あなたの会社でも起きていませんか？FAX依存が生む5つの「困った」

「もうFAXは使っていない」と思われがちですが、建設業・医療・製造業・士業・不動産業などでは、今もFAXが重要な連絡手段として使われています。

ただし、紙とFAX機に依存した運用を続けていると、日々の業務の中で見えにくいムダやリスクが積み重なります。普段は問題なく見えても、故障や人手不足、テレワーク対応が必要になった瞬間に、大きな課題として表面化しやすいのが特徴です。

ここでは、従来のFAX機・複合機を使い続けることで起こりやすい代表的な課題を5つ紹介します。「うちでも同じことが起きている」と感じたら、FAXクラウドへの見直しを始めるタイミングかもしれません。

「FAX機が突然壊れた」—業務が止まるリスクが大きい

ある日突然、複合機にエラーが表示されてFAXが使えなくなる。修理を依頼しても、すぐに対応してもらえない。こうしたトラブルは珍しくありません。

FAX機や複合機はハードウェアである以上、いつか必ず故障します。問題は、故障した瞬間に「受注」「発注」「見積送付」などの重要業務まで止まりやすいことです。FAXで届く注文書や図面、帳票類は電話だけでは代替しにくく、業務の遅延や機会損失につながります。

さらに、リース契約中の機器であれば、修理費や契約条件の確認も必要です。故障そのものだけでなく、確認や調整にかかる時間まで含めて、現場の負担は想像以上に大きくなります。

「テレワークできない」—紙の受信が出社を前提にしてしまう

テレワーク環境を整えていても、FAXだけは会社でしか確認できない。こうした理由で、完全なリモートワークに移行できない企業は少なくありません。

原因はシンプルです。紙で受信するFAXは、物理的にその場へ行かなければ確認できないからです。FAX確認のためだけに出社する、週に数回だけ担当者が会社へ行く、といった非効率な運用が発生します。

これは単なる手間の問題ではありません。育児・介護・遠方通勤など事情のある社員にとっては、働き方の制約にもなります。結果として、柔軟な働き方を実現しにくくなり、人材採用や定着にも影響を与えます。

「受信したFAXが見つからない」—紙管理は想像以上に非効率

「先週届いた注文書はどこ？」「前回の見積依頼FAXをもう一度見たい」――そんなとき、紙のFAXは探すだけで時間がかかります。

受信した紙を仕分けし、担当者へ渡し、ファイリングし、必要なときに探し出す。この一連の作業はすべて手作業です。紙のFAX運用には、毎日少しずつ人手と時間が奪われる構造があります。

しかも、保管方法が担当者ごとに違うと、「どこにあるか分かるのが特定の人だけ」という属人化も起こります。担当者が休みの日には、書類が見つからず業務が止まることもあります。

長期保管が必要な書類が多い会社では、キャビネットや棚のスペースも圧迫されます。紙の管理は、保管コストまで含めて考える必要があります。

「FAX番号を変えたくない」—移行のハードルが高く見える

FAXの見直しを考えたとき、多くの企業が不安に感じるのが「今のFAX番号をそのまま使えるのか」という点です。

長年使ってきた番号を変更すると、取引先や顧客への案内、帳票の修正、ホームページや名刺の更新など、想像以上に手間がかかります。そのため、設備や運用に不満があっても、変更をためらってしまうケースは少なくありません。

しかし実際には、サービスによっては既存のFAX番号をそのまま引き継げるケースも多く、番号変更が必須とは限りません。「番号が変わるから無理」と決めつける前に、移行可否を確認することが大切です。

「複合機のリース費用が重い」—見えにくい固定費が積み上がる

複合機のコストは、月々のリース料だけではありません。保守費、カウンター料金、用紙代、トナー代、FAX回線費、電気代など、さまざまな費用が積み重なります。

「1台あたり毎月いくらかかっているのか」を正確に把握できていない企業は意外と多いものです。気づかないうちに、年間で数十万円単位のコストになっていることもあります。

費用の種類	月額目安	年間換算
複合機リース料	8,000〜25,000円	96,000〜300,000円
保守・メンテナンス費	3,000〜8,000円	36,000〜96,000円
用紙・トナー代	2,000〜5,000円	24,000〜60,000円
FAX回線費	1,700〜3,000円	20,400〜36,000円
電力費	500〜1,000円	6,000〜12,000円
合計	15,200〜42,000円	182,400〜504,000円

