カヤック・SUP・カヌーなどの水上アクティビティを運営する事業者様向けに、複数のOTA予約と自社予約をまとめて管理できる予約管理システムを開発しました。
水上アクティビティの予約では、自社サイト・電話・現地受付に加え、複数のOTAから予約が入ることがあります。予約経路が増えるほど、空き枠の管理、予約内容の確認、変更・キャンセル対応、当日の受付業務は複雑になりがちです。
そこで今回、予約情報を一元管理し、在庫・料金・同意書・チェックインまでをまとめて運用できるシステムを構築しました。
お客様について
カヤック・SUP・カヌーなどの水上アクティビティを運営されている事業者様です。
子どもから大人まで参加できる体験型アクティビティを提供しており、繁忙期には自社サイト、電話、複数の予約サイトなど、さまざまな経路から予約が入ります。
開発前の課題
複数の予約経路を個別に確認する必要があった
自社予約だけでなく、OTAや電話予約など複数の経路から予約が入るため、予約状況を横断して確認する手間が発生していました。
各予約経路を個別に確認していると、確認漏れや転記ミスが起きやすくなります。
在庫管理が複雑で、予約枠の調整に手間がかかる
水上アクティビティでは、日付・時間帯・受入可能人数ごとに予約枠を管理する必要があります。
予約が増える繁忙期には、空き枠の調整や受付停止の判断をスムーズに行える仕組みが求められていました。
当日の受付・同意書確認を効率化したかった
水上アクティビティでは、安全に参加いただくための同意書確認や受付対応も重要です。
紙での運用や口頭確認だけでは、スタッフの負担が増えやすく、当日の案内にも時間がかかります。
ご提案したシステム
自社予約、電話予約、複数OTAからの予約をまとめて管理できる、水上アクティビティ向けの予約管理システムを開発しました。
予約受付だけでなく、在庫管理、料金設定、同意書送付、QRチェックイン、メール通知までを一つのシステムに集約しています。
スタッフが複数の予約サイトを見比べなくても、管理画面から予約状況を確認・対応できる運用を目指しました。
実装した主な機能
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 予約一元管理 | 自社予約・電話予約・OTA予約をまとめて管理 |
| OTA連携 | OTAからの予約情報をシステムに連携 |
| 在庫管理 | 日付・時間帯ごとの受入可能人数を管理 |
| 料金管理 | 年齢区分や特別期間に応じた料金を自動計算 |
| 同意書管理 | 参加前の同意書送付・回答状況の確認 |
| QRチェックイン | 当日の受付状況をQRコードで確認・更新 |
| メール通知 | 予約完了・リマインド・キャンセルなどを自動送信 |
自社予約・電話予約・OTA予約の一元管理
自社サイトからの予約、電話・現地で受け付けた予約、OTA経由の予約を一つの管理画面で確認できるようにしました。
予約一覧では、以下のような情報を確認できます。
- 予約日・利用日時
- 参加者情報
- アクティビティの種類
- 予約元
- 支払い方法
- 予約ステータス
スタッフは予約経路ごとに別々の画面を開く必要がなくなり、予約対応の負担を減らせます。
OTA連携で予約やキャンセル情報を自動反映
OTAからの予約情報を自動登録する仕組みを実装しました。
また、予約変更やキャンセルの通知も取り込み、管理画面上の予約情報へ反映できる仕組みにしています。
日付・時間帯ごとの在庫管理
アクティビティごとに、日付・時間帯別の受入可能人数を設定できます。
- 予約が入ると残り枠を自動計算
- 定員を超える予約を防止
- 天候や運営状況に応じて予約枠を停止
- カレンダー形式で空き状況を確認
これにより、スタッフが空き状況を把握しやすくなり、予約枠の調整も行いやすくなりました。
年齢区分・シーズンに応じた料金設定
大人・子ども・幼児などの年齢区分ごとに料金を設定できるようにしました。
通常料金に加え、繁忙期や特別期間の料金も設定できるため、予約日や参加人数に応じた料金を自動で計算できます。
料金計算をシステム化することで、スタッフごとの案内差や計算ミスを防ぎやすくなります。
デジタル同意書の送付・回答管理
予約確定後に、参加者へ同意書の入力案内をメールで送付する機能を実装しました。
参加者はスマートフォンから同意書に回答でき、スタッフは管理画面から回答状況を確認できます。
同意書の内容は変更履歴を管理できるため、運用ルールや注意事項を更新する際にも対応しやすい仕組みです。
QRコードによるチェックイン
予約確定時に発行されるQRコードを使い、当日のチェックインを行えるようにしました。
スタッフがQRコードを読み取ることで、予約内容を確認しながらチェックイン状況を更新できます。
受付時の確認作業を簡略化し、混雑しやすい時間帯でもスムーズな案内につながります。
予約確認・キャンセル用ページ
参加者は、予約完了メールに記載された専用URLから、ログイン不要で予約内容を確認できます。
必要に応じて、参加者自身でキャンセル手続きを行うことも可能です。
問い合わせ対応の負担を軽減しながら、利用者にとっても分かりやすい予約体験を実現しました。
自動メール通知
予約完了、キャンセル、同意書案内、開催前リマインド、お礼メールなど、各タイミングでメールを自動送信できるようにしました。
連絡業務を標準化することで、案内漏れの防止とスタッフの対応負担の軽減につながります。
導入後に期待できる効果
予約確認の手間を削減
自社予約・OTA予約・電話予約を一元管理することで、予約経路ごとの確認作業を減らせます。
予約枠の見落としやダブルブッキングを防止
日付・時間帯ごとの在庫を管理することで、受入可能人数を超える予約を防ぎやすくなります。
当日の受付業務をスムーズに
QRチェックインや同意書の事前回収により、当日の受付・確認業務を効率化できます。
スタッフごとの対応差を減らす
予約情報、料金、同意書、連絡履歴をシステム上に集約することで、誰が対応しても一定の品質で運用しやすくなります。
まとめ
カヤック・SUP・カヌーなどの水上アクティビティでは、予約経路の増加に伴い、予約管理・在庫管理・当日受付の負担も大きくなります。
今回のように、自社予約・OTA予約・電話予約を一元管理し、在庫・料金・同意書・チェックインまでをつなげることで、運営スタッフの負担を減らしながら、利用者にとっても分かりやすい予約体験を提供できます。
みんなシステムズでは、既存の業務フローや予約チャネルに合わせて、予約管理システムや業務管理システムをオーダーメイドで開発しています。
「複数の予約サイトをまとめて管理したい」
「予約業務や受付業務を効率化したい」
「自社の運用に合う予約システムを作りたい」
といったお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。
