ー導入の背景と課題
「電話が来るたびに、仕事が止まる」一人事務所ならではのジレンマ
一人で事務所を運営していると、電話への対応がどうしても難しくて。クライアントとの打ち合わせ中や、集中して資料を作っているときに電話が鳴っても、すぐには出られません。でも、出られなかったことへの罪悪感みたいなものもあって、作業を中断して折り返してみると営業電話だった、ということが本当に多くて。その繰り返しで、かなりの時間と集中力をロスしていました。
営業電話も多くて、出てしまうと断るのにも時間がかかるんです。相手も仕事でやっていることはわかっているので、邪険にもできないし、でも話を聞いていると10分、15分と時間が過ぎてしまう。一人でやっているからこそ、その時間のロスが直接、仕事の遅れや質の低下につながってしまうんですよね。本来やるべき仕事に集中したいのに、電話対応に振り回されている感覚がずっとありました。このままではいけないと思いながらも、どう解決すればいいのか、長い間ずっと悩んでいました。
ー選定のポイント
「オプション追加なし」で使える機能の充実さが、最終的な決め手に
みんなシステムズの岩坪様からご紹介いただいたのがきっかけです。紹介していただいた時点ではまだ半信半疑で、導入前に他の類似サービス（IVR）もいくつか試してみました。ただ、使ってみると『文字起こし』や『Slackとの連携』といった、実際に使いたい機能がオプション料金を追加しないと使えないものが多くて。一つひとつの金額は小さくても、必要な機能を全部揃えようとすると、費用がどんどん膨らんでしまうんです。一人事務所でそこまでコストをかけるのは現実的じゃないと感じていました。
そんな中でSimple5は、文字起こしもSlack連携も、追加料金なしで最初から全部使えると聞いて、これだと思いました。機能が揃っているのはもちろんですが、料金体系がシンプルでわかりやすいのも大事なポイントで。一人でやっている事務所にとって、毎月のコストが予測しやすいというのは、導入のハードルをぐっと下げてくれました。他のサービスと比べて迷う理由がなかったですね。
ー導入後の効果
営業電話への対応が減り、業務に集中できるようになった
導入してから、営業電話への対応が本当に減りました。以前は着信のたびに『出るべきか、折り返すべきか』と気になってしまって、それだけで集中力が途切れてしまっていたんですよね。今はSimple5が一次対応してくれるので、本当に対応が必要な電話かどうかを落ち着いて判断できるようになりました。結果として、営業電話にわずらわされることがほぼなくなって、仕事に向き合える時間が格段に増えました。集中できる環境が整うと、クライアントへのアウトプットの質も変わってくるので、導入してよかったと心から思っています。
「折り返す前に内容がわかる」文字起こし機能が生む、小さくない安心感
留守電って、聞き直すのが意外と面倒なんです。移動中や次の予定の合間に確認しようとしても、音声だと再生しながらメモを取らないといけないし、聞き取れなかった部分を何度も巻き戻すのも地味にストレスで。でも文字起こしがあれば、ざっと読むだけで内容がすぐに把握できる。それだけでも、ずいぶん楽になりました。
さらに良いのは、折り返しをかける前に用件がわかっていることで、会話の準備ができるんです。『この方はこういう用件で電話してきたんだな』と把握した上でかけ直せるので、やり取りがとてもスムーズになりました。何を聞かれるかわからない状態で電話するのと、要件を把握した上でかけ直すのでは、対応の質が全然違います。相手にとっても、きちんと準備して折り返してもらえる方が印象が良いと思いますし、こんなに便利な機能が追加料金なしで使えるのは、本当にありがたいですね。
ーSimple5導入後の感想と、同じ悩みを抱える方へ
電話対応の見直しが、業務フロー全体を変えるきっかけになった
一人や少人数で事業をされている方に、ぜひおすすめしたいです。電話対応って、どうしても『まあ何とかなっている』と後回しにしがちな課題だと思うんですが、実際に見直してみると、そこから業務全体の流れを整理するきっかけになるんです。私自身、Simple5を導入したことで、電話対応だけじゃなく、業務フロー全体をもう一度見直す良い機会になりました。小さなところから少しずつ改善していくことで、働き方って変わっていくんだと実感しています。
導入前に不安だったことは特になかったです。シンプルに使えるサービスなので、難しく考えずにすぐ始められました。むしろ、もっと早く導入しておけばよかったと思っているくらいです。電話対応に悩んでいる方は、ぜひ一度試してみてほしいですね。