しかも、リース契約中は途中解約しにくく、コストが高いと分かっていても見直しづらいのが実情です。固定費の重さは、企業の柔軟な経営判断を妨げる要因にもなります。

FAXクラウドとは？仕組みを3分で理解する

FAXクラウドは、従来のFAX機の代わりに、インターネット経由でFAXを送受信できるサービスです。紙や専用機器に頼らず、パソコンやスマートフォンだけでFAX業務を完結できます。

「難しそう」と感じるかもしれませんが、実際の操作はメールに近い感覚です。ここでは、FAXクラウドの基本をわかりやすく整理します。

FAXクラウドの基本構造：インターネットで送受信するFAX

FAXクラウドとは、電話回線とFAX機の代わりに、クラウド上でFAXの送受信を行う仕組みです。受信したFAXはPDFとして保存され、送信時はPDFやWordファイルなどをアップロードして送れます。

つまり、FAXの「送る」「受け取る」「保管する」という作業が、すべてデジタル化されるイメージです。紙の出力や手作業の仕分けが不要になるため、業務の流れそのものがシンプルになります。

従来のFAX機・複合機との違い

従来のFAX環境とFAXクラウドの違いを表で見ると、導入後の変化がイメージしやすくなります。

比較項目	従来のFAX機・複合機	FAXクラウド
必要なもの	FAX機・複合機・電話回線	PCまたはスマートフォン
受信方法	紙で出力	PDFで自動保存
送信場所	機器のある場所のみ	ネット環境があればどこでも
保管方法	紙ファイル・キャビネット	クラウド保存
故障リスク	あり	機器依存が少ない
検索性	手作業で探す	日付・番号・キーワードで検索
テレワーク対応	難しい	対応しやすい

このように、FAXクラウドは単なる「FAXの置き換え」ではありません。FAX業務を紙中心からデジタル中心へ切り替える仕組みと考えると分かりやすいでしょう。

スマートフォン・PCだけで完結する使い方

実際の操作はシンプルです。送信も受信も、特別なIT知識はほとんど必要ありません。

【送信の流れ】

• PCまたはスマートフォンでサービスにログインする
• 送信したいPDF・Word・画像ファイルをアップロードする
• 送信先のFAX番号を入力する
• 送信ボタンを押して完了

【受信の流れ】

• 相手から届いたFAXが自動でPDF化される
• メールやアプリ通知で受信を確認する
• PCやスマートフォンで内容を確認する
• 必要に応じて転送・共有・印刷する

メール感覚で使えるため、現場への定着も比較的スムーズです。特に、すでにクラウドストレージやチャットツールを使っている会社なら、違和感なく導入しやすいでしょう。

FAXクラウドで解決できる課題①：機器故障・設備依存からの解放

FAXクラウドの大きなメリットのひとつが、FAX機そのものに依存しなくなることです。機器の故障や老朽化に振り回される運用から抜け出せます。

FAX機が壊れても業務を止めにくい理由

FAXクラウドでは、送受信の仕組みがクラウド上にあるため、会社のFAX機が壊れるという概念自体がほぼなくなります。必要なのは、インターネット接続できるPCやスマートフォンだけです。

仮に社内のPCが1台故障しても、別の端末からログインすればすぐに業務を再開できます。従来のように「複合機が直るまでFAX業務が止まる」というリスクを大きく減らせます。

また、受信データがクラウドに保存されるため、機器トラブルによるデータ消失も起こりにくくなります。BCP対策の観点でも有効です。

リース・保守・消耗品コストをまとめて削減できる

FAXクラウドに移行すると、FAX機に付随していたコストの多くを見直せます。単純に機械を置き換えるだけでなく、周辺コストまで削減できるのがポイントです。

• 複合機のリース料
• 保守・メンテナンス費
• トナー・インク代
• 用紙代
• FAX専用回線の基本料金
• 機器の電気代

「機器本体の費用」だけでなく、「機器を維持するための費用」まで減らせるため、想像以上にコストインパクトが大きくなることがあります。

設備レス運用で更新・入れ替えの手間もなくなる

従来の複合機は、数年ごとにリース更新や機器入れ替えが発生します。そのたびに契約確認、設置調整、使い方の説明などが必要です。

FAXクラウドなら、こうした設備更新サイクルから解放されます。サービス側で機能改善やセキュリティアップデートが行われるため、自社で機器更新を気にする必要がありません。

