こんにちは
みんなシステムズ 営業の大石です。
弊社は東京に本社を置き、長崎県佐世保市にも支店を展開しています。全国のお客様とオンラインでの打ち合わせを行う一方で、佐世保支店ではお客様を訪問し、直接の打ち合わせを行っています。
今回は、実際に佐世保支店でご相談いただいたDX（デジタルトランスフォーメーション）化についてお話しします。地方の企業様も同じような悩みを抱えていることが多いと思いますので、参考になれば幸いです。
課題１：データの一元化ができていない
事例：ある建築会社のお客様では、顧客管理や工事の進捗状況を複数のExcelで管理しており情報の更新や確認に時間がかかるといったご相談がありました。また情報の管理方法に不安があるとのお話でした。昔からこの方法でやっていたため使い慣れていたので大きな問題ではなかったが、新しく入社した人には使いにくいものでした。
解決法：クラウドでデータを一元管理するシステムを導入することで、どこからでもアクセスが可能になり、情報の更新や確認がスムーズになります。また、ログイン情報の管理によりセキュリティ面でも安心いただけます。
具体的には以下のようなシステムをご提案しました。
顧客管理システム：顧客の基本情報、進捗状況、出来上がりの図面などを一元管理し、顧客ごとの対応履歴を把握できるようにする。
アカウント権限の管理：従業員ごとに役職に応じた権限を付与することでセキュリティ面の強化をする
課題２：業務が俗人化しており、辞めた時にデータがどこにあるかわからない
事例：ある飲食店では、パソコンに詳しい従業員がPOP作成や売上管理、レジへの商品登録などを一手に担っていました。その従業員が辞めてしまうと、他のスタッフは売上の確認やPOPの作成方法が分からなくなるという問題が発生しました。
解決法：売上確認システムを導入し、簡単に毎月の売上や利益が把握できるようにしました。その結果、売上に対する意識が向上し、マーケティングにも力を入れることができるようになりました。また、POPの作成や商品登録は弊社でサポートしています。
具体的には以下のようなシステムをご提案しました。
売上確認システム：日々の売上や月ごとの売上を細かく確認でき、支出も入力することで利益の計算が可能。 これらをダッシュボードで分かりやすく表示できます。
課題３：営業で見積もりや契約書などを紙でたくさん出すので減らしたい。
- ある製造業者ではお客様へのお見積もりを一回に４パターンほど出すのですが説明文などのページ数も多く紙に印刷すると大量に印刷しないといけない。またその保管場所も場所をとるのでなんとかしたいとのご相談をいただきました。
解決法：見積もり作成システムを導入しデータ化することで保管場所をクラウド化しました。また補助金を活用しタブレットの購入をお手伝いさせていただき、お客様とのお打ち合わせではタブレットでお見積もりを提示する方法へ切り替えました。そのため紙の節約にもなり年間数１０万円の経費削減になりました。
具体的には以下のようなシステムをご提案しました。
見積もり作成システム：お客様と打ち合わせをしながらタブレットへ入力する。その後Excelでも編集可能なシステムです。 見積もり作成の時間短縮を実現。
いかがでしたでしょうか。
弊社では、お客様のお悩みをお伺いしながら少しずつDX化を進める提案をしています。いきなりすべてを変えるのは時間とお金がかかりますが、まずは必要な部分から少しずつ便利にしていくことがDX化への第一歩だと考えています。同じようなお悩みをお持ちの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
みんなシステムズは、地方の企業様が直面するDX化の課題を解決するために全力でサポートいたします。