学童向けの陸上競技大会を運営される団体様は、大会の申込受付から参加チームの管理、宿泊・弁当の手配までを一連の業務として担っている事業者様です。
本案件では、この運営団体様向けに、参加チームの登録・エントリー受付から、宿泊・弁当の予約、日程やお知らせの管理までを一元管理できる運営管理システムの新規開発を行いました。
本記事では、開発前の課題、ご提案したアプローチ、実装した主な機能、導入による効果を整理してご紹介します。
今回のポイントは、これまで Word や Excel で手作業で行っていた大会運営業務を、ひとつのシステムで扱えるようにしたことです。
開発前の課題
ご相談をいただいた時点では、大会運営を Word や Excel などを用いて手作業で管理されていました。大会の情報や参加チームの状況が個々のファイルに分散し、最新の状態を関係者全員が同じように把握することが難しい状態でした。
また、本大会には「管理者」「大会の責任者」「参加チーム」という複数の関係者が関わりますが、それぞれの役割や責任の範囲、作業の導線が明確に整理されていませんでした。そのため、誰がどこまでを担うのかが曖昧になりやすく、手作業ゆえの入力ミスや二重管理、確認の手戻りといった非効率が生じやすい状況でした。
ご提案・開発アプローチ
そこで私たちは、これまで手作業で行われていた運営業務をシステム化し、運営全体の効率化を実現することをご提案しました。まず着手したのは現状の把握です。お客様へのヒアリングを丁寧に行い、いまどこに課題や問題点があるのかを一つひとつ洗い出しました。
あわせて、これまでの運用にはなかった新しい機能の可能性や、利用者にとっての UX（使い勝手）・視認性・可読性・操作性を、新規システムでどのように取り入れられるかという観点でも検討を重ねました。
これらを要件定義としてまとめたことで、登場人物（管理者／大会の責任者／参加チーム）ごとのフローを整理し、それぞれが「何をできるのか」を明確化することができました。この要件をもとに設計・実装を進めることで、責任分担・役割分担そのものの効率化を図りました。
実装した主な機能
要件定義で整理した登場人物ごとの役割にもとづき、主に以下の機能を実装しました。
- 大会情報の登録・管理：大会名・日程・会場・種目などの情報を登録し、一元的に管理できます。（管理者／責任者）
- 参加チーム・選手の登録：参加チームや選手の情報をオンラインで登録・申請できます。（参加チーム）
- エントリー受付・審査：参加申込を受け付け、責任者が内容を確認・承認できます。（責任者／参加チーム）
- 予約機能（宿泊・弁当）：大会にあわせて宿泊や弁当の予約を申し込み、運営側で予約状況を集約・管理できます。（参加チーム）
- 日程・プログラム管理：競技の日程やプログラムを作成・調整し、関係者へ共有できます。（管理者／責任者）
- 権限・役割管理：登場人物ごとに操作できる範囲を分け、役割に応じたアクセスを制御します。（管理者）
- お知らせ・通知：大会に関する連絡事項を参加者へ通知・掲示できます。（管理者／責任者）
- 各種一覧・検索表示：大会・チーム・予約などの情報を見やすい一覧で確認・検索できます。（全ユーザー）
- ステータス管理：申込中・承認済・予約確定などの状態を可視化し、進行状況を把握できます。（管理者／責任者）
導入による効果
これまで手作業で行っていた管理業務をシステム化したことで、運営全体の効率化・時短化を実現しました。情報が一元化され、関係者が同じ最新の状態を確認できるようになったことで、二重管理や確認の手戻りといった負担が軽減されています。宿泊や弁当の予約についても、申込から集約までをシステム上で一元的に扱えるようになり、集計や取りまとめにかかる手間を大きく減らすことができました。
また、登場人物ごとの役割と責任の範囲を明確にしたうえでシステムに落とし込んだことで、責任分担・役割分担が整理され、それぞれが自分の担当業務に集中できるようになりました。参加チームにとっては、視認性・操作性の高い画面で迷わず利用でき、運営側（管理者・責任者）にとっては、管理の負担を抑えながら大会をスムーズに進行できる基盤が整いました。
まとめ
本プロジェクトでは、まず登場人物と、それぞれの役割・責任の範囲を丁寧に洗い出すことから始めました。その整理を土台に要件定義とシステム設計を進めたことで、手作業に頼っていた運営業務の効率化・時短化を実現することができました。
私たちは、単に機能を作るのではなく、現状の課題のヒアリングから関係者ごとの役割整理までを含めて、運営そのものが回りやすくなる仕組みづくりをご支援しています。業務のシステム化や効率化をご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。
