はじめに
「システムの動きが遅くなってきた」「運用会社が突然倒産してしまった」「システムの改修ができない」「保守費用が高額になってきた」――こんな悩みを抱えていませんか？
多くの企業が業務に使用しているシステムは、長年の使用による老朽化（レガシー化）が進んでいます。このような状況は、業務の効率低下やコスト増加につながるだけでなく、事業継続にも大きなリスクをもたらします。
本記事では、レガシーシステムの問題解決に向けた具体的な7つのステップと、実際にかかる費用の目安をご紹介します。システムの専門家でない方にも分かりやすいよう、できるだけ平易な言葉で説明していきます。
ステップ1：現状把握
まずは、今使っているシステムの状態を確認しましょう。以下のチェックリストを使って、現状を整理してみてください。
システムの状態チェックリスト
- □ システムの動作が遅くなっている
- □ エラーやトラブルが増えている
- □ 新しい機能を追加できない
- □ 保守費用が年々上がっている
- □ 運用会社とのコミュニケーションに問題がある
- □ セキュリティ対策が不安
緊急度の確認方法
緊急度は以下の3つの観点から判断します：
1.業務への影響
- 日常業務に支障が出ている
- 売上に直接影響している
- お客様対応に影響している
2.コストの増加
- 保守費用が予算を超えている
- 人的コストが増加している
- 機会損失が発生している
3.リスクの大きさ
- システム停止の可能性がある
- データ消失の危険性がある
- セキュリティ上の脆弱性がある
ステップ2：方向性の決定
システムの現状が分かったら、次は対応方針を決めましょう。主な選択肢は以下の3つです。
3つの選択肢とその特徴
1.保守継続
- メリット：
- 初期費用が不要
- 業務への影響が少ない
- デメリット：
- 根本的な問題解決にならない
- 将来的なコスト増加の可能性
2.運用会社の変更
- メリット：
- システムはそのまま使える
- 比較的コストが抑えられる
- デメリット：
- 引継ぎに時間がかかる
- システム自体の問題は解決しない
3.システム刷新
- メリット：
- 新しい機能が使える
- 長期的なコスト削減
- デメリット：
- 初期費用が高い
- 移行作業が必要
選び方のポイント
1.予算で選ぶ場合
- 予算が限られている → 運用会社の変更
- ある程度の投資が可能 → システム刷新
2.期間で選ぶ場合
- すぐに対応が必要 → 運用会社の変更
- 時間的余裕がある → システム刷新
3.問題の深刻度で選ぶ場合
- 軽度の問題 → 保守継続
- 重大な問題 → システム刷新
ステップ3：パートナー選定
システムの専門会社（パートナー）選びは、プロジェクトの成功を左右する重要なステップです。
良いパートナーの見つけ方
1.基本的な確認項目
- 会社の規模や実績
- 技術力と対応可能な範囲
- 費用の透明性
- コミュニケーション力
2.具体的な確認方法
- 過去の実績を確認
- 担当者との面談
- 見積もり内容の詳細確認
- 保守体制の確認
相見積もりのコツ
- 複数社（3社以上推奨）に見積もりを依頼
- 各社の見積もり内容を比較
- 見積もり金額の内訳を確認
- 保守費用まで含めた総額を比較
ステップ4：予算・期間の検討
システム規模別の概算費用
1.小規模システム（従業員10-50人規模）
- 初期費用：300-800万円
- 年間保守費用：30-80万円
- 期間：3-6ヶ月
2.中規模システム（従業員50-200人規模）
- 初期費用：800-2,000万円
- 年間保守費用：80-200万円
- 期間：6-12ヶ月
3.大規模システム（従業員200人以上）
- 初期費用：2,000万円以上
- 年間保守費用：200万円以上
- 期間：12ヶ月以上
コスト削減のコツ
1.段階的な導入
- 重要な機能から順次移行
- 費用を分散させる
- リスクを軽減
2.既存パッケージの活用
- カスタマイズを最小限に
- 保守性の向上
- 開発費用の削減
3.クラウドサービスの利用
- 初期費用の削減
- スケーラビリティの確保
- 運用コストの最適化
ステップ5：具体的な計画立案
計画に必要な要素
1.プロジェクト体制
- 社内の担当者決定
- 役割分担の明確化
- 連絡体制の構築
2.スケジュール
- マイルストーンの設定
- 具体的な作業項目の洗い出し
- スケジュールのバッファ
3.リスク対策
- 想定されるリスクの列挙
- 対応策の準備
- 判断基準の明確化
ステップ6：実行とリスク管理
よくあるトラブルと対策
1.スケジュールの遅れ
- 原因：要件定義の遅れ、仕様変更の多発
- 対策：マイルストーンの細分化、進捗管理の徹底
2.予算超過
- 原因：追加開発、想定外の作業発生
- 対策：変更管理の徹底、予備費の確保
3.データ移行の問題
- 原因：データの不整合、移行作業の複雑化
- 対策：事前検証の実施、段階的な移行
進め方のコツ
- 小さな成功を積み重ねる
- こまめな進捗確認
- 問題の早期発見と対応
ステップ7：安定運用への移行
移行時の注意点
1.既存システムとの並行運用
- 期間：1-3ヶ月程度
- データの整合性確認
- 業務影響の最小化
2.ユーザー教育
- マニュアルの整備
- 研修の実施
- サポート体制の確立
3.運用体制の整備
- 保守体制の確立
- 問い合わせ対応の整備
- 定期的な見直し
具体的な費用シミュレーション
ケース別の費用例
1.小規模な基幹システムの場合
- システム概要：販売管理、在庫管理、経理機能
- 利用者数：20名程度
- 初期費用：500万円
- 年間保守費用：50万円
- 投資回収期間：3-4年
2.中規模な顧客管理システムの場合
- システム概要：顧客管理、営業支援、分析機能
- 利用者数：100名程度
- 初期費用：1,200万円
- 年間保守費用：120万円
- 投資回収期間：4-5年
予算の組み方
1.初期費用の内訳
- 要件定義：15-20%
- 設計：20-25%
- 開発：40-45%
- テスト：15-20%
2.年間保守費用の内訳
- 定期保守：40%
- 障害対応：30%
- 小規模改修：30%
まとめ
レガシーシステムの問題解決には、段階的なアプローチが重要です。本記事で紹介した7つのステップを参考に、自社に合った方法を選択してください。
特に重要なポイントは以下の3つです：
- 現状をしっかり把握する
- 複数の選択肢を比較検討する
- 信頼できるパートナーを選ぶ
システムの刷新は簡単な作業ではありませんが、適切な計画と実行により、業務効率の向上やコスト削減といった大きな効果が期待できます。
まずは現状の課題を整理し、専門家に相談することから始めてみましょう。
