こんにちは
株式会社みんなシステムズ営業の大石です。
今回は地方の中小企業のためのDX入門としてエクセルからの卒業を取り上げます。
エクセルで顧客管理や予約管理をされている企業様のご参考になれば幸いです。
【目次】
- はじめに
- 地方企業の現状と課題
- なぜ今、業務改善が必要なのか
- 業務改善の始め方
- 今すぐできる具体的な取り組み
- 成功事例の紹介
- 業務改善でこう変わる
- 人手不足解消のポイント
- 導入後の効果と成果
- まとめ
- これからの取り組み方
- 補助金活用のすすめ
- はじめに
- 弊社は長崎県の佐世保市に支店があります。佐世保のお客様とお話しする中で地方企業が直面している大きな課題が「人手不足」です。特に事務作業では、同じような作業の繰り返しや、紙の書類の管理に多くの時間が取られています。
- 手書きの伝票を何度もパソコンに入力
- 同じ情報を複数の帳簿に記入
- 書類の保管場所の確保
- 必要な書類を探す手間
といった問題を抱えている企業が多いのが現状です。
■なぜ今、業務改善が必要なのか
働き方が大きく変わる中で、従来の仕事の進め方では
- 若い人材の確保が難しい
- 残業時間が増える一方
- ミスが発生しやすい
- 急な対応ができない といった問題が深刻化しています。
業務改善は、もはや「やったほうが良いこと」から「やらなければならないこと」に変わってきていると感じます。
- 業務改善の始め方
今すぐできる具体的な取り組み まずは、身近なところから始められる改善方法をご紹介します：
①書類の整理から始める
- 毎日使う書類を洗い出す
- 本当に紙が必要か確認する
- スキャナーで取り込み、パソコンで管理を始める
- 検索しやすいフォルダ分けをする
②表計算ソフト活用の見直し
- 複数のファイルで管理している情報を一つにまとめる
- 入力ルールを決める
- 自動計算の機能を使う
- バックアップを取る習慣をつける
③スマートフォンの活用
- 写真で記録を残す
- 社内での連絡手段を一本化する
- カレンダーの共有を始める
■成功事例の紹介 【事例1：地方の建設会社】
- 課題：日報作成に時間がかかり、現場監督の負担大
- 対策：スマートフォンで写真を撮影し、その場で報告
- 効果：1日30分の作業時間削減、報告の質も向上
【事例2：食品販売業】
- 課題：在庫管理が紙ベースで非効率
- 対策：タブレットで在庫をその場で入力するシステムを導入
- 効果：在庫確認の時間が1/3に、発注ミスも大幅減少
- 業務改善でこう変わる
人手不足解消のポイント 業務改善によって得られる具体的な効果
①時間の有効活用
- 書類作成時間の短縮
- データ入力作業の削減
- 情報共有の即時化 → 1人あたり1日平均2時間の作業時間削減も可能
②ミスの防止
- 二重入力の解消
- 自動計算による計算ミスの防止
- データの一元管理 → 確認作業が半減
③場所を問わない働き方
- 外出先からの情報確認
- 在宅での作業が可能
- 急な対応もスムーズに → 働き方の選択肢が広がる
■導入後の効果と成果 【実例：経理業務の改善】
Before：
- 請求書の作成に1日2時間
- 入金確認に毎日1時間
- 月末の締め作業に3日間
After：
- 請求書作成は30分で完了
- 入金確認は自動化で確認のみ
- 月末締め作業は1日で完了
まとめ
■これからの取り組み方 ①段階的な改善のすすめ
- まずは小さな改善から始める
- 効果を実感しながら進める
- 社員の意見を取り入れる
②具体的な進め方
- 現状の課題を書き出す
- 優先順位をつける
- できることから始める
- 効果を確認する
- 次のステップに進む
補助金活用のすすめ 地方自治体や国では、業務改善に取り組む企業向けの補助金を用意しています：
- IT導入補助金
- 事業再構築補助金
- 各都道府県の独自支援制度 これらを活用することで、費用負担を抑えながら業務改善を進めることができます。
