「生成AIが話題だけれど、うちのような小さな会社で本当に使えるのだろうか」
「ChatGPTを触ってはみたものの、日々の業務にどう組み込めばいいかわからない」
このようなお悩みをお持ちの中小企業・小規模事業者の方は多いのではないでしょうか。
本記事では、従業員十数名規模の企業様における経理・事務業務への生成AI活用事例をもとに、導入前の課題から具体的な機能、導入後の効果までをわかりやすくご紹介します。生成AIの業務活用を検討している中小企業の担当者様は、ぜひ参考にしてください。
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経理・支払管理システム画面を触ってみる開発前の課題
今回ご相談いただいたのは、従業員15名ほどの卸売業の企業様です。経理と総務・事務をあわせて2名の担当者で回しており、次のような課題を抱えていました。
少人数で経理・事務のすべてを担っている
請求書の発行・受領、経費精算、取引先とのメール対応、社内文書の作成など、バックオフィス業務のほぼすべてを2名で担当していました。月末・月初には業務が集中し、残業が常態化している状況でした。
紙やPDFからの手入力に時間がかかる
取引先から届く請求書や領収書はPDFや紙が中心で、内容を会計ソフトやExcelに一件ずつ手入力していました。入力ミスによる差し戻しや確認作業も発生し、担当者の大きな負担になっていました。
定型的な文書作成に追われている
お礼メール、支払い案内、社内通知、議事録など、似たような文書を毎回ゼロから作成していました。「文章を考える時間」が積み重なり、本来注力したい業務に時間を割けていませんでした。
業務が属人化している
「この処理はあの人しかわからない」という業務が多く、担当者が休むと業務が止まってしまうリスクがありました。社内ルールや手順がマニュアル化されておらず、新しく人を採用しても教育に時間がかかる点も課題でした。
生成AIに興味はあるが使い方がわからない
経営者様は生成AIの活用に関心をお持ちでしたが、「何から始めればいいのか」「情報漏えいは大丈夫か」といった不安から、導入に踏み切れずにいました。
ご提案・開発アプローチ
弊社では、いきなり大規模なシステムを導入するのではなく、中小企業でも無理なく使い続けられる仕組みづくりを重視してご提案しました。
まずは業務の棚卸しから
最初に担当者様へのヒアリングを行い、日々の業務を一覧化しました。そのうえで「時間がかかっている業務」「判断が少なく定型的な業務」「ミスが起きやすい業務」を洗い出し、生成AIと相性の良い業務から優先的に取り組むことにしました。
小さく始めて段階的に広げる
すべての業務を一度にAI化するのではなく、効果が見えやすい書類の読み取りと文書作成の補助から着手しました。実際に使っていただきながら改善を重ね、徐々に対象業務を広げていく進め方です。
既存の業務フローに合わせた設計
新しいツールの操作を覚える負担を減らすため、普段お使いのブラウザから使える社内専用の業務システムとして開発しました。既存のExcelや会計ソフトへの取り込み形式にも合わせ、業務の流れを大きく変えずに使える設計としています。
セキュリティへの配慮
生成AIの業務活用で特に心配されるのが情報漏えいです。入力したデータがAIの学習に利用されないAPI経由での接続を採用し、アクセス権限の設定や操作ログの記録も行いました。あわせて、AIに入力してよい情報・いけない情報をまとめた社内向けの利用ガイドラインの作成もサポートしました。
実装した主な機能
1. 請求書・領収書の読み取り・データ化機能
PDFや画像をアップロードするだけで、生成AIが取引先名・日付・金額・品目・登録番号などを読み取り、一覧データとして出力します。担当者は内容を確認・修正するだけでよく、会計ソフトに取り込めるCSV形式でダウンロードできます。
2. 経費精算の仕訳候補の提案機能
領収書の内容から、過去の仕訳データをもとに勘定科目の候補を自動で提案します。最終判断は担当者が行うため、AI任せにせず正確性を保ちながら作業時間を短縮できます。
3. メール・社内文書の作成サポート機能
「支払い遅延のお詫び」「見積もり送付のご案内」など、用途と要点を入力するだけでビジネスメールや社内通知の下書きを作成します。自社でよく使う言い回しや署名をテンプレートとして登録しておけるため、毎回の手直しも最小限です。
4. 議事録の要約機能
会議の録音データや書き起こしたメモから、決定事項・担当者・期限を整理した議事録を自動で作成します。会議後に議事録をまとめる時間が大幅に短縮されました。
5. 社内マニュアル検索（社内Q&A）機能
社内規程や業務手順書を登録しておくと、「交通費の精算期限は？」「新規取引先の登録方法は？」といった質問に、生成AIが社内資料をもとに回答します。担当者への問い合わせが減り、属人化の解消にもつながっています。
導入による効果
入力・確認作業の時間を大幅に削減
請求書や領収書の手入力がほぼ不要になり、月末・月初に集中していた作業時間が大きく減りました。担当者様からは「入力作業に追われる感覚がなくなった」との声をいただいています。
入力ミスと差し戻しが減少
AIが読み取ったデータを人が確認する流れになったことで、転記ミスが減り、差し戻しや再確認の手間も少なくなりました。
文書作成のスピードが向上
メールや社内文書の下書きをAIが作成するため、ゼロから文章を考える時間がなくなりました。文面の品質も一定に保たれ、取引先対応の安定にもつながっています。
属人化の解消と教育コストの削減
社内Q&A機能により、手順やルールを誰でもすぐに確認できるようになりました。担当者の不在時にも業務が止まりにくくなり、新しく入社した方の教育もスムーズになっています。
本来の業務に時間を使えるように
削減できた時間を、資金繰りの管理や取引先との関係づくりなど、人にしかできない業務に充てられるようになりました。少人数の中小企業だからこそ、生成AIによる業務効率化の効果を実感しやすい結果となりました。
まとめ
生成AIは大企業だけのものではありません。むしろ、限られた人数で多くの業務を担う中小企業こそ、業務活用によるメリットが大きいといえます。
今回の事例のポイントは次のとおりです。
- 業務を棚卸しし、生成AIと相性の良い定型業務から始める
- 小さく始めて、効果を確認しながら段階的に広げる
- 既存の業務フローを大きく変えずに使える仕組みにする
- 情報漏えい対策と社内ルールの整備をセットで行う
- AIに任せきりにせず、最終確認は人が行う
経理や事務の負担を減らしたい、生成AIを業務に取り入れたいけれど何から始めればよいかわからない、という企業様は、ぜひお気軽に弊社までご相談ください。貴社の業務内容に合わせて、無理なく使える生成AI活用の仕組みをご提案いたします。
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