みなさんこんにちは株式会社みんなシステムズの営業の岩永です。
今日は多くの企業様から相談をいただく「システムに詳しい人がいなくて困っている」という問題について、現場での経験を交えながらお話しさせていただきます。
会社のシステム専門家いない問題の現状
現代の企業経営において、ITシステムは業務の根幹を支える重要な要素です。しかし、多くの企業が会社のシステム専門家いないという深刻な課題に直面しています。私たちが日々お客様とお話ししている中でも、この問題はますます深刻化していると感じています。
特に最近では、コロナ禍によるデジタル化の急激な進展により、これまでアナログで業務を行っていた企業でも、急にシステム化が必要になったケースが多く見受けられます。しかし、システムは導入したものの「使いこなせない」「何かトラブルが起きても対応できない」といった状況が生まれているのが実情です。
中小企業における専門家不足の実態
経済産業省の調査によると、従業員300人以下の中小企業では約70%がIT専門人材の不足を感じています。特に、システム運用・保守を担える専門家の確保は喫緊の課題となっています。
私の経験でも、創業30年を超える老舗企業の社長から「パソコンに詳しい若い社員が辞めてしまって、今誰もシステムのことが分からない状態なんです」というご相談を受けることが少なくありません。こうした企業では、日常的にExcelでデータ管理をしているものの、システム的な考え方や効率化の方法が分からず、結果的に生産性が低下してしまっているケースが多いのです。
IT人材の需要と供給のギャップ
2030年には最大79万人のIT人材が不足すると予測されており、需要と供給のギャップは拡大の一途を辿っています。特に地方企業にとっては、首都圏と比べてIT人材の確保がさらに困難な状況となっています。
長崎県佐世保市でも同様の状況で、私たちがサポートしている多くの企業様が人材確保に苦労されています。しかし、この問題を解決する一つの方法として「システムの改善による生産性向上」があることを、実際の事例を通じてお伝えしたいと思います。
システム専門家がいない主な原因
採用コストと予算の制約
IT専門家の年収相場は500万円〜800万円と高額で、中小企業にとって大きな負担となります。また、採用活動にかかるコストも考慮すると、予算面での制約が大きな要因です。
「できれば専門家を雇いたいけれど、そこまでの予算がない」という声を経営者の方からよく聞きます。特に従業員数50名以下の企業では、一人の人件費が会社全体に与える影響が大きく、慎重になるのは当然のことです。
ただし、ここで考えていただきたいのは「専門家を雇う以外の選択肢」です。後ほど詳しく説明しますが、システムの改善により業務効率が向上すれば、専門家不在でも十分に競争力を保てる可能性があります。
競合他社との人材獲得競争
大手企業やIT企業との人材獲得競争が激化しており、給与水準や労働環境の面で劣勢に立たされるケースが多くあります。優秀なIT人材ほど、より良い条件を求めて転職する傾向があり、中小企業にとって人材確保は困難を極めています。
特に地方企業の場合、「東京の会社からオファーをもらった」「リモートワークで首都圏の企業で働くことになった」といった理由で、せっかく採用した人材が短期間で離職してしまうケースも珍しくありません。
専門スキルの要求水準の高さ
クラウド技術、セキュリティ対策、データベース管理など、求められるスキルセットが多様化・高度化していることも専門家不足の一因です。昔であれば「パソコンに詳しい人」で済んでいたものが、今では幅広い知識と経験が求められるようになっています。
また、技術の進歩が早いため、一度スキルを身につけても継続的な学習が必要で、企業としても教育投資を続けなければならないという課題もあります。
専門家不在が企業に与える影響
業務効率の低下とシステム障害リスク
システム専門家がいない企業では、以下のような問題が発生します：
- システム障害時の対応遅延：何か問題が起きても原因を特定できず、復旧に時間がかかる
- 定期メンテナンスの実施困難：システムの健全性を保つためのメンテナンスができない
- 業務プロセスの最適化不足：非効率な作業を改善する方法が分からない
実際に私がお客様から聞いた話では、「レジシステムが突然動かなくなって、お客様をお待たせしてしまった」「データのバックアップを取っていたつもりだったが、実際には取れていなかった」といった深刻なケースもありました。
サイバーセキュリティ対策の脆弱性
専門知識の不足により、セキュリティパッチの適用遅れやウイルス対策の不備が生じ、情報漏洩リスクが高まります。近年、中小企業を狙ったサイバー攻撃が増加しており、「うちは小さい会社だから大丈夫」という考えは非常に危険です。
一度情報漏洩が発生すると、顧客との信頼関係を失うだけでなく、損害賠償や業務停止など、企業存続に関わる大きな損失を被る可能性があります。
成功事例：長崎県佐世保市での基幹システムリプレイス
ここで、実際に私たちがサポートした長崎県佐世保市の製造業A社の事例をご紹介します。A社では長年、古いシステムを使い続けており、データ入力に多くの時間を要していました。
