「電話対応のために本来の業務ができない…」
「人手不足で電話に出られず、機会損失が発生している…」
「深夜・早朝の電話対応が負担になっている…」
このような課題をお持ちの経営者様は少なくありません。本記事では、IP電話自動受付システム「Simple5」を活用した業務時間の削減と、導入による経営メリットについて解説します。
Simple5とは？具体的な仕組みを解説
目次
基本的な仕組み
- お客様からの電話を自動応答
- 営業時間内外に関わらず、全ての着信に自動で対応
- ガイダンスに従ってダイヤル入力で用件を選択
- 全ての通話内容を自動録音
- ダイヤル入力による分岐システム
- 例：「ご用件の番号を押してください」
- 1番：予約に関するご用件
- 2番：営業時間のご案内
- 3番：お問い合わせ
- 例：「ご用件の番号を押してください」
- 管理画面での一元管理
- 着信履歴の確認
- 通話音声データの再生
- 通話内容の文字起こしデータの確認
- SMS送信機能
導入による具体的な業務改善
予約受付の流れ
- ガイダンス：「ご用件の番号を押してください」
- お客様：「1」（予約）を押す
- ガイダンス：予約受付の案内を再生
- 通話内容を録音
- 管理画面で内容を確認
お問い合わせ対応の流れ
- ガイダンス：「ご用件の番号を押してください」
- お客様：「3」（お問い合わせ）を押す
- ガイダンス：問い合わせ内容の録音案内
- 通話内容を録音
- 管理画面で内容を確認・対応日9時から20時、土日祝は10時から18時となっております」
留守番電話としての活用例
- ガイダンス：「承りました。担当者へメッセージを転送いたします」
- お客様：「担当者の〇〇さんにご連絡したいのですが」
- ガイダンス：「担当者が不在です。メッセージをお預かりいたしますので、お名前とご用件をお話しください」
- お客様：（メッセージを残す）
- 通話内容を録音
- 管理画面で内容を確認
コスト面の課題
- 電話対応専任スタッフの人件費が重い
- 時間外対応による残業代の増加
- 受付ミスによる売上機会の損失
- 従業員の離職リスク
Simple5で実現する電話対応の自動化
1. 24時間365日の自動受付
- 営業時間外でも予約や問い合わせに対応
- 予約システムと連携し、空き状況を自動回答
- 顧客データベースと連携した個別対応が可能
2. 導入がカンタン
- 電話自動対応による応答時間が削減
- 工事不要でスピーディーな導入
- シンプルな操作性で従業員の教育も簡単
- 必要に応じて段階的な機能拡張が可能
Simple5導入の流れ
1. 初期設定もカンタン（所要時間：約2時間）
- 応答メッセージの設定
- 転送ルールの設定
- スタッフへの操作説明
- テスト運用の実施
2. 完全自動化された運用が可能です
- 電話応対を全て自動録音
- 通話内容に応じて、SMSを送信できる機能
- 人手を介さない24時間対応
- 設定後の難しい運用は一切不要
3. 継続的な改善も行っております。
- お客様からのフィードバックを収集・アップデート
- コスト削減効果の検証
- 新機能の追加検討
導入企業からの声
「スタッフの負担が大幅に減り、本来の接客業務に集中できるようになりました。」
（美容室経営 A社長）
「深夜の予約も自動で受け付けられるようになり、売上が増加しました。」
（整体院経営 B院長）
「従業員の残業時間が減り、働き方改革の推進につながりました。」
（飲食店経営 C社長）
まとめ
Simple5は上記の通り以下のサービスを提供します：
- 24時間対応の自動応答
- 通話内容の自動録音
- 管理画面による通話内容の管理
またこの導入により、以下のような効果が期待できます：
- 人件費の削減
- 業務効率の向上
- 顧客満足度の向上
詳細な内容をお知りになりたい場合は、お問い合わせ下さい
弊社のチームが、お客様の業態に合わせた最適なプランをご提案いたします。
