高級ブランドの名入れ・刻印ギフトサービスは、ブランドイメージを守るために「どんな内容で刻印するか」を必ず確認・承認してから製作に進む必要があります。しかし、この確認作業を電話やメールで行っていると、やり取りの手間や確認漏れ、製作会社への連携ミスが発生しやすくなります。
今回は、お客様からの申込みを受け付け、ブランド元の承認を経て製作会社が製作・発送まで行う一連の流れをシステム化した事例をご紹介します。
| クライアント | クライアント様(匿名) |
|---|---|
| 受注金額 | 40万円〜70万円 |
| 開発期間 | 約1〜3ヶ月 |
| システム概要 | 高級ブランド向け刻印ギフトの受発注・承認管理システム |
開発前の課題
本案件は、お客様がボトルへの刻印デザインを注文し、ブランド元の承認を経て製作会社が製品を仕上げて発送する、という複数の関係者が関わる業務フローが前提にありました。
こうした業務をシステム化せずに進めると、次のような課題が生じます。
刻印デザインや納品希望日などのやり取りを電話・メールに頼ると、情報の行き違いや確認漏れが起きやすくなります。また、ブランドイメージを損なわないためには刻印内容を必ずブランド元が確認・承認する必要がありますが、この承認作業をメールベースで行うと、申込内容とデザインがどの注文のものか分かりにくく、確認に時間がかかってしまいます。
さらに、承認が完了した注文を製作会社へ正しく伝達する工程も人手に頼っていると、伝達漏れや二重対応といったミスのリスクが残ります。
ご提案・開発アプローチ
そこで、お客様の申込みからブランド元の承認、製作会社への連携までを一つのシステム上で完結できる仕組みをご提案しました。
お客様にはオンラインの入力フォームを用意し、刻印デザイン・納品希望日・納品場所をその場で入力してもらえるようにしました。入力が完了すると、関係者全員に自動で確認メールが配信されるため、「誰が何を入力したか」を都度連絡する手間がなくなります。
ブランド元の担当者には専用の管理画面を用意し、申込内容とデザインイメージをシステム上で確認したうえで、承認・非承認を選択できるようにしました。承認された注文は自動的に製作会社へ通知が届く仕組みとし、承認フローそのものをシステムに組み込むことで、ブランドイメージを守りながら確認作業の負担を抑える設計としています。
また、デザインデータをPDFで入稿するなど通常のフォーム入力に乗らない申込みにも対応できるよう、製作会社側で内容を確認したうえでシステムに代行入力できるルートも用意し、現場の運用に柔軟に対応できるようにしました。
実装した主な機能
- 刻印デザイン・納品希望日・納品場所のオンライン入力フォーム
- 申込完了時の関係者への自動メール配信機能
- ブランド元向けの承認・非承認管理画面
- 承認結果の製作会社への自動通知機能
- PDF入稿・代行入力への対応フロー
- 複数ブランドに対応した管理機能
- 配送情報の管理・掲載機能
導入による効果
システム化により、お客様の申込みからブランド元の承認、製作会社への製作指示までの一連の流れが一本化され、電話やメールでのやり取りに頼っていた進行管理の手間を削減できました。
特に、ブランド元の承認作業をシステム上で完結できるようにしたことで、デザイン確認から承認までのスピードが上がり、担当者の負担軽減とブランドイメージの担保を両立できる仕組みになっています。
また、PDF入稿のような非定型な申込みにも代行入力で対応できる設計にしたことで、既存の業務運用を大きく変えることなくシステムへ移行できた点も、現場にとって導入しやすいポイントとなりました。
まとめ
今回の事例では、「お客様の申込み」「ブランド元の承認」「製作会社の製作・発送」という複数の関係者が関わる業務を、一つのシステム上でつなぐことがポイントでした。
特に、ブランドイメージを守るための承認フローをシステムに組み込みつつ、PDF入稿のような例外的な運用にも対応できる柔軟性を持たせたことで、現場の実態に合った仕組みづくりができました。
複数の関係者が関わる受発注業務や、承認プロセスを伴う業務フローの効率化でお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。