「毎日の売上データを入力するだけで2時間もかかっていて、しかも入力ミスも多くて困っている」という状況でした。営業担当者が外出先から在庫を確認することもできず、お客様への回答が遅れることも頻繁にありました。
そこで基幹システムのリプレイスを実施したところ、以下のような大幅な改善が実現しました：
- 入力時間の大幅短縮：従来2時間かかっていたデータ入力が30分で完了するようになりました。新しいUIにより、直感的な操作が可能になったためです。
- 営業の生産性向上：営業担当者がスマートフォンやタブレットから在庫を確認できるようになり、お客様への迅速な対応が可能になりました。
- データの正確性向上：入力チェック機能により、従来多発していた入力ミスが激減しました。
- 売上の向上：結果的に、営業効率の向上により月間売上が約15%向上しました。
A社の社長は「正直、システムの詳しいことは分からないけれど、これだけ業務が楽になって売上も上がるなら、もっと早くやっておけばよかった」とおっしゃっていました。
システム専門家不足への対処法
外部ITコンサルタントの活用
専門家を常勤で雇用する代わりに、外部のITコンサルタントやシステム保守会社との契約を検討しましょう。月額10万円〜30万円程度で専門的なサポートを受けられます。
この方法の最大のメリットは、必要な時に必要な分だけサポートを受けられることです。常勤の専門家を雇う場合と比べて、コストを大幅に抑えながら専門知識を活用できます。また、複数の企業をサポートしているコンサルタントであれば、豊富な経験とノウハウを持っており、より質の高いアドバイスを受けられる可能性があります。
既存社員のスキルアップ支援
社内の意欲ある社員に対してIT研修を実施し、基本的なシステム運用スキルを身につけさせることで、専門家不足を補完できます。完璧な専門家になる必要はありませんが、日常的なトラブル対応や基本的なメンテナンスができれば、大幅なリスク軽減につながります。
研修費用は年間50万円〜100万円程度が相場ですが、専門家を一人雇用することを考えれば、はるかに低コストで対応できます。
クラウドサービスの積極活用
オンプレミス（自社内設置）のシステムではなく、クラウドサービスを積極的に活用することで、専門的な保守・運用の負担を軽減できます。多くのクラウドサービスでは、セキュリティ対策やシステム更新が自動で行われるため、専門知識がなくても安全に利用できます。
初期導入コストも抑えられ、必要に応じてスケールアップ・スケールダウンが可能なため、成長段階の企業にとって特に有効な選択肢です。
システム選定時の重要なポイント
新しいシステムを導入する際は、「使いやすさ」を最優先に考えることが重要です。どんなに高機能なシステムでも、操作が複雑で社員が使いこなせなければ意味がありません。
先ほどご紹介したA社の事例でも、新システム選定時には「パソコンに詳しくない社員でも直感的に操作できるか」を重視しました。結果として、短期間での習得が可能となり、システム導入による混乱を最小限に抑えることができました。
将来に向けた準備と心構え
段階的なデジタル化の推進
いきなりすべてをデジタル化するのではなく、段階的に進めることが成功の鍵です。まずは最も効果が期待できる業務から始めて、成功体験を積み重ねながら徐々に範囲を拡大していくことをお勧めします。
A社でも、最初は売上管理システムから始めて、その後在庫管理、顧客管理と段階的に拡張していきました。無理のないペースで進めることで、社員の理解と協力を得ながら成功を収めています。
経営陣の理解とサポート
システム改善を成功させるためには、経営陣の理解とサポートが不可欠です。単なるコストではなく「投資」として捉え、長期的な視点で取り組むことが重要です。
また、現場の意見を聞きながら進めることで、実際に使用する社員にとって本当に価値のあるシステムを構築できます。
まとめ：システム専門家問題の解決に向けて
会社のシステム専門家いない問題は、多くの企業が抱える共通課題です。完全な解決は困難でも、外部リソースの活用と社内人材の育成を組み合わせることで、リスクを最小限に抑えながら事業を継続できます。
重要なのは「専門家がいないから何もできない」と諦めるのではなく、「どうすれば専門家不在でも業務を効率化できるか」を考えることです。適切なシステム選定と段階的な導入により、専門家がいなくても十分に競争力を保つことは可能です。
長崎県佐世保市のA社のように、システム改善により大幅な生産性向上を実現した事例は数多くあります。皆様の会社でも、きっと改善できるポイントがあるはずです。
早期の対策検討が企業の競争力維持につながります。もし「何から始めればよいか分からない」という場合は、お気軽にご相談ください。現場の状況をお伺いして、最適なソリューションをご提案させていただきます。
システムの専門家がいなくても、正しいアプローチと適切なサポートがあれば、必ず業務改善は実現できます。一緒に、より効率的で生産性の高い職場環境を作っていきましょう。