結果として、FAXを「管理する業務」そのものが減るのも大きなメリットです。

FAXクラウドで解決できる課題②：場所の制約をなくしテレワークを実現する

FAXクラウドを導入すると、FAX業務が特定の場所に縛られなくなります。これにより、テレワークや外出先対応が現実的になります。

自宅・外出先からFAXを送受信できる

FAXクラウドは、インターネット環境があればどこからでも利用できます。自宅、外出先、出張先でも、会社にいるときと同じようにFAXを扱えます。

たとえば在宅勤務中にFAXが届いた場合でも、スマートフォンに通知が届き、そのままPDFで内容を確認できます。返信もファイルをアップロードして送るだけなので、紙を印刷する必要はありません。

「FAX確認のためだけに出社する」という非効率をなくせるのは、テレワーク推進において非常に大きな効果です。

複数拠点・多店舗でも同じ番号を共有しやすい

複数拠点を持つ企業では、本社に届いたFAXを支社や店舗でもすぐ確認したい場面が多くあります。FAXクラウドなら、1つの番号に届いたFAXを複数ユーザーで同時に確認できます。

これにより、「本社でしか見られない」「担当者が戻るまで確認できない」といった情報の滞留を防げます。拠点間の情報共有スピードが上がり、対応漏れの防止にもつながります。

活用シーン	FAXクラウド導入前	導入後
本社に届いた注文書	本社担当者しか確認できない	本社・支社・担当営業が同時確認
新拠点の立ち上げ	回線工事・機器設置が必要	アカウント追加で対応しやすい
外出中の緊急対応	会社に戻る必要がある	スマホから即対応できる

部門別の活用イメージ

FAXクラウドは、部門ごとに次のような使い方ができます。

• 営業部門：外出先から見積書や提案書をFAX送信できる
• 事務・総務・経理：在宅勤務中でも請求書や注文書を受信・処理できる
• 医療・介護：現場にいなくても紹介状や各種書類を確認しやすい
• 多店舗運営：本部と各店舗で同じFAX情報を共有しやすい

業種や部門を問わず、「FAXのために人が移動する」状態を減らせるのが共通したメリットです。

FAXクラウドで解決できる課題③：紙の受け取り・保管・紛失リスクの排除

紙のFAXは、受け取り・仕分け・保管・検索といった管理負担が大きく、紛失や見落としのリスクもあります。FAXクラウドなら、こうした課題をデジタル管理で大きく改善できます。

受信FAXはPDF化して自動保存できる

FAXクラウドでは、受信したFAXが自動でPDF化され、クラウド上に保存されます。人が紙を取りに行ったり、スキャンしたりする必要はありません。

「受信した瞬間にデータ化・保存まで完了する」ため、紙管理にともなう手作業を大幅に削減できます。

受信日時や送信元番号などの情報も一覧で確認しやすくなるため、どのFAXがいつ届いたのかを把握しやすい点も実務上のメリットです。

過去のFAXを検索しやすくなる

紙のFAXは、探すのに時間がかかります。一方、FAXクラウドなら日付や送信元番号、件名などで絞り込み検索ができます。

OCR対応サービスであれば、本文の文字情報まで検索対象にできる場合もあります。これにより、過去の注文書や見積依頼書をすばやく見つけられるようになります。

「探す時間」が減ることは、そのまま業務スピードの向上につながります。

紛失・誤廃棄・情報漏えいのリスクを抑えやすい

紙のFAXは、受信トレイへの放置、誤配布、誤廃棄、机上への置き忘れなど、さまざまなリスクがあります。特に個人情報や契約情報を扱う企業では、管理の甘さがそのまま情報漏えいにつながりかねません。

FAXクラウドでは、アクセス権限の設定や閲覧ログの管理ができるサービスも多く、誰がどのFAXを確認したかを追跡しやすくなります。退職者や異動者のアカウント停止もすぐに行えるため、紙より管理しやすいのが特徴です。

