「Excelで受注管理をしてきたけど、そろそろ限界かもしれない」
取引先と注文が増えるほど、多くの中小企業がこの壁にぶつかります。
結論から言うと、受注管理システムの作り方は「クラウドサービスを使う」「ノーコードツールで自作する」「開発会社に依頼する」の3つです。
注文のパターンがシンプルならクラウドサービスで足ります。
取引先ごとに価格や納品ルールが違う、在庫や請求までつなげたい、という場合は開発会社への依頼が向いています。
本記事では、受注管理の基本と必要な機能、3つの作り方の費用・期間の違い、開発会社に依頼するときの進め方を、実際の開発事例とあわせて解説します。
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受発注・在庫管理システム画面を触ってみる受注管理とは？受注管理システムでできること
受注管理とは、お客様から注文を受けてから、出荷・請求・入金確認までの流れを管理する業務です。
受注管理システムは、この一連の流れを1つの画面とデータでつなぐ仕組みです。
ポイントは「注文の登録」だけでなく、在庫・出荷・請求までが同じデータでつながることです。
Excelでは、ここがファイルごとに分かれて転記が発生しがちです。
| 業務 | Excel・紙での管理 | 受注管理システムでの管理 |
|---|---|---|
| 注文の受付・登録 | 電話・FAX・メールの内容を手で転記 | 得意先が画面から発注、または取り込み |
| 在庫の引き当て | 別ファイルの在庫表を見て確認 | 受注登録と同時に在庫を確認・引き当て |
| 出荷・納品 | 納品書をWordやExcelで作成 | 受注データから納品書を発行 |
| 請求・入金確認 | 請求書を作り、通帳と突き合わせ | 請求書を発行し、振込データで消込 |
| 売上の集計 | 月末に手作業で集計 | いつでも画面で確認 |
受注管理システムと受発注管理システムの違い
受注管理は「お客様からの注文」を扱います。
受発注管理は、これに「仕入先への発注」と入荷・在庫の管理を加えたものです。
部材を仕入れて製品を作るメーカーや、仕入れて販売する卸・小売では、受注と発注をまとめて管理するケースが多くなります。
Excelで受注管理を続ける3つの限界
Excelはすでに社内で使われているため、受注管理の第一歩としては理にかなっています。
ただし、注文件数と担当者が増えると、次の3つの問題が出てきます。
| 限界 | 現場で起きること |
|---|---|
| データが増えると重くなる | 数千行を超えると、開くだけで待たされる。関数の再計算も遅くなる |
| 複数人で同時に使えない | 「ファイルがロックされています」と表示される。上書き保存で誰かの入力が消える |
| 作った人しか直せない | 関数やマクロの仕組みが分からず、担当者が休むと修正できない |
特に危ないのは3つ目の「属人化」です。
動作の遅さは我慢できても、担当者の退職で受注業務が止まると、取引先に迷惑がかかります。
Googleスプレッドシートで共有している場合の問題は、スプレッドシートでの受注管理の限界で詳しく解説しています。
受注管理システムに必要な機能
作り方を選ぶ前に、必要な機能を「最初から必要なもの」と「あとで足せばよいもの」に分けておきます。
最初から全部を入れようとしないことが、費用を抑えるいちばんの近道です。
| 区分 | 機能 |
|---|---|
| 最初から必要 | 受注の登録・編集、得意先・商品マスタ、納品書・請求書の発行、売上の確認 |
| 業務によって必要 | 在庫の引き当て、仕入先への発注、見積書の作成、入金消込、権限の分け方 |
| あとで足しやすい | 得意先が自分で発注する画面、会計ソフトやECとの連携、分析・グラフ |
FAXやメールで届く注文書の入力そのものを減らしたい場合は、AIで受発注業務を自動化する方法も参考になります。
受注管理システムの作り方｜3つの方法を比較
受注管理システムを用意する方法は、大きく3つあります。
費用と期間の目安は次のとおりです。
| ① クラウドサービスを使う | ② ノーコードツールで自作 | ③ 開発会社に依頼 | |
|---|---|---|---|
