海外ゴルフ旅行の手配を手がける旅行会社様（匿名）より、お客様からの予約リクエストの受付から現地手配、ご回答、予約確定までを一元管理できるWebシステムの開発をご依頼いただきました。掲載エリアは14カ国・46エリアを予定しており、2026年11月のリリースに向けて開発を進めています。
開発前の課題
海外のゴルフ場予約は、空き枠を見てその場で確定できるとは限りません。お客様のご希望を受け付けたあと、担当者が現地のゴルフ場へ空き状況やスタート時間、料金を確認し、その結果をお客様にご案内して承諾をいただく、という人の手を介した手配が必要です。
この流れをシステム化するにあたり、次の点が課題となっていました。
まず、やり取りの記録が分散しやすいことです。現地ゴルフ場との連絡はメールやLINE、WhatsAppなどシステムの外で行われます。また、お客様とメールでやり取りすると、その返信はシステムの履歴に残りません。どの案件がいまどこまで進んでいるのかを、ひとつの場所で確認できる仕組みが求められていました。
次に、海外ゴルフ旅行ならではの条件が多いことです。旅行中に複数のコースを回るお客様もいれば、ゴルフ場ごとに定休日や特別休業日もあります。参考料金もシーズンや曜日によって変わり、商品によっては「2名から」「4名から」といった人数の条件が付きます。一般的な予約フォームでは、こうした条件に対応しきれません。
ご提案・開発アプローチ
弊社がご提案したのは、即時予約の仕組みに業務を合わせるのではなく、「リクエストを受けて担当者が手配し、回答する」というコンシェルジュ型の業務をそのままシステムに落とし込むことです。現地への確認や決済はシステムの外に残し、その経過や結果を記録して、お客様へ確実にご案内する部分に開発の範囲を絞りました。
設計で特に重視したのは次の3点です。
- お客様とのやり取りをマイページに集約する
メールは「新しいメッセージが届いています」とお知らせする役割にとどめ、ご返信はマイページのメッセージから行っていただく形にしました。やり取りが必ずシステム内に残るため、後から経緯を確認できます。 - まとめて申し込めて、手配は1件ずつ管理できるようにする
お客様は1つのフォームから複数の予約をまとめて送信できます。一方、管理画面にはそれぞれ別のリクエストとして届くため、ステータスもメッセージも1件ごとに管理できます。同時に申し込まれた予約は紐付けて表示されるので、担当者は「1日目が取れないため、2日目と入れ替えてはいかがでしょうか」といったご提案もしやすくなります。 - 社内の管理とお客様への見せ方を分ける
ステータスは「請求書発行」「入金待ち」なども含めた8段階で管理しますが、社内業務のための区分はお客様の画面では「手配中」とまとめて表示します。担当者が細かく進捗を管理しながら、お客様には分かりやすい表示でお伝えできます。
開発は、実際に動く画面をお見せしながら定例会で仕様を確認する形で進めました。定例会で決まった内容は番号を付けて台帳で管理し、ご要望の変更や追加があっても、経緯や実装状況を追えるようにしています。
実装した主な機能
お客様向け
- 国・エリアによるゴルフ場の検索、おすすめ順の表示
- ゴルフ場の詳細ページ（写真、紹介文、ホール数、パー、所在地、地図、参考料金）
- 複数の予約をまとめて送信できるお申し込みフォーム
- お申し込みと同時に完了する会員登録
- 休業日を希望日として受け付けないチェック機能
- キャンセルポリシーや利用規約などへの同意確認
- マイページ（申込履歴、手配結果の確認、メッセージ、登録情報の変更、退会）
- 過去の申込詳細から同じゴルフ場へ再度申し込める導線
管理者向け
- 予約リクエストの一覧・詳細、未対応件数の表示
- 8段階のステータス管理と、キャンセル後は状態を戻せない遷移制限
- 現地とのやり取りを残せる対応メモ
- 手配結果の登録と、3種類の定型文によるご回答（送信前に文面を確認可能）
- メールとマイページのメッセージへの同時送信
- メールの送信履歴、失敗時の再送、送信の滞留検知
- ゴルフ場マスタ（シーズン・曜日別の参考料金、料金の単位、定休日、特別休業日、おすすめ設定）
- 国・エリアマスタ（追加、編集、削除、掲載順の変更）
- 会員管理、管理者アカウントの追加・停止
- 操作履歴の閲覧（対象データや対応メモへのリンク付き）
導入による効果
本システムはリリース前のため、ここでは導入によって見込まれる効果をご紹介します。
- 手配状況を一か所で把握できる：受付から確定までのステータス、対応メモ、お客様とのメッセージが案件ごとにまとまり、状況確認の手間を減らせます。
- ご回答の負担とミスを減らせる：登録した手配結果が定型文に差し込まれ、送信前に文面を確認できるため、作成の手間と記載ミスの抑制が期待できます。
- 担当者の交代に対応しやすい：経緯がシステムに残り、管理者アカウントも人数の上限なく追加・停止できるため、引き継ぎがしやすくなります。
- お客様の手間を減らせる：事前の会員登録なしで申し込め、複数の予約も一度に送信できます。手配結果もマイページでいつでも確認できます。
- 取扱いの拡大に対応しやすい：国・エリアやゴルフ場は管理画面から追加できるため、掲載先を増やすたびに開発を依頼する必要がありません。
まとめ
今回の開発では、予約の自動化を優先するのではなく、担当者による手配という業務の強みを活かしながら、情報が散らばりやすい部分をシステムに集約しました。すべてを自動化しなくても、記録や連絡の流れを整えるだけで、業務の見通しは大きく変わります。
メールやチャットでの予約対応、人の手を介した手配業務の管理にお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。