紙の「見える場所に置かれてしまうリスク」を減らせることは、セキュリティ面でも大きな価値があります。

FAXクラウドで解決できる課題④：番号変更なしでそのまま移行できる

FAXクラウドへの移行で不安になりやすいのが「今のFAX番号を維持できるか」です。結論からいえば、多くのケースで既存番号を引き継げる可能性があります。

既存のFAX番号を引き継げる仕組み

多くのFAXクラウドサービスは、番号ポータビリティに対応しています。これは、現在使っているFAX番号をそのままクラウドサービスへ移行する仕組みです。

番号が変わらなければ、取引先への案内や帳票修正の手間を大幅に減らせます。長年使ってきた番号を維持できることは、導入ハードルを下げる大きな要素です。

ただし、回線種別や契約状況によって可否は異なるため、事前確認は必須です。特に光電話やIP電話を利用している場合は、サービスごとの差が出やすくなります。

移行をスムーズに進める基本ステップ

番号移行を含む導入は、次の流れで進めるとスムーズです。

• 現在利用中の回線種別を確認する
• 番号ポータビリティ対応のFAXクラウドを選ぶ
• 事業者へ申し込みを行う
• 番号移行の手続きを進める
• PC・スマートフォンへ設定する
• 試験送受信を行って本番運用を開始する

多くのサービスでは、番号移行のサポートを受けられます。自社だけで進めるより、サポートを活用したほうが安心です。

導入前に確認したいポイント

確認ポイント	内容
回線の種類	加入電話・光電話・IP電話などで移行可否が変わる
番号の種類	03や06などの市外局番付き番号に対応しているか
移行期間	数日〜数週間かかる場合がある
解約条件	現在の回線やリース契約に違約金がないか
サポート範囲	事業者がどこまで手続きを支援してくれるか

事前確認をしておけば、移行後のトラブルを防ぎやすくなります。特に番号維持を重視する場合は、契約前の確認が重要です。

FAXクラウドで解決できる課題⑤：コスト削減と費用対効果の見える化

FAXクラウドは、利便性だけでなくコスト面でも大きなメリットがあります。従来のFAX環境では見えにくかった費用を、月額サービス料としてシンプルに把握しやすくなります。

従来のFAX環境と比較した費用イメージ

一般的な中小企業向けのFAXクラウドは、月額1,000〜5,000円程度から利用できることが多く、従来の複合機運用より低コストになるケースが目立ちます。

費用項目	従来のFAX環境（月額）	FAXクラウド（月額）
機器費用	15,000円	2,000円
保守・メンテナンス	5,000円	0円
用紙・トナー	3,000円	0円
FAX回線費	2,500円	0円またはサービス料込み
電力費	800円	0円
月額合計	26,300円	2,000円
年間合計	315,600円	24,000円

この試算では、年間で約29万円の差が出ます。実際の金額は利用状況によって異なりますが、固定費を圧縮しやすいのはFAXクラウドの大きな魅力です。

削減できるのは「見える費用」だけではない

FAXクラウドの効果は、単純な料金比較だけではありません。次のような「時間コスト」も削減しやすくなります。

• 用紙・トナーの発注や在庫管理にかかる時間
• 故障時の修理依頼や立ち合い対応の時間
• 紙の仕分け・配布・ファイリングの時間
• FAX確認のためだけの出社にかかる時間と交通費
• 過去FAXを探す時間

こうした工数を人件費換算すると、実際の費用対効果はさらに大きくなることがあります。「FAX業務に奪われていた時間」を本来の仕事へ戻せることも、重要な投資対効果です。

初期費用ゼロで始めやすいサービスも多い

FAXクラウドは、初期費用ゼロや無料トライアル付きのサービスも多く、導入ハードルが比較的低いのが特徴です。高額な設備投資が不要なため、中小企業でも始めやすいのがメリットです。

• 無料トライアルがあるか
• 最低契約期間が長すぎないか
• 必要な機能と料金プランが合っているか
• 番号移行や新規番号取得に追加費用がかからないか

まずは試してから判断できるサービスを選ぶと、導入失敗のリスクを抑えやすくなります。

FAXクラウド導入前に確認しておきたい3つのポイント

FAXクラウドは便利ですが、どのサービスでも同じというわけではありません。導入前に確認しておきたいポイントを3つに絞って紹介します。

1. セキュリティ要件を満たしているか

FAXでは、注文書・契約書・個人情報・医療情報など機密性の高いデータを扱うことがあります。そのため、セキュリティは必ず確認すべき項目です。

• 通信がSSL/TLSで暗号化されているか
• 保存データが暗号化されているか
• ユーザーごとのアクセス権限を設定できるか
• アクセスログを確認できるか
• 二段階認証に対応しているか
• 国内サーバー運用かどうか
• ISMSやISO27001などの認証取得があるか

