ー導入の背景と課題
「この人がもしいなくなったら・・・」という、属人化への危機感
以前は、知人のエンジニアさんに開発をお願いして、WordPressをベースに開発した受発注管理システムを使っていました。非常に優秀で柔軟な方だったのですが、基本的にその方一人で全ての開発・保守を行っていました。
事業が拡大し、売上規模が10億円、社員も10名ほどに増えてくると、どうしても一人エンジニアの限界を感じるようになりました。
また、システムが一部統合されておらず、必要なデータを出すためにCSVを書き出し、そこから手作業でフィルタリングをする……といったアナログな作業も残っていました。
経営側と現場のコミュニケーションもうまく取れておらず、「不便だけど仕方がない」という諦めの空気が現場にはあったのかもしれません。
そのエンジニアさんが別の案件で忙しいと、こちらの機能改修に手が回らず、納期がずれ込んで業務に影響が出ることがあったんです。基幹システムを一人しか対応できない状況は、経営リスクとして避けたいと強く感じ、システム開発の依頼（リプレイス）を決断しました。
付き合いのある会社に相談もしましたが、完全オーダーメイドでシステムを開発する（スクラッチ開発）の見積もりは非常に高額で、もう少しコストを抑えつつ、しっかりと相談に乗ってくれる会社を探していました。
ー選定のポイント
提案力と見積もりの納得感、「わざわざ会いに来てくれる」アナログな信頼感
複数の会社と比較しましたが、みんなシステムズさんに決めた理由は、「提案力」「納得感」「安心感」です。
正直、システム開発の知識がない私にとって、各社の見積もり金額になぜ差があるのか、よく分かりませんでした。
しかし、みんなシステムズさんは、初回相談の段階からこちらの課題に踏み込んで、「具体的にどう使うのか」細かな確認をしてくれました。
「この機能にはこれくらいの費用がかかる」「こうすればコストを抑えられる」と、予算内で収めるために必要な機能と不要な機能を整理し、誠実に向き合ってくれました。
見積書には機能を一つひとつ洗い出して書いてあり、「予算内でやるならここまで」「予算外だけどやったほうがいいのはこれ」と明確に提示してくれたので、見積もりの妥当性を感じることができました。
対面でのコミュニケーション
そして何より大きかったのは、直接会いに来てくれるアナログな姿勢でした！
今の時代、オンラインで済ませる会社が多い中で、わざわざ足を運んで対面で話を聞いてくれたことは、任せる上での安心材料になりました。組織としての安定感もありつつ、私たちの規模感に寄り添ってくれると判断しました。
ー導入後の効果
「ワンクリック」で見える化。属人化リスクからも解放
新システムをリリースし、変わったなと感じるのは「リアルタイム性」と「業務効率」です。
これまでCSVを出力して加工していた集計作業が、システム統合によってボタン一つで完了するようになりました。
「今、どうなっているか」の合計がワンクリックで分かる。これは経営判断をする上で非常に大きいです。
また、これまですべて手動で返信していた受注メールも、条件（備考欄の有無など）に応じて自動処理できるようになりました。体感として業務負担は50％減くらいになったと感じています。
毎日の消込作業も数時間から数秒に
これまで消込作業とメール送信をExcelマクロを利用していましたが、その作業に毎日30分〜数時間ほどかかっており、日に日に量も多くなってExcelでは限界に達していました。
しかし、新しいシステムになってからMoneyLookというツールと連携をして銀行の振込情報と照合して自動で消込ができるようになり、毎日の作業が数秒で終わるようになって業務が劇的に改善いたしました。
社員のエンゲージメント向上という「嬉しい副反応」
以前は一人の外部エンジニアに保守を任せていたため、改修の対応に限りがありました。そのため、社員から「もっとこうしてほしい」という声があっても、すぐに反映することが難しく、改善案を広く募る余裕もありませんでした。
しかし、みんなシステムズさんにシステム開発を依頼したことで、保守体制が整い、改修にかかる時間やコストを心配する必要がなくなりました。その結果、社員に対して「改善したいことがあれば何でも提案してほしい」と積極的に呼びかけられるようになりました。
実際に社員の声がシステムに反映されるようになると、『言えば会社は改善してくれる』という信頼感が社内に広がりました。「意見を言っても大丈夫」という心理的安全性が生まれたことは、単に優しい上司がいること以上に、会社全体への信頼につながっていると実感しています。「システムが使いやすくなった」「自分の意見が反映された」という実感が、社員の仕事へのやりがいや主体性の向上に繋がったのは、嬉しい副反応でした。
ーシステム開発後の感想と今後の展望
基幹システムを作りたい企業におすすめしたい！今後はAIを取り入れた受発注管理システムに
「要件も決まっていない」けど、我が社のようにメインとなる基幹システムを、一から作りたいという経営者の方がいれば、みんなシステムズをおすすめします。
実は、システムをリリースする日もエンジニアさんが来てくれました。
「何かあったら対応します」というみんなシステムズの姿勢にすごく信頼できますし、そういったシステム開発会社は中々ないんじゃないかと思います。
要件定義から開発を終了するまで一人のエンジニアさんが担当してくれるので、齟齬が起きにくいのも安心できました。担当してくれるエンジニアが、対応してくれることや問い合わせに対して素早く対応していただけることも安心感につながっています。
こちらからの問い合わせには必ず返答がありますし、業務外のことかもしれない問い合わせに対しても誠実に対応していただくことができました。
今後はAIを使って受発注システムをより良いものにしていくために追加開発も検討しています。
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