会社にかかってくる営業電話に、困っていませんか。
「社長につないでほしい」
「担当者に代わってほしい」
「資料だけでも送らせてほしい」
このような電話が毎日続くと、仕事が止まります。
受付や事務担当者だけでなく、現場で作業している人の集中も切れてしまいます。
営業電話は、断り方を決めておくだけで対応時間を減らせます。
この記事では、会社で使える営業電話の断り方を例文つきで紹介します。
社長宛の営業電話、担当者宛の営業電話、しつこい営業電話、AIによる営業電話など、よくあるケース別に使える断り方も解説します。
電話対応を減らすための仕組みづくりについても紹介しますので、営業電話に悩んでいる会社は参考にしてください。
- 会社で使える営業電話の断り方
- 社長宛の営業電話を断る例文
- 受付・事務向けの具体的な例文
- しつこい営業電話への対処法
- AI営業電話への対応方法
- 営業電話を減らす仕組みづくり
- 自動電話応答を使った改善方法
しつこい営業電話を仕組みでなくした会社があります。
営業電話による業務中断からの脱却！ 有限会社宮永塗装 様
営業電話の断り方は「短く・はっきり」が基本
営業電話を断るときは、長く説明しすぎないことが大切です。
理由を細かく伝えると、相手に切り返されやすくなります。
たとえば、次のような言い方です。
基本の例文
「恐れ入りますが、現在は必要としておりません。」
「必要がある場合は、こちらからご連絡いたします。」
「今後のお電話はお控えください。」
ポイントは、断る意思をはっきり伝えることです。
「今は忙しい」ではなく、「必要ありません」と伝える方が効果的です。
曖昧な断り方をすると、後日また電話が来る可能性があります。
営業電話を減らしたい場合は、相手に期待を残さないことが大切です。
会社で使える営業電話の断り方例文
ここからは、実際の電話対応で使える例文を紹介します。
受付や事務担当者がそのまま使えるように、短い表現にしています。
基本の断り方
まずは、もっとも使いやすい断り方です。
「恐れ入りますが、現在は必要としておりません。」
「ご案内ありがとうございます。今回は見送らせていただきます。」
「社内で必要が出た際は、こちらからご連絡いたします。」
営業電話では、相手の話をすべて聞く必要はありません。
用件が営業だと分かった時点で、早めに断って問題ありません。
社長宛の営業電話の断り方｜会社として取り次がないルールにする
会社にかかってくる営業電話の中でも、特に多いのが「社長に代わってください」という電話です。
社長宛と言われると、受付や事務担当者は「一度確認した方がよいのでは」と迷ってしまうことがあります。
しかし、営業電話を毎回社長に確認していると、対応する側の負担が増えるだけでなく、相手に「つながる可能性がある」と思われてしまいます。
社長宛の営業電話は、個別判断ではなく「会社として取り次がない」と決めておくことが大切です。
たとえば、次のような断り方を社内で統一しておくと、受付や事務担当者も対応しやすくなります。
社長宛の営業電話を断る例文
「恐れ入りますが、営業のお電話は代表へおつなぎしておりません。」
「社長への直接のお取り次ぎは行っておりません。」
「ご案内は受け付けておりませんので、ご了承ください。」
「必要がある場合は、弊社よりご連絡いたします。」
ポイントは、「社長が不在です」「確認して折り返します」と言わないことです。
不在と伝えると、相手は時間を変えて再度電話をしてくる可能性があります。
また、「確認します」と伝えると、検討してもらえると受け取られることもあります。
営業電話を減らしたい場合は、社長の予定や在席状況を伝えるのではなく、会社のルールとして取り次がないと伝える方が効果的です。
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担当者宛の営業電話を断る例文
担当者名を出してくる営業電話もあります。
過去の名刺交換やWebサイトの情報をもとに、電話をしてくるケースです。
「営業のお電話は担当者へおつなぎできません。」
「必要がある場合は、担当者より折り返しいたします。」
「お電話でのご案内は受け付けておりません。」
担当者の在席状況や予定は、伝えない方が無難です。
「外出中です」「会議中です」と答えると、時間を変えて再度電話が来ることがあります。
資料送付を断る例文
営業電話では、「資料だけでも送らせてください」と言われることがあります。
