アクティビティ予約システムの開発！日々の事務作業が1/6に短縮！

株式会社ゴーゴーアドベンチャー様よりシステム開発時の感想をいただきました！

Q.当社の最初のイメージを教えてください。

システム開発を依頼するにあたり、様々なシステム開発会社さんに相談をしたのですが、希望に沿ったシステム開発をしてくれそうな会社がなかなか見つかりませんでした。

いくつもの会社に断られて「一生手作業でこの業務をやり続けないといけないのかも」と思っていました。

しかし、みんなシステムズさんは打ち合わせの段階で「できますよ」と言ってくださり、光がさしたような気持ちでした。とても嬉しかったのを覚えています。

自分たちがやりたいと思っていることを実現してくれる会社なのかも！と思ったのが最初の印象でした。

Q.どのような課題を解決するためにシステム開発を希望されていましたか？

A.集客をする際に「じゃらん」「あそビュー」「外遊び」「アクティビティジャパン」といった外部サイトで集客をしていました。

外部サイトから予約が入った後、お客様の情報を逐一自社のシステムに手入力でコピーをしていたのですが、ヒューマンエラーが起こりやすい状況でした。

予約の内容を二重に入力してしまったり、お客様情報の入力が漏れてしまっていたりというミスが定期的に発生してしまっていました。

繁忙期には、お客様情報も増えるためエラーの数も増えます。

事務担当の社員だけでは終えることができず、インストラクターもお客様のガイドが終わってから事務作業を手伝っていました。

ありがたいはずの繁忙期ですが、事務作業で早く帰ることもできず、ただただエラー対応に追われる日々でした。

また、お客様情報の転記作業だけではなく「何日に」「あとどのくらいのお客様に」参加していただけるのかというスケジュール調整もおこなっており、繁忙期はとにかく大変でした。

• 課題　事務作業の時間短縮（効率化）
  　　　ヒューマンエラーをなくす
• 解決策　外部サイトから自社システムへの転記作業を自動化することで効率化をはかる
  　　　　自動で予約情報を取り込むことでヒューマンエラーをなくす

様々な外部サイトからの情報を一つにまとめて自社システムに反映できるシステムを開発できないかと考えていました。

Q.契約する決め手となったのはどのような部分でしたか？

A.まずは、他社でできないと言われていたシステムをできると言ってくださったことです。

他にも、「アクティビティの当日にお客様からいただく誓約書をQRコードを読み取る形にしたい」「お客様の情報も一括で管理できるようにしたい」といったことにも全て対応していただけるようでしたので、みんなシステムズさんにシステム開発をお願いすることにいたしました。

契約前から、こちらの要望をしっかりきいてくれ、希望していたものが実現できない場合でもできるように模索してくださったのが印象的でした。

システムに投資をすることで、自分たちがやるべき本来の仕事に専念できると思い、システム開発をお願いすることにしました。

Q.実際に開発を依頼をしていかがでしたか？

A.契約後はすぐに開発段階のシステムをすぐ見れる状態で共有してもらうことができたので、安心感に繋がりました。

いつでもシステムに入ることができるので、自分たちの要望がどうなっているか、目で見て確認できたのは良かったです。

リクエストシートにリクエストを書いておくと改善の対応もしてくれるので、大きなトラブルにもなりませんでした。

また、システム開発前の課題も解決しました。

外部サイトからの予約が自動で自社システムに反映されるようになったので、ヒューマンエラーも少なくなり、予約の枠数を決めておけば自動で予約が入るようになり、いっぱいになったら予約受付を終了するということも簡単になりました。

システム開発前に3〜4時間かかっていた作業が、システム開発後は30分で終わるようになりました。

繁忙期でも残業がなくなり、本来の業務に集中できるようになったことが本当に嬉しく思っております。

また、担当してくれたエンジニアの皆さんも、わからない部分についてすごく丁寧に教えてくれました。忙しい時や時間がかかる作業についてもしっかり教えてくれました。

システム開発後には実際に弊社のアクティビティを体験しにきてくれました。

お客さんと業者という感じがなく、同じプロジェクトを成し遂げるチームという感じがとても良かったです。

Q.開発したシステムの評判はいかがですか？

A.最初はマニュアルなしで使いこなせるのか不安に思っていた部分もありますが、初めてやるゲームのような感覚で、ワクワクしながら使っているうちにすぐに使い慣れました。

思っていたよりも使い慣れるのが早かったと思っています。

システム開発後は周囲から「どこで開発したのか？」と聞かれ、みんなシステムズさんのことを紹介しました。

これまでに大きな不具合などもなく、開発をお願いして本当に良かったと思っています。

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ゴーゴー様インタビューありがとうございました！