こんにちは株式会社みんなシステムズの営業の大石です。今回は、多くの企業様からご相談いただく「既存システムの老朽化問題」について、実際の導入事例を交えながらご紹介させていただきます。先日、長崎県佐世保市の製造業のお客様で基幹システムのリプレイスを実施し、劇的な業務改善を実現できた事例がありましたので、その経験も踏まえてお話しさせていただきます。
既存システムが古いと判断される基準
既存システムが古いと判断される主な基準として、技術的陳腐化、サポート終了、業務要件との乖離が挙げられます。具体的には、10年以上前の技術で構築されたシステム、メーカーサポートが終了したOS・ミドルウェア、現在の業務プロセスに対応できない機能制限などが該当します。
佐世保市のお客様の場合、15年前に導入したシステムを使用されていましたが、Windows Server 2008上で動作する旧式のシステムで、画面の操作性も悪く、一つのデータを入力するのに複数の画面を行き来する必要がありました。例えば、受注データの入力では、顧客情報画面、商品選択画面、在庫確認画面、納期設定画面と、4つの画面を順番に開いて入力する必要があり、1件の受注処理に平均15分もかかっていました。また、画面のレスポンスも遅く、次の画面に遷移するまでに10秒以上待つこともあり、従業員の皆様からは「システムを使うことがストレス」という声が上がっていました。
古い既存システムが企業に与える影響
業務効率の低下
古いシステムは処理速度の遅延や頻繁なシステムダウンを引き起こし、従業員の作業効率を大幅に低下させます。手作業での補完作業が増加し、本来の業務に集中できない状況が生まれます。
実際に佐世保市のお客様では、システムの処理速度が遅いため、月末の締め処理に丸2日かかっていました。さらに、システムが対応していない業務についてはExcelで別管理せざるを得ず、データの二重管理による入力ミスや、情報の不整合が月に数十件発生していました。営業担当者は外出先から在庫確認ができず、いちいち事務所に電話で問い合わせる必要があり、お客様をお待たせすることが頻繁にありました。このような非効率な業務フローにより、残業時間も増加し、従業員の疲労とモチベーション低下を招いていました。
セキュリティリスクの増大
セキュリティパッチが提供されない古いシステムは、サイバー攻撃の標的となりやすく、機密情報漏洩のリスクが高まります。特に個人情報を扱う企業では、法的責任も伴う深刻な問題となります。
佐世保市のお客様のシステムも、OSのサポートが終了しており、新たな脆弱性が発見されてもパッチが提供されない状態でした。また、パスワードの暗号化方式も古く、現在のセキュリティ基準を満たしていませんでした。幸いなことに被害は発生しませんでしたが、取引先からセキュリティ監査を受けた際に指摘事項として挙げられ、改善を強く求められていました。
レガシーシステムとは？
レガシーシステムとは、技術的に時代遅れとなった既存システムの総称です。機能面では現在も稼働しているものの、保守性や拡張性に課題を抱えており、企業の成長を阻害する要因となっています。
佐世保市のお客様のシステムも典型的なレガシーシステムでした。COBOL言語で開発された基幹部分に、後から様々な機能を継ぎ足していった結果、システム全体の構造が複雑化し、少しの修正にも多大な工数とコストがかかる状態になっていました。新しい取引先との電子商取引（EDI）連携や、スマートフォンでの操作対応など、現代のビジネスに必要な機能拡張が実質的に不可能な状態でした。
古いシステムを放置するリスク
保守コストの増加
既存システムが古いほど、専門技術者の確保が困難になり、保守コストが年々増加します。部品調達も困難となり、システム停止時の復旧時間も長期化する傾向があります。
佐世保市のお客様の場合、COBOLを理解できる技術者が社内におらず、外部のベテラン技術者に高額な費用を支払って保守を依頼していました。年間の保守費用は新システム導入費用の約30%にも達しており、5年間で新システムが導入できるほどのコストが保守だけで消えていく計算でした。また、ハードウェアの故障時には、製造終了した部品を中古市場で探す必要があり、復旧に1週間以上かかったこともありました。
競合他社との差別化困難
新技術を活用した競合他社と比較して、サービス品質や業務スピードで劣位に立たされ、市場競争力の低下を招きます。
実際に、競合他社がリアルタイムで在庫情報を提供し、即座に納期回答ができる中、佐世保市のお客様は翌日回答が精一杯という状況でした。その結果、スピードを重視する新規顧客の獲得が困難になり、既存顧客からも「対応が遅い」というクレームが増加していました。
レガシーシステムからの脱却方法
段階的なシステム更新
全面刷新ではなく、重要度の高い機能から段階的に更新することで、リスクを最小限に抑えながら現代化を進められます。
佐世保市のお客様では、まず最も業務影響の大きい受発注管理システムから更新を開始しました。新システムでは、UIが大幅に改善され、これまで4画面に分かれていた入力作業が1画面で完結するようになりました。ドラッグ&ドロップでの操作や、予測入力機能により、受注処理時間が15分から3分に短縮されました。また、営業担当者にはタブレット端末を配布し、外出先からリアルタイムで在庫確認と受注入力ができるようになりました。お客様の前で即座に在庫確認と納期回答ができるようになったことで、商談のスピードが格段に向上し、受注率も20%向上しました。
クラウド移行の検討
クラウドサービスへの移行により、初期投資を抑制しながら最新技術の恩恵を受けることが可能です。
佐世保市のお客様も、新システムはクラウド基盤上に構築しました。これにより、サーバーの初期投資が不要となり、導入コストを40%削減できました。また、システムのバージョンアップも自動で行われるため、常に最新のセキュリティ対策と機能を利用できるようになりました。災害時のBCP対策としても、データがクラウド上に保管されているため、万が一の際も業務継続が可能になりました。
まとめ
既存システムが古い状態を放置することは、企業経営に深刻な影響を与えます。適切な現状分析と計画的なシステム更新により、競争力のあるIT環境を構築することが重要です。
佐世保市のお客様の事例では、システムリプレイス後、受注処理時間が80%削減、月末処理が2日から4時間に短縮、営業の生産性が30%向上という驚異的な成果を達成しました。初期投資は確かに必要でしたが、業務効率化による人件費削減と、営業力強化による売上増加により、わずか2年で投資回収の見込みが立っています。何より、従業員の皆様から「仕事が楽しくなった」「お客様により良いサービスを提供できるようになった」という声をいただけたことが、最大の成果だと感じています。システムの老朽化でお悩みの企業様は、ぜひ早めの対策をご検討いただければと思います。