不要であれば、資料送付も断りましょう。
「資料の送付も不要です。」
「現在、資料の受け取りは行っておりません。」
「必要な場合は、こちらで確認いたします。」
メールアドレスを伝えると、営業メールが増える可能性があります。
必要がない場合は、連絡先を伝えない運用にしましょう。
しつこい営業電話を断る例文
何度も電話が来る場合は、より明確に伝えます。
「以前もお断りしておりますので、今後のお電話はお控えください。」
「弊社では検討しておりません。再度のご連絡は不要です。」
「営業のお電話はお断りしております。リストから削除をお願いします。」
しつこい営業電話には、「今後の電話は不要」とはっきり伝えることが重要です。
営業電話で使わない方がよい断り方
営業電話では、便利そうに見えて逆効果になる断り方もあります。
| 避けたい断り方 | 理由 |
|---|---|
| 「今は忙しいです」 | 時間を変えて再度電話が来やすい |
| 「担当者が不在です」 | 担当者がいる時間を聞かれやすい |
| 「社長が不在です」 | 社長がいる時間を聞かれやすい |
| 「確認して折り返します」 | 検討中と受け取られやすい |
| 「検討しておきます」 | 再度の営業電話につながりやすい |
| 「資料だけ送ってください」 | メールや再連絡が増えやすい |
| 「必要なら連絡します」だけ | 断りの意思が弱く伝わる場合がある |
営業電話を減らしたい場合は、相手に期待を残さないことが大切です。
「今は不要」ではなく、「今後も電話は不要」と伝える方が効果的です。
営業電話がしつこい場合の対処法
断っても営業電話が続く場合は、会社として対応ルールを決めましょう。
電話内容を記録する
まずは、営業電話の内容を記録します。
- 電話があった日時
- 会社名
- 担当者名
- 電話番号
- 案内された内容
- 断った内容
記録があると、社内で共有しやすくなります。
同じ会社から何度も電話が来た場合も、対応しやすくなります。
社内で断り文句を統一する
担当者によって対応が違うと、営業電話は減りにくくなります。
「この会社なら話を聞いてくれる」と思われる可能性があるためです。
受付・事務・代表電話で、断り方を統一しましょう。
- 営業電話は担当者へつながない
- 社長宛の営業電話は取り次がない
- 資料送付は受け付けない
- 必要な場合のみ会社側から連絡する
- しつこい電話は記録する
再度の電話は不要と伝える
一度断った相手から再度電話が来た場合は、はっきり伝えましょう。
「以前もお断りしています。今後のお電話はお控えください」と伝えるとよいです。
しつこい営業電話が続く場合は、会社名や日時を記録しておきましょう。
AIによる営業電話にも同じ断り方で対応する
最近では、人ではなくAI音声を使った営業電話がかかってくることもあります。
AI営業電話の場合でも、基本的な断り方は変わりません。
必要がない場合は、長く会話を続けず、営業の電話は不要であることをはっきり伝えます。
AI営業電話を断る例文
「営業のお電話はお断りしております。」
「今後のお電話は不要です。」
「弊社では検討しておりません。」
AI音声か人の営業電話かに関係なく、会社として対応ルールを決めておくことが大切です。
電話を受けるたびに担当者が判断していると、対応時間が積み重なってしまいます。
AI営業電話も通常の営業電話と同じように、社内で断り方を統一しておきましょう。
営業電話が多い会社では、電話対応そのものが負担になる
営業電話は、1件だけなら大きな問題に見えないかもしれません。
しかし、毎日続くと大きな負担になります。
たとえば、1件あたり2分の電話でも、1日10件あれば20分です。
月20営業日なら、400分です。
営業電話だけで、月6時間以上を失う可能性があります。
| 営業電話の件数 | 1件2分の場合 | 月20営業日の対応時間 |
|---|---|---|
| 1日5件 | 10分 | 約200分 |
| 1日10件 | 20分 | 約400分 |
| 1日20件 | 40分 | 約800分 |
電話が鳴るたびに、作業の手が止まります。
集中していた仕事も中断されます。
そのため、営業電話が多い会社では、断り方だけでなく「人が毎回出ない仕組み」も大切です。
営業電話対策として自動電話応答を導入した事例
実際に、営業電話の多さに悩んでいた会社が、自動電話応答を導入した事例があります。