| 費用の目安 | 初期 無料〜数十万円 月額 1,000円〜（人数・機能で変動） | ツール利用料 月額数千円〜数万円 ＋社内の作業時間 | 土台をカスタマイズ：初期50万円〜＋月額3万円〜 フルスクラッチ：200万円〜 |
| 期間の目安 | 数週間〜2ヶ月 | 1〜3ヶ月 | 2〜8ヶ月 |
| 自社業務への合わせやすさ | △ 標準機能に業務を合わせる | ○ ツールの制約の範囲で | ◎ 業務に合わせて作る |
| 保守 | ○ 提供会社が対応 | △ 作った社員次第 | ○ 開発会社が対応 |
| 向いている会社 | 注文のパターンがシンプル | 社内にITに詳しい人がいる | 取引先ごとのルールが多い・在庫や請求とつなげたい |
※③の金額は当社の目安です（税別）。開発会社の費用相場全体は受発注管理システムの開発費用相場で詳しく解説しています。
① クラウドサービスを使う
製品として完成している受注管理システムを、月額料金で使う方法です。
申し込めばすぐ使い始められ、サーバーの管理も不要です。
注意したいのは、自社特有のルールに対応しきれないケースです。
たとえば「特定の取引先だけ価格体系が違う」「承認の流れが複雑」といった業務です。
システムで扱えない業務だけExcelに残る「二重管理」になりやすい点は、契約前に確認しておきましょう。
② ノーコードツールで自作する
kintoneやPower Appsなどのツールで、プログラミングなしに自社用の画面を作る方法です。
社内にITに詳しい担当者がいれば、小さく早く始められます。
ただし、業務が複雑になるとツールの制約にぶつかります。
作った担当者がいなくなると直せなくなる点は、Excelと同じです。
③ 開発会社に依頼する
自社の受注の流れ、取引先ごとのルール、在庫や請求とのつながりを、そのままシステムにする方法です。
依頼の仕方は2つあります。
- 土台をカスタマイズする：受発注・入庫・在庫照会・棚卸などの基本機能をもとに、自社の業務に合わせて開発会社が作り込む。費用と期間を抑えやすい
- フルスクラッチで作る：ゼロから設計する。業務が特殊な場合や、既存システムとの連携が多い場合に向く
初期費用は①②より高くなります。
その代わり、手作業が残らず、受注・在庫・請求をまとめて効率化できます。
開発サービスのご案内貴社専用にカスタマイズする受発注・在庫管理システム初期50万円〜（税別）動く受発注・在庫管理システムを土台に、画面や機能を貴社に合わせてカスタマイズします。取引先向けの画面や会計ソフト連携などは必要なものだけ追加できます。開発の詳細・費用を見る →どの作り方が自社に合う？判断のチェックリスト
次の項目に2つ以上当てはまるなら、クラウドサービスより開発会社への依頼を検討する価値があります。
- 取引先ごとに価格・掛け率・納品ルールが違う
- 受注だけでなく、発注・在庫・請求・入金消込もまとめて管理したい
- クラウドサービスや市販ソフトを試したが、業務に合わなかった
- 受注の仕組みを1人の担当者やエンジニアだけが把握している
- 今後も取引先や注文件数が増える見込みがある
反対に、注文の形が決まっていて、取引先ごとの例外が少ないなら、まずクラウドサービスを試すのが手軽です。
開発会社に依頼する場合の進め方
「まだ何を作りたいか決まっていない」段階でも相談はできます。
一般的には、次の5ステップで進みます。
| ステップ | やること | 発注側が用意するもの |
|---|---|---|
| 1. 現状の整理 | 注文が来てから入金確認までの流れを洗い出す | 今使っているExcel・帳票、困っていること |
| 2. 機能の優先順位 | 最初に作る機能と、あとで足す機能を分ける | 予算と使い始めたい時期の目安 |
| 3. 見積もり・比較 | 機能ごとの費用を確認する | 複数社の見積もり |
| 4. 開発・テスト | 画面を確認しながら作り、実データで試す | テスト用のデータ、現場の担当者の確認 |
| 5. 移行・運用 | Excelのデータを移し、運用を始める | 移行するデータの範囲の判断 |
いちばん大事なのは1の「現状の整理」です。
「電話で受けてExcelに入力して、月末に請求書を作る」のように、日常の言葉で書き出すだけで十分です。
準備の詳細は要件定義で発注側が準備することにまとめています。
受注管理システムの開発事例
