ー業務代行サービスの依頼前の課題
レセプト業務をはじめとした事務業務において、特定の社員に大きく依存した運営体制が長年続いていました。日々の業務は問題なく回っていたものの、その社員が体調不良で休んだ際や、万が一退職してしまった場合には業務がストップしてしまうという潜在的なリスクを常に抱えており、組織としての安定性に大きな不安を感じていました。
そこで人員を補充しようと考えても、調剤薬局のレセプト業務は専門性が高く、即戦力となる人材の確保は容易ではありません。一から教育するとなると相応の時間とコストがかかり、本来注力すべき薬局業務に集中したい中で、人材採用・育成に多くのリソースを割かざるを得ない状況に、時間的にも経済的にも限界を感じていました。
ー業務代行サービスの依頼後の効果
みんなシステムズさんに業務代行をお任せしたことで、まず特定の社員に業務が集中していた状態から脱却できました。これまで一人の社員が抱え込んでいた業務を社外のプロに分担いただけたことで、社内スタッフは本来注力すべき薬局業務に専念できる環境が整い、現場の負荷も大きく軽減されました。
また、「もしあの社員が辞めてしまったら…」という漠然とした不安から解放され、長期的な視点で安心して経営に向き合えるようになったことも大きな変化です。業務の属人化リスクが軽減されたことで、継続性のある安定した運営体制を構築できたと実感しています。
ーみんなシステムズを選んだ理由
調剤薬局のレセプト業務は非常に専門性が高く、これまで複数の業者にお問い合わせをしてきましたが、「対応可能」と言っていただける会社にはなかなか巡り会えませんでした。話を聞いた段階で辞退される業者もあり、半ば諦めかけていた時期もあったというのが正直なところです。
そのような中で、みんなシステムズさんは私たちの業務内容を丁寧にヒアリングし、課題に対して真摯に向き合ってくださいました。担当者の方の理解の早さや、現場の事情を汲み取った柔軟な対応力には驚かされ、「この会社になら安心して任せられる」と確信できたことが、最終的な決め手となりました。専門性が問われる業務でありながらも、こちらの言葉を一つひとつ正確に受け止めてくださる姿勢に、大きな信頼を感じています。
ー総評
これまで複数の業者にご相談しても対応可能な会社が見つからず、もはや自社で何とかするしかないと半ば諦めかけていた中で、みんなシステムズさんに業務代行を実現していただいたことには本当に感謝しています。
担当者の方の誠実な対応と高い専門性により、現在は安心して業務をお任せできる体制が整いました。現在は、みんなシステムズさんに業務フローの整備からご対応いただいており、レセプト業務・請求書業務・市への請求書業務まで一連の流れを包括的にサポートしていただいています。業務全体が可視化・標準化されたことで、社内外を問わず引き継ぎや確認がしやすい体制が整い、属人化の解消という当初の目標を着実に実現できていると感じています。
今後の期待としては、現在ご担当いただいている方が実質1名ではありますが、みんなシステムズさん内部でも属人化が生じないよう、複数のスタッフへの引き継ぎや情報共有を計画的に進めていただける予定とのことで、大変心強く感じています。担当者が変わる場面においても現在と同等の品質が維持される体制づくりに取り組んでいただけることで、長期にわたって安定したパートナー関係を築いていけるものと期待しております。
なお、長崎県内においてもDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が求められる中、当薬局では薬の調剤・管理においてもデジタル化をいち早く導入しており、業務全体のデジタル化に積極的に取り組んでいます。そこにみんなシステムズさんによるレセプト・請求書業務のデジタル対応・業務フロー整備が加わることで、調剤から事務処理に至るまで一貫したデジタル運営体制が実現しました。長崎県内の薬局としていち早くDXを実践する存在として、今後もみんなシステムズさんとともに、さらなる業務改善・品質向上に取り組んでいけることを期待しています。