有限会社宮永塗装様では、1日10件ほどの営業電話に悩まれていました。
作業中や車の運転中にも電話対応が必要になり、仕事が中断されることが課題でした。
また、「大切なお客様からの電話かもしれない」と思うと、電話に出ないわけにもいきませんでした。
そこで、自動電話応答を導入。
導入後は、不要な営業電話が減り、電話対応に追われる時間が少なくなりました。
留守電の音声をメールで後から確認できるため、必要な用件だけを確認しやすくなっています。
営業電話対策は、単に電話を断るだけではありません。必要な電話を逃さず、不要な電話に振り回されない仕組みを作ることが大切です。
電話による業務中断からの脱却！「急ぎの用件」だけを繋いで本来業務に集中できる環境へ
自動電話応答で営業電話の一次対応を減らす
営業電話の対応に時間を取られている場合は、自動電話応答の導入も有効です。
自動電話応答では、着信時に音声ガイダンスを流し、用件ごとに振り分けできます。
たとえば、次のような運用ができます。
- 営業のお電話はWebフォームへ案内する
- 既存のお客様は担当部署へつなぐ
- 採用・取材・問い合わせを番号で分ける
- 営業時間外は自動音声で案内する
- 不要な営業電話を人が受けないようにする
人がすべての電話に出る必要がなくなるため、業務中断を減らせます。
営業電話のたびに社員が手を止める状態を減らせることが、自動電話応答の大きなメリットです。
営業電話の断り方に関するよくある質問
営業電話はガチャ切りしてもいいですか？
相手がしつこい場合でも、基本は一言断ってから切る方が無難です。
「必要ありませんので失礼いたします」と伝えれば十分です。
営業電話で「社長に確認します」と言ってもいいですか？
おすすめしません。
確認中と受け取られ、再度電話が来る可能性があります。
社長宛の営業電話であっても、「営業のお電話はおつなぎしておりません」と伝える方がよいです。
社長宛の営業電話はどう断ればいいですか？
会社として取り次がないルールを伝えるのがおすすめです。
たとえば、「恐れ入りますが、営業のお電話は代表へおつなぎしておりません」と伝えます。
「社長が不在です」と答えると、時間を変えて再度電話が来ることがあるため注意しましょう。
営業電話の会社名を聞いてもいいですか？
聞いて問題ありません。
しつこい電話への対策として、会社名・担当者名・電話番号を記録しておくと安心です。
AI営業電話はどう断ればいいですか？
AI営業電話でも、通常の営業電話と同じように断って問題ありません。
「営業のお電話はお断りしております」「今後のお電話は不要です」と、短くはっきり伝えましょう。
営業電話を完全になくすことはできますか？
完全になくすことは難しいです。
ただし、断り方の統一や自動電話応答の導入で、対応時間は減らせます。
営業電話対策に自動電話応答は向いていますか？
営業電話が多く、毎回人が対応している会社には向いています。
特に、少人数の会社や現場作業が多い会社では効果を感じやすいです。
電話に出る人の負担を減らしながら、必要な電話だけを確認しやすくなります。
まとめ｜営業電話の断り方を決めて、対応時間を減らそう
営業電話の断り方は、短くはっきり伝えることが大切です。
「今は忙しいです」「担当者が不在です」「社長が不在です」といった表現は、再度電話が来る原因になります。
会社として断る場合は、次の表現を基本にしましょう。
「現在は必要としておりません。」
「営業のお電話はおつなぎしておりません。」
「代表への直接のお取り次ぎは行っておりません。」
「今後のお電話はお控えください。」
特に、社長宛の営業電話は、受付や事務担当者がその場で迷いやすい電話です。
そのため、会社として「営業電話は社長へ取り次がない」と決めておくと、対応がスムーズになります。
営業電話が多い会社では、断り方を決めるだけでは限界があります。
電話が鳴るたびに人が出ていると、仕事の手が止まります。
そのため、電話対応そのものを減らす仕組みも大切です。
営業電話に社員の時間を取られているなら、自動電話応答で一次対応を自動化する方法も検討してみてください。
みんなシステムズでは、営業電話や代表電話の一次対応を減らすための自動電話応答サービスを提供しています。
営業電話を人が毎回受けるのではなく、音声ガイダンスで用件を振り分けることで、業務中断を減らせます。
実際に、営業電話による業務中断に悩んでいた会社でも導入されています。