「オーダーメイドは大企業の話」と思われがちですが、当社では社員10名前後の企業からのご依頼も多くあります。
受注管理を含むシステムを開発した3つの事例を紹介します。
| 事例 | 開発前の状態 | 作ったもの |
|---|---|---|
| 金属加工製品の販売業 | 見積〜入金管理まですべてExcel | 得意先の自動見積・発注、受注管理、納品書・請求書発行、振込データでの入金消込、手形管理 |
| ワイヤーハーネス製造業 （330万円・約5ヶ月） | 市販の販売管理ソフトが業務に合わない | 受注・発注管理、在庫管理、見積書・納品書・請求書の発行、部材不足のアラート |
| 金融サービス業・社員約10名 （400〜500万円・8ヶ月） | 1人のエンジニアが作ったWordPressの仕組みに依存 | 注文管理、顧客管理、在庫管理、売上集計、入金の自動照合 |
Excel管理から、見積〜入金消込まで一元化（金属加工製品の販売業）
見積・受注・請求・入金管理をすべてExcelで行っていた企業です。
得意先が自分で見積を計算して発注できる画面と、社内の受注確認・請求書発行・入金消込の画面を分けて作りました。
詳しくは金属加工製品販売業向け受注管理システムの開発事例をご覧ください。
市販ソフトから乗り換え、在庫不足に気づける仕組みに（ワイヤーハーネス製造業）
市販の販売管理ソフトが自社の業務の流れに合わず、部材の在庫不足にも気づきにくい状態でした。
受注登録のときに必要な部材が足りないとアラートが出て、そのまま発注画面へ進める設計にしています。
2022年11月のリリース後、3年以上にわたって保守・改修を続けています。
詳しくは受発注・在庫管理システムの開発事例をご覧ください。
1人のエンジニア依存から脱却（金融サービス業）
知人のエンジニア1人が作ったWordPressベースの受発注管理システムを使っていた企業です。
その人が忙しいと修正が止まり、売上集計のたびにCSVを手作業で加工していました。
リプレイス後は、注文対応の手間が約50%減り、毎日30分〜数時間かかっていた入金確認が数秒で終わるようになりました。
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受注管理システムの作り方に関するよくある質問
Q. 受注管理システムは自分で作れますか？
A. Excelやkintoneなどのノーコードツールで作ることはできます。
ただし、作った人しか直せない状態になりやすく、注文件数や取引先が増えると限界がきます。
数年使い続ける前提なら、保守を誰が担うかまで決めてから作りましょう。
Q. 開発会社に頼むと、いくらくらいかかりますか？
A. 当社の場合、基本機能の土台をカスタマイズする形なら初期50万円〜＋月額3万円〜（税別）、ゼロから作るフルスクラッチなら200万円〜が目安です。
上の事例では、330万円（約5ヶ月）や400〜500万円（8ヶ月）で開発しています。
Q. 今使っているExcelのデータは移せますか？
A. 得意先・商品・過去の受注データなどは、多くの場合移行できます。
ただし、表記ゆれや入力漏れがあると整理が必要です。
どこまでの期間のデータを移すかを、早めに決めておくとスムーズです。
Q. クラウドサービスと開発、どちらから検討すべきですか？
A. まずクラウドサービスで業務が回るかを確認するのがおすすめです。
試してみて「この取引先の処理だけExcelに残る」といった例外が多ければ、開発を検討するタイミングです。
まとめ
受注管理システムの作り方は、「クラウドサービスを使う」「ノーコードツールで自作する」「開発会社に依頼する」の3つです。
注文のパターンがシンプルなら、クラウドサービスがいちばん手軽です。
取引先ごとのルールが多い場合や、受注・在庫・請求をまとめたい場合は、開発会社への依頼が中小企業でも現実的な選択肢です。
基本機能の土台をもとに作り込む方法なら、初期費用を抑えて始められます。
株式会社みんなシステムズでは、自社の業務に合わせてカスタマイズする受発注管理システムを開発しています。
料金や対応できる機能は受発注管理システムのサービスページでご確認いただけます。
「うちの場合はどの方法が合うか知りたい」という段階でも、お気軽にご相談ください。
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