「便利そう」だけで選ばず、情報管理の仕組みまで確認することが重要です。

2. 既存システムと連携しやすいか

FAXクラウド単体で使うだけでなく、メールや基幹システム、OCR、クラウドストレージと連携できると、業務全体の効率化につながります。

• 受信FAXをメール通知できるか
• OCRで文字データ化できるか
• ERP・CRM・受発注システムと連携できるか
• Google DriveやDropboxなどへ保存できるか

今すぐ高度な連携が不要でも、将来的な拡張性を考えて選ぶと失敗しにくくなります。

3. サポート体制が十分か

社内にIT専任担当者がいない企業では、サポート体制の良し悪しが導入成功を左右します。特に番号移行や初期設定で困ったとき、すぐ相談できるかは重要です。

• 電話サポートに対応しているか
• 平日の業務時間内に問い合わせできるか
• 初期設定サポートがあるか
• 番号移行を支援してくれるか
• FAQやマニュアルが分かりやすいか
• 無料トライアル中もサポート対象か

無料トライアル中に実際に問い合わせてみると、対応品質を見極めやすくなります。

FAXクラウド導入の流れ：申し込みから運用開始まで最短1週間

FAXクラウドは、思っているより短期間で導入できるケースが多くあります。ここでは一般的な流れを3ステップで紹介します。

ステップ1：無料トライアルで使い勝手を確認する

まずは無料トライアルで、実際の操作感を確認しましょう。画面の見やすさや通知の分かりやすさ、スマートフォンでの使い勝手などは、実際に触ってみないと分からない部分です。

• PC・スマホの両方で使いやすいか
• 受信通知がすぐ届くか
• 送受信履歴が見やすいか
• 社内メンバーが迷わず使えそうか
• サポートの対応が早いか

本契約の前に「現場で使えるか」を確認しておくことが失敗防止の近道です。

ステップ2：FAX番号の移行手続きと社内周知を進める

本格導入を決めたら、既存番号を使う場合は移行手続きを進めます。サービス事業者のサポートを受けながら進めれば、負担を抑えやすくなります。

同時に、実際にFAXを使う社員へ周知することも重要です。営業、事務、経理など、関係する部門に新しい運用ルールを共有しておくと、切り替え後の混乱を防げます。

ステップ3：端末設定とテスト送受信を行う

番号移行やアカウント発行が完了したら、PCやスマートフォンへ設定を行います。多くのサービスでは、アプリのインストールとログイン程度で使い始められます。

• テスト用ファイルを送信して正常に届くか確認する
• 外部からFAXを送って受信できるか確認する
• 通知が各担当者へ届くか確認する
• PDFの文字や画像が問題なく読めるか確認する

テストに問題がなければ、本番運用を開始できます。旧FAX機や複合機の解約は、リース契約や違約金の条件を確認したうえで進めましょう。

まとめ：FAXクラウドは「FAX機を持たない」働き方への第一歩

FAXクラウドは、単にFAXを便利にするツールではありません。紙・機器・出社前提の運用から抜け出し、より柔軟で効率的な働き方へ移行するための仕組みです。

本記事で紹介した5つの課題と解決策

課題	FAXクラウドによる解決策
機器故障・設備依存	クラウド化で機器トラブルの影響を受けにくくする
テレワークできない	PC・スマホでどこからでも送受信できる
紙の管理が大変	PDF自動保存と検索機能で管理を効率化する
番号変更が不安	番号ポータビリティで既存番号を維持しやすい
コストが見えにくい	月額サービス化で費用を把握しやすくする

この5つのうち1つでも当てはまるなら、FAXクラウドを検討する価値は十分あります。

まずは無料トライアルから始めるのがおすすめ

「本当に使えるのか不安」「現場に定着するか心配」という場合は、まず無料トライアルで試してみるのがおすすめです。実際に使ってみることで、自社に合うかどうかを具体的に判断できます。

特に、複合機のリース更新が近いタイミングや、テレワーク体制を整えたいタイミングは見直しの好機です。小さく試して、問題なければ本格導入へ進む流れが失敗しにくいでしょう。

「FAX機が壊れたら困る」から、「そもそもFAX機を持たない」へ。その第一歩として、FAXクラウドは非常に有力な選択肢です。