はじめに

みんなシステムズ営業の松永です。
会社の業務を効率化したり、新しいサービスを始めたりするために、システム開発を外部に発注することを考えている方も多いでしょう。
しかし、初めてシステム開発を発注する場合、予想外の問題に直面することがあります。
この記事では、システム開発を発注する際によく起こる5つのトラブルと、発注者としての対策について説明します。

要件の曖昧さによるトラブル

発注者として、「どんなシステムが欲しいか」をはっきり伝えることが大切です。
しかし、具体的な要望を伝えきれず、出来上がったシステムが思い描いていたものと違っていた、ということがよくあります。

対策

• 社内で十分に話し合い、必要な機能を具体的にリストアップします。
• 開発会社との打ち合わせでは、具体例を交えて説明します。
• 開発会社から提示された要件定義書を丁寧に確認し、不明点があればすぐに質問します。

予算オーバー

当初の見積もりよりも開発費用が膨らんでしまうことがあります。
これは、途中で要望を追加したり、想定外の作業が発生したりすることが原因です。

対策

• 初期の段階で、予算の上限を明確に伝えます。
• 追加の要望がある場合は、必ず費用への影響を確認します。
• 定期的に予算の使用状況を確認し、必要に応じて優先順位を見直します。

納期の遅れ

予定通りにシステムが完成しないことがあります。
これは、会社の業務計画に大きな影響を与える可能性があります。

対策

• 開発会社と一緒に現実的なスケジュールを立てます。
• 定期的に進捗状況を確認し、遅れの兆候があればすぐに対策を講じます。
• 重要な業務時期（例：年度末）を開発会社に伝え、それに合わせたスケジュールを組んでもらいます。

コミュニケーション不足

開発会社との意思疎通がうまくいかず、誤解や行き違いが生じることがあります。

対策

• 定期的な進捗会議を設定し、顔を合わせて話し合う機会を作ります。
• 質問や確認事項はメールでまとめて送り、回答も文書で残すようにします。
• 社内の担当者を決め、開発会社との窓口を一本化します。

システムの使いにくさ

完成したシステムが、実際の業務に合っていなかったり、使いづらかったりすることがあります。

対策

• 開発の早い段階で、画面のイメージ（モックアップ）を確認します。
• 開発の途中で、実際に使ってみる機会（テスト期間）を設けてもらいます。
• 現場の意見を積極的に集め、開発会社にフィードバックします。

まとめ

システム開発の発注では、さまざまなトラブルが起こる可能性があります。
しかし、これらのトラブルを事前に知り、対策を講じることで、多くの問題を防ぐことができます。

発注者として大切なのは、自社の要望をしっかりと伝えること、そして開発会社と良好なコミュニケーションを保つことです。
また、完璧を求めすぎず、必要に応じて柔軟に対応することも重要です。

システム開発は、会社の業務を大きく改善する可能性を秘めています。
この記事で紹介した対策を参考に、成功につながるシステム開発を実現してください。
新しいシステムが、皆さんの会社にとって大きな力となることを願っています。

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