとの売上・仕入・在庫を、別々のExcelで管理していて全体が見えない、管理がしんどい」
「市販の販売管理パッケージを検討したが、自社には合わなかった…」
今回は、こうした課題を解決するために当社が開発した、販売・購買・在庫管理を含む案件管理パッケージのスクラッチ開発事例をご紹介します(*´-`)
「パッケージ導入とスクラッチ開発、どちらにすべきか」で迷っている方の参考になれば幸いです。
※スクラッチ開発：システムをゼロから作る開発のこと
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受発注・在庫管理システム画面を触ってみるどっちがいいの？｜パッケージ導入とスクラッチ開発
お客様は、案件ごとに仕入や在庫が動くビジネスをされている方には、次のようなお悩みを持たれていることがあります。
- 見積・受注はExcel、仕入は紙の台帳、在庫は現場の把握頼み…と情報がバラバラ
- 案件ごとの利益が、月末の締め作業が終わるまで正確に分からない
- 同じ情報を何度も転記するため、手間とミスが起きてしまう
市販の販売管理・在庫管理パッケージも検討しても、次のような理由で採用に至らないケースも。
- 「案件」を軸に販売・購買・在庫をつなげて見る、までは希望に叶うが、細かい業務の部分に合わない
- 合わない部分を運用でカバーすると、結局Excelでの管理が残ってしまったりと、重複管理に
大前提として…パッケージで改善点がカバーされている場合はパッケージ開発で十分です！！
細かなところまでしっかり管理をしたい場合は、業務の悩みに合わせてシステムを作る（スクラッチ開発）が効果的です。
もし、「スクラッチ開発は、何がいいの？どこまで便利になるの？」と疑問を持たれた方は、以降の内容をご覧ください！
開発をするシステムの主な機能
開発するシステムの主な機能の一例となります。
| 機能 | できること |
|---|---|
| 案件管理 | 案件ごとに、見積から納品・請求までの情報を一元管理 |
| 販売管理 | 見積書の作成、受注登録、売上計上、請求書の発行 |
| 購買管理 | 案件にひもづく発注・仕入・支払の管理 |
| 在庫管理 | 入出庫の記録、在庫数の把握、案件への引当 |
| 帳票出力 | 見積書・注文書・請求書などをデータから自動作成 |
| 案件別収支 | 案件ごとの売上・原価・粗利をリアルタイムに表示 |
受注を登録すれば、その案件の仕入・在庫・収支まで自動でつながります。入力は1回だけ。転記作業はなくなり、「この案件は今いくら儲かっているのか」がいつでも見える状態になりました。
上記の表は、よくある機能の概要です。ここからさらに細かく機能を追加ができるのがスクラッチ開発です。
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① 業務フローのヒアリングから始める
スクラッチ開発の成否は、業務をどれだけ正確に理解できるかで決まります。
開発の前に、受注から納品・請求までの流れ、Excelや台帳の実物、現場の担当者の作業手順を確認しました。「システムの仕様」ではなく「業務の流れ」から設計することで、現場に合ったシステムになります。
② 段階的にリリースする
すべての機能を一度にリリースするのではなく、業務の中心である案件管理・販売管理から先に稼働させ、その後に購買・在庫管理を追加する進め方にしました。
早い段階から実際に使っていただくことで、現場の声を後続の開発に反映でき、導入の失敗リスクを抑えられます。
③ Excel運用からの移行に配慮する
長年のExcel運用から新システムへの切り替えは、現場にとって大きな変化です。
- これまでのデータをシステムへ移行
- 入力画面は、使い慣れたExcelの流れに近い構成に
- 切り替え直後は並行稼働の期間を設けて、安心して移行できるように
「作って渡して終わり」ではなく、現場に定着するまでが開発だと考えています。
導入後の効果
システムの導入により、次のような効果が期待できます！
- 転記作業がなくなり、事務作業の時間を削減
- 案件ごとの利益が、締めを待たずにいつでも確認できるように
- 在庫の記録と実態のズレが減り、棚卸の負担が軽くなった
特に「案件別の収支がすぐ見える」ことは、赤字案件の早期発見や見積精度の改善にもつながっています。
まとめ｜スクラッチ開発が向いているケース
今回の事例のように、次のような場合はスクラッチ開発が向いています。
- 「案件」を軸にした業務など、市販パッケージの型に合わない
- 複数のExcel・台帳に情報が分散していて、全体が見えない
- 案件ごとの利益をリアルタイムで把握したい
市販のパッケージで足りるなら、それが一番低コストです。ただ、合わないパッケージに業務を合わせて現場が疲弊してしまうなら、本末転倒です。自社の業務に合わせて作る選択肢も、ぜひ検討してみてください。
「市販のパッケージが自社の業務に合わない」「販売・購買・在庫をまとめて管理できる仕組みを作りたい」といったお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください🌸
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実際の画面で、機能と操作感を確かめられます受発注・在庫管理システム画面を触ってみる 